高校电子文件归档管理情况分析及对策

符昌慧

（盐城工学院，江苏盐城，224051）

当今社会是一个信息时代，网络技术与通讯技术日新月异，高校普遍采用各类电子政务管理系统来实现校内信息处理，而对校外文件也采用电子政务进行上传下达。在全面无纸化办公的过程中，产生了海量的电子文件，而这些电子文件是高校开展科研、教学、管理等一系列活动时产生的原始数据，对社会大众以及高校本身都具有证据价值和文献参考价值。对这些电子文件做好归档工作，使之按照存储价值合理保存就成为一项十分重要的工作［1］。而从高校档案部门的工作情况来看，尽管他们也意识到对电子文件归档管理的重要性，并致力于电子文件归档模式研究，但是在实际工作中，受传统归档思想影响，仍然侧重于纸质文件归档模式，使得高校在电子政务广泛应用的背景下，电子文件的归档管理工作却相对滞后，长期以往，将会对高校发展产生不利影响。

1 高校电子文件归档管理中存在的问题

1.1 高校电子文件归档管理制度不健全

高校电子文件归档管理是一项在技术上要求很高的管理工作，若想使其能够健康稳定地运行，就必须要建立一套与之相适应的、规范的、科学可行的管理制度。因此，健全电子文件在归档管理上的规章制度对于保证电子文件在归档管理各个工作环节的有效进行就显得极其重要了。从各个高校现有电子政务管理系统来看，电子文件从生成到归档，无论是在管理方法还是在管理制度上都存在着混乱现象。电子文件归档与传统纸质文件归档相比，其任务更加繁重、更加复杂，一些部门害怕工作量的增加而不愿意承担电子文件归档工作。有的部门也只是沿用纸质文件的归档范围，对那些有纸质文件的电子文件进行了归档，而没有纸质文件的电子文件就没有得到妥善处理［2］。造成以上现象的主要原因是因为高校电子文件管理制度不够健全，传统纸质文件归档所沿袭的《实体档案归档法》的归档制度已经不能够适应新时期电子政务发展需求，致使电子文件在归档方式、归档要求以及归档程序上都无章可循。

1.2 多种系统并行形成信息孤岛

从20 世纪80年代开始，计算机网络技术在高校中得到了普遍推广与应用，高校各个部门也纷纷使用了自己的信息管理系统，包括教务系统、财务系统、办公自动化系统等，各部门所使用的信息系统都具有与之相配套的技术与数据库，于是就形成了多智能部门并行，多种类型信息共生的局面。我校档案部门自2004年起就采用了网络化的档案管理系统，并且坚持不懈地进行档案数字化工作的探索与研究，并获得了较好的成效，但是档案管理系统却不能够与其他管理系统相互配合、协同工作。这种局面导致各部门之间形成信息孤岛，信息沟通不流畅，不能实现资源共享，所有经其他管理系统产生的有价值的电子文件需要重新打印变成纸质文件归档至档案信息管理系统中去，造成了人力、物力、财力的浪费。更严重的是，大量的电子文件仍然保留在职能部门，有可能造成信息的极大浪费［3］。

1.3 电子文件“双套制”管理

所谓电子文件“双套制”管理是指同一份文件采取纸质和电子两种形式进行鉴定、整理、保存和归档，实际上是一份文件的两种存储状态。

在电子政务广泛应用的环境下，文件的起草、流转、审核、批示都是在网上完成的，电子文件正以其效率高、方便快捷的特点逐步取代纸质文件。另一方面，电子文件具有很强的可操作性，借助于电子政务系统可以轻松实现分类、统计、汇总、复制、打印等功能，而且对原文件不会造成一丝损毁；同时可以突破时空限制利用各类所需信息，通过互联网随时随地查询、共享电子文件。但是，电子文件自身也存在着一定的劣势，主要表现在：其一，电子文件内容极易被更改而不留任何痕迹，使得人们对它的凭证性存在疑虑。其二，电子文件的耐久性、安全性没有得到人们的普遍认可，电子文件的存储介质极易受到损害，加密技术、防火墙等技术虽然能够提高电子文件的安全性，但是却不能够做到万无一失。由此可见，电子文件并不能完全取代纸质文件，特别是在电子政务发展还处于初级阶段的时候，对电子文件实行“双套制”管理是十分有必要的［4］。

“双套制”管理模式，可以实现电子文件与纸质文件的优势互补，既可以保存能够反映历史真实面目的可靠记录的纸质文件，同时又可以发挥电子文件在检索、利用、传输等方面的优势。但是在采用“双套制”管理文件的过程中，在生成一份电子文件的同时，还必须打印出一份纸质副本文件，两个版本的文件同时归档和运行，档案工作人员需要对同一文件进行重复管理。随着电子文件的不断产生，数量不断增加，“双套制”管理渐渐背离了信息化建设的初衷，无形之中增加了管理成本，造成社会资源的浪费。同时，“双套制”档案管理模式，也会使电子档案与纸质档案之间出现相互依赖的现象，导致二者的档案管理者在管理上都放松警惕。

1.4 电子文件档案对社会具有高度依赖性

电子档案的存储和网络资源的共享都是以计算机等硬软件设施为支撑而完成的。电子产品发展速度飞快，更新升级频繁，硬件的发展和软件系统的不断升级，致使系统原有的数据格式不能够与新系统兼容，随着时间的向前发展，许多数据格式就有可能因为电子产品的更新换代而不能够恢复重现。另一方面，电子档案对设备系统的过分依赖也会使其存在一定的安全隐患，这时因为电子档案在存储和网络共享的过程中，很容易受到病毒或各类木马软件的影响，造成电子档案信息被窃取甚至出现非法使用的情况，同时电子档案在被非法篡改后也不会留下任何的蛛丝马迹。

2 加强高校电子文件归档管理的重要措施

2.1 健全完善高校电子文件归档管理制度

高校的各个职能部门在日常的工作活动中都会生成多种多样的电子文件，既有文本文件、图形文件，还会有图像文件和数据库文件，要想将类型复杂、数量庞大的电子文件及时收集在一起并完成归档任务，必须要依靠制度的约束，才能够使电子文件归档工作人员以严谨的工作态度严格按照相关规章制度做好电子文件归档管理工作。要想健全完善电子文件的归档管理制度可以从以下几个方面着手。首先，需要建立高校电子文件材料收集范围和保管期限表，并结合电子文件自身所具有的特点，将能够反映高校各部门、二级学院的主要职能活动的具有考察和利用价值的电子文件纳入到归档范围；其次，以《档案法》为准绳，结合我校的实际情况，制定《高校电子文件归档细则》、《电子文件管理规范》和《高校电子文件利用制度》等，形成一套完整的电子文件管理的制度与方法，使得电子文件归档管理逐步规范化。加强电子文件的管理，形成具体的电子文件管理制度、归档方式，才能够使电子文件的整理与保管等各个环节做到有章可循，对后续的查找、保存和利用也有着重要意义［5］。

2.2 加强高校档案部门与电子文件形成部门之间的沟通协作

在计算机网络技术的带动下，高校各部门都有着自己单独的信息管理系统，这对于提高各部门的工作效率有着很大的促进作用，但是也容易形成信息孤岛，致使高校档案部门不能够与其他相关部门形成良好的信息沟通与协作。电子文件与纸质文件相比，在归档工作过程中，涉及面更广，受制约的因素也更多，仅仅依靠档案部门的力量是无法完成电子文件归档管理工作的，因此，必须要加强高校档案部门与电子文件形成部门之间的沟通协作。教学管理部门、教学科研部门、行政职能部门等这些电子文件的形成部门与承办部门是最熟悉本部门的工作的，也是最了解电子文件内容与相互之间的联系的，由它们完成电子文件的收集、整理和归档工作，不仅能够节省大量的人力、财力、物力，同时还能够保证电子文件的质量。另一方面，鉴于各部门之间都是有着各自的信息处理系统，这样不利于实现资源共享，高校管理者就要建立一个公共的信息网络平台，以档案管理部门为桥梁，按照电子归档管理制度与方法，统筹和把关整个文件归档管理活动，督促电子文件形成部门做好相关工作，明确相关人员的职责范围，并纳入到日常工作的绩效考核中，从而提高电子文件的归档管理水平与质量。

2.3 电子文件管理逐步实现“双套制”向“单套制”的转变

在实施电子政务管理初期，“双套制”是有利于电子文件归档管理工作的，但是随着电子文件的数量的不断增加，随着而带来的问题也日益凸显出来。从我国高校的电子文件归档管理情况来看，大多数档案部门仍以“双套制”的形式来应对电子文件的挑战，但是在新时期双轨制自身所存在的弊端已经不能够全面应对电子文件的运行与保管。因此，高校应尽早实现“双套制”向“单套制”的转变，全面使用电子文件，只对电子文件进行归档管理，减少纸质资源和其他资源的浪费，真正做到科学归档。在发达国家如美国、加拿大、德国等，对电子归档管理逐步实现“单套制”的管理模式，国家档案馆对档案的接受已经实现完全电子化，不再接受相应的纸质文件。因此，我国高校应该积极借鉴国外“单套制”管理经验，并结合本国、本校的发展实际，积极与相关政府部门加强沟通与协作，尽快实现向“单套制”的转变。

2.4 加强档案工作人员综合素质培养

档案工作人员是电子文件归档工作的直接实施者，其综合素质的高低对档案管理水平、档案服务质量、档案工作效率等都有着直接影响。特别是在社会主义新时期，电子政务在高校的普遍运用，对档案工作人员的综合能力提出了更高的要求，当前的档案管理是纸质档案与电子档案共存的状态，这就要求档案工作人员在熟悉掌握纸质档案业务的同时还要有相应的计算机能力如计算机技术、通讯网络技术、设备维护技术等。首先，为了适应信息化建设，档案工作人员在日常的工作实践中要不断加强学习，逐步提高自己的档案管理的知识与技能；其次，高校要重视对档案工作人员业务素养的培养，定期组织他们进行业务培训，同时还要建立一定的激励制度，把他们的工资薪酬与绩效相挂钩，从而在档案工作内部形成一定的竞争，促使他们不断提高自身工作综合素养，保证档案管理工作的高效、有序进行。

2.5 加强对电子档案软、硬件设施管理

电子文件的存储与使用是依靠计算机技术来完成的，因此，电子档案对设备具有极强的依赖性，稍不慎重，就会导致数据流失，给学校带来巨大损失。针对电子文档的缺陷，高校必须加强对电子档案软硬件设施的管理，提高它们的工作性能，以便更好地服务于电子档案管理工作。此外，还要做好电子归档的安全维护工作，运用防火墙和防病毒软件来提高电子档案的安全性能，同时还要设置访问权限，防止非法窃取电子档案信息。另一方面，高校档案部门还要创建一个有利于电子归档工作的良好环境，注意防尘、避光和防变形，并定期对计算机软件进行升级，还要保证电子数据格式与所升级的新系统相适应，进而保证电子档案工作运行的安全、稳定。

电子文件已经成为高校日常教学、管理工作中必不可少的一部分，实行无纸化办公，档案的信息化管理将会是高校未来发展的必然趋势，但是我们也应该看到当前高校电子文件归档管理中存在的问题。为了保证高校档案管理的稳定发展，高校管理者应该重视本校电子档案管理中存在的不足并采取有效措施加以解决，使电子文件归档管理走上一个新台阶，促进档案管理的良性发展。

［1］周蕾.信息化时代高校电子档案的归档管理探析［J］,文教资料,2013,(3):89.

［2］马雪君.高校办公自动化环境下电子文件归档的思考［J］,中国校外教育（理论）,2011,(4):34-35.

［3］徐玲.试论我国高校档案信息化建设存在的问题及对策［J］,湖北广播电视大学学报,2010,30(2):12-13.

［4］戴秀文.高校电子文件归档管理的思考［J］,边疆经济与文化,2011,(6):78.

［5］郝晨光.浅议高校档案管理现代化［J］,山东档案,2010,(1):45-46.