探析高校行政人员面临的困境及对策

梁宇

（上海对外经贸大学，上海 201620）

探析高校行政人员面临的困境及对策

梁宇

（上海对外经贸大学，上海 201620）

高校行政人员是保障学校各项工作运转的纽带，且一般都是高学历具备一定科研能力，但是他们在高校处于辅助地位，其地位不高，薪酬待遇不理想，发展空间不大，如何解决他们面临的困境，提升他们的地位、待遇，打开他们发展的通道，激发他们的工作积极性，势在必行。

行政人员；行政工作；困境；教育职员制

高校行政人员的工作保证了高校各项工作的正常运转，是不可缺少的一个群体，地位不能说不重要。但是，他们又是让人忽视的群体，与一线教师、研究人员相比，行政人员是处于辅助地位的，他们晋升发展、薪酬待遇都处于劣势。高校将他们定位为“服务人员”，他们的职责就是为教职工做好服务工作。他们又肩负全校的行政管理工作，服务教职工，服务学生。关注他们的工作困境，调动他们工作的积极性，对高校的高效运转有重要作用。

一、高校行政人员的特点

高校行政人员是专职从事行政事务工作、党务工作的人员，他们在高校教职工中比重小，但是服务全校教职工，是保障学校各项工作正常运转的纽带。高校行政人员包含校级领导、中层处级干部、科级管理人员。每个群体都有自己的职责、岗位工作，都面临不同的境况。本文所研究的行政人员专指基层科级管理人员，直接从事具体细节行政事务工作的人员。

随着我国高等教育事业的发展，高校对教书育人的教师这一职业的要求也越来越高，目前高校招聘教师对学历的要求一般都是博士研究生，除了个别的小语种专业可以放宽到硕士，基本上硕士研究生要想到高校工作，只能选择行政管理岗位。硕士研究生经过专业的学术训练，具有较强的科研能力和知识水平，虽然选择做专职行政人员，但在工作中还是想发挥专业所学，实现自身的价值，关注岗位工作能否提升自己的素质及能力，但是行政工作的特点致使高学历专职行政人员往往会产生职业倦怠情绪。

二、高校行政工作的特点

在高校行政岗位工作的人员，不管是在机关面对全校教职工还是在二级学院面对学院教师和学生的人员，又或者是不仅要面对全校教师还要面对各种学生的教务部门工作的人员，无一例外，他们的工作有着最大的共同性，那就是工作内容极其繁杂琐碎，程序性强且具有重复性。

1.工作内容繁杂、琐碎。高校的每个处室、学院的行政人员从事着类似的工作，发文、收文、签字、盖章、写总结、写汇报，以及口头通知或者电话通知各种会议，准备各种会议材料等。这些事情一般都涉及到文字的写作，行政工作的严谨性要求行政人员在行文时格外注意标点符号、行间距、字体大小等细节，这要耗费大量的精力，花费很长的时间，但是付出很多心血的后果经常是领导想法改变，工作全部白做，或者虽然肯定工作，但是一件事情结束之后，所做的材料就再无价值，必须废弃，所以行政工作极大地考验人的细心和耐心。

2.工作程序性强且具重复性。行政人员的工作内容很稳定，并且一般都必须依据规章制度办事，有明确的条条框框，基本是不可逾越的、不可发挥的，否则就会犯错，引起不良的后果。行政人员的工作重复性很强，有的岗位工作是一年做一轮，持续几个月，例如职称评审工作，每年基本固定的时间启动，接受教师提交材料，组织专家评审，前后持续几个月，第二年重复做这项工作。财务处的工作人员呢，是天天做重复的工作，为教职工审核各种票据。重复的工作又繁杂，让人有时候难免烦躁，影响工作质量。

三、行政人员面临的困境

行政工作繁杂、琐碎且程序性强、重复性强的特点，令行政人员的工作难以有持续的热情，但是行政人员面临的困境还很多，如何解决这些困境，有效激励行政人员的工作热情势在必行。

1.社会地位不理想

教师，被誉为太阳底下最光辉的职业。教师会有桃李满天下的收获，但是这些荣耀却和同样在学校兢兢业业工作的行政人员无缘。高校提倡学生为本，教师为主体。高校重视教师的教学科研发展，但是却忽视行政人员，很多高校领导、教师都认为，行政人员的工作简单，大专生就可以做的，尽管现实是行政人员的最低学历要硕士，但是行政人员的工作与教学科研相比，实在微不足道，为教师做好服务工作就可以了，因此在高校，行政人员的地位很不理想，其待遇、发展也难以引起学校领导的重视。

2.待遇不理想

正因为行政人员的地位不理想，高校领导、教师认为行政人员的工作没有技术含量，远远不如教师对学校的贡献大，因此在薪酬分配上，一般向教师倾斜，行政人员的待遇偏低。有的高校更是差别对待，行政人员的待遇只发放相当级别教师的9折。且在岗位晋升上，行政人员的年限要求也较长，教师随着岗位等级晋升待遇会逐渐提高，而行政人员并没有细分的岗位等级晋升，因而待遇很难提高，除非被提拔，但是行政人员中领导的职数极少，都被提拔是不现实的。

3.发展前景不理想

众所周知，高校行政人员的上升空间小，发展通道狭窄。行政人员一般走行政职级，从科员做起，根据学历、工作年限、工作业绩晋升副科、正科、副处、正处。但是实际情况却是，大多数人晋升到正科就停止不前，直至退休。相应地，待遇也是维持不变，十几年甚至二十多年不变，除非遇到国家或地方、高校普调工资。这样的机制，严重影响了行政人员工作的积极性。在高校岗位设置中，有的高校在行政人员中开通了其他专业技术系列，行政人员依然在行政岗位工作，但是走专业技术系列，一般是走兼职高教研究、评助理研究员、副研究员、研究员系列，这对行政人员来说无疑是福音，但是很少有高校这样做，即使有的高校出台了这样的政策，也是对极少数行政部门的极少数人，并且在晋升高级职称的名额中，分配给这些行政人员的名额是非常有限的。

4.培训机会少

国家、地方政府、高校都高度重视教师的培养培育，针对教师出台了一系列的培养政策。例如，各种人才计划，高额科研经费各种优惠政策鼓励教师教学科研的发展；教师专业发展工程的出台，鼓励教师到国外知名大学访学；到国内重点高校跟从名师学习；到知名企业公司践习，提升教师的教学水平等；在高校内部，鼓励教师提升学历学位，参加各种培训，参加各种国内会议、国际会议，从各个方面培养教师的教学科研能力。当然，教师是学校的主体，加大力度培养培育教师无可厚非。但是肩负着服务全校教职工，保障全校各部门正常运转的行政人员却少有培训机会，最多是上级部门要求必须培训的新政策解读培训会，针对可以提升行政人员专业能力、个人素质的培训却是很少听说。

现在高学历的行政人员在工作发展到瓶颈时，也想提升学历，但是行政人员必须每天坐班才能处理工作以外的事情，并且行政人员人数少，工作量大，且存在“一个萝卜一个坑”的现实情况，一旦暂时离开工作岗位，会影响工作的进展。因而高校一般不赞成行政人员在职进修，即使有的学校不禁止，但也不鼓励。甚至，在高校内部，学校层面不禁止，但是具体到各个部门，有的部门领导不同意，行政人员的培训机会少之又少。

我国高等教育事业迅速发展，高校招生规模、师资队伍的数量也随着增加，但是由于高校岗位设置的要求，以及高校编制数量的限制，高校教职工人数是有明确规定的，不可突破，在保证一线教师数量的前提下，只能减少行政人员的数量。相应地，行政人员的工作量成倍增加，但是行政人员面临的困境从没有改变。在这样的环境之下，行政人员身心疲惫，对工作缺乏持续的热情，工作效率难以提高甚至难以保持，长此以往，必然影响学校的整体发展。因此，解决行政人员的困境，采取行之有效的措施高校应该提上日程。

四、解决行政人员困境的现实途径

有效的激励措施可以解决行政人员的困境，激发他们的工作热情，提高工作质量和水平，有利于高校健康持续发展。

1.提高行政人员的地位

行政人员主要集中在行政机关、党群机关及二级学院，数量不是最多，但是分布最广，涉及到学校的人财物、后勤管理、教师管理、学生管理等，他们是维持学校各个部门正常运转的纽带，作用不可小觑。虽然教师是学校的主体，但是他们也是学校师资队伍重要的组成部分，从观念上重视行政人员，尊重他们，认可他们不可缺少的地位，他们确实也是在提高学校的办学水平、提高学校的社会知名度等各方面发挥了不可替代的作用。从政策及待遇上肯定他们的地位和作用，让他们感受到被重视，从而愿意为工作付出，为学校的发展发挥自己的聪明才智。

2.提高待遇

行政人员同样在岗位上兢兢业业，为学校的发展贡献自己的力量，且行政人员不像教师有相对自由的时间，可以安排自己的时间，行政人员没有自己的时间，甚至寒暑假也不能保证，应该说寒暑假基本是不能保证的。但是他们的收入却是全校最低的，除了工人。高校应该对现行的分配制度进行适当的调整，即使向一线教师倾斜，也适当考虑行政人员的工作付出，缩小教学科研人员与行政人员收入的差距，提高行政人员的待遇。通过提高待遇，让他们感受到学校的重视，从而更好地做好岗位工作，提高工作质量和水平，为学校的发展贡献自己的力量。

3.增加有助于发挥潜能的培训机会

现在高校的行政人员一般都具备硕士学历，拥有较高的专业素养，他们关注自身的发展和提高，关注职业发展空间。但是我国高校对管理队伍建设的重视程度不够，向来重使用、轻培养。高校行政人员普遍缺乏专门的培训，现代管理知识欠缺，狭隘的视野难以适应现代高校管理的要求。现在高校行政管理岗位的分工越来越细致，日益突显专业化，这在客观上要求行政人员必须参加可持续的培训，以适应现代高等教育发展的要求。

有计划、有步骤地对行政人员进行系统的培训，提高他们的专业能力和专业水平，同时为他们创造有助于发挥专业潜能的培训机会和进修的机会。允许行政人员提升学历学位；允许优秀的管理人员进行海外进修，开阔视野，学习国外高校的管理知识；允许行政人员参加自己专业且和自己工作岗位相关的专业学术交流；允许行政人员结合自己的岗位工作开展科研项目研究，提升行政人员的科研能力，从而提升他们对文件解读的能力，以及制定完善相关政策的写作能力。

4.建立多渠道发展路径

（1）健全晋升机制

职务晋升意味着地位的提升，满足自我价值的实现，同时伴随着工资、福利的相应提高，满足其物质需求，应该是最有效的激励措施。但在实际工作中，行政人员的职务晋升却是困难重重。从科员到正科，如果是硕士毕业生，且年度考核合格，在工作业绩认可的前提下，需要四年时间可以晋升正科，正科待遇相当于拥有中级职称人员的待遇，但是硕士毕业生评中级职称，时间上只需要两年。这是在学校有副科、正科职数的前提下，但是实际情况却是，由于高校编制数量的限制，岗位设置的要求，有的学校副科、正科职数已满，有的硕士毕业生在行政管理岗位上工作四五年了，仍然是科员，工资、待遇也就一直没有提高，这严重挫伤了行政人员工作的积极性。

注重考查行政人员的工作绩效，适当缩短职级晋升的时间。参照专业技术系列，细分职级，到了一定年限，或者根据工作业绩的考核，可以晋升一级，提高其工资待遇，让行政人员看到前途和希望。另一方面，可使并不太适合从事行政岗位的优秀技术人才有机会继续上升，激励他们加强专业技术上的学习提高。

（2）人尽其才、合理流动

根据行政人员的性格特点、教育背景及特长，合理安排其擅长和喜欢的工作岗位。行政工作有很强的重复性，长期从事重复的工作，难免感到枯燥、烦躁。适当地轮岗，部门内部换岗位，或者部门之间轮岗，保持他们对工作的新鲜感及热情，也有利于锻炼行政人员的综合素质。

行政人员内部轮换岗位，拓宽视野，可以培养多方面的技能，提高解决实际问题的能力，全面了解学校的工作政策及运转流程。行政人员也轮岗到教学科研部门。现在的行政人员大多都是硕士研究生，有的在职进修提升了学历，取得了博士学位，如果其专业背景和学校专业吻合，且通过专业的考核程序，转到教学或科研岗位上。教师如果想从事行政管理工作的也可以申请流动到行政管理岗位，通过轮换岗位，令教师、行政人员彼此了解工作，学会换位思考，也为学校各项工作的开展打下基础。

（3）适当开通专业技术通道

不可能每个行政管理人员都能走上处级干部的管理位置，因而其工资待遇无法提高，对他们的工作积极性将有严重影响，因此，在适当开通专业技术系列，让愿意走专业技术系列的行政人员选择此系列，允许他们参加相关专业且符合岗位工作要求的学术交流活动和科研项目的研究。这样的措施，也提升了行政人员管理的专业化，同时也为愿意走行政系列的人员腾出职数，为行政人员提供了一个可以发展的通道。

（4）实施教育职员制

教育职员制的核心是推进符合高校特点的聘任制，实现由“身份管理、过程管理”向“岗位管理、目标管理”的转变。提高管理人员专业化程度，提升管理工作水平，是对管理人员专业化的制度保障，促进管理部门科学的、人性化的管理。1999年教育部出台“高等学校职员制度暂行规定”（征求意见稿），暂行规定简单地设计了职员的10级岗位，但高校教育职员制度试点工作推进十多年仍未在全国高校普遍实施，这是多种因素造成的。

尽快完善并出台教育职员制度，加强高校教育职员的专业化职业转变，建立健全完备、系统的教育职员专业化职业制度体系。高校教育职员采用三等十级划分方式，但是考核难度却很大，量化指标不多，教育职员制没有明确职员职业发展和专业培养具体要求，没有定期业务和职业培训机制，导致职业能力水平停滞不前。

明确高校职员制度的内涵，建立健全的高校职员制度并完善相关配套的培养培养、考核评价、薪酬待遇等制度，实施教育职员制，为行政人员打开一个可以发展的通道，势在必行，也是提高行政人员综合素质，以及提升专业管理水平的必然要求。

行政人员自身想要打破困境、提升地位、谋求发展，更要注重提升自己的综合素质，提高政治素质、业务素质、专业素质，熟练掌握高校管理和部门管理的基础知识和基本理论，提升自身的表达能力、写作能力、决策能力、沟通协调的能力，跟上时代发展的步伐，不断更新管理理念。

高校的行政管理是实现其教学、科研两大社会功能的保障。行政管理队伍的精神状态及工作水平将直接影响到高校的现代化进程。高校领导者也应该努力激发行政人员的工作热情，引导他们发现行政工作的魅力，创造条件让他们实现自己的价值，激发他们的工作积极性。

提高高校的行政水平是提高高等教育办学质量的必备条件，一所学校的办学水平，不仅体现在人才培养质量和科研水平上，还反映在高校行政服务质量和效率上。解决目前高校行政人员面临的各种困境，激发他们工作的热情，提升他们的工作水平迫在眉睫。

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