国内核电企业文号档号配置一体化的措施与反思

纪红卫

（台山核电合营有限公司，广东台山，529228）

国内核电企业特别是按照专业化运作的工程公司、运营公司和承担工程建设、生产运营任务的业主公司，在文件管理、档案管理一体化（以下简称文档一体化）方面取得了令人瞩目的成绩，得到核电界、档案界人士的普遍肯定。它们在践行文档一体化的过程中，一直在关注档案管理如何继承文件管理成果以及文件的档案化管理问题，并在文号档号配置一体化方面进行了积极的探索，形成了有效的措施，对提高文件工作、档案工作（以下简称文档工作）效率、效益产生了直接的影响，但也客观存在着值得反思的问题。

1 国内核电企业文号档号配置一体化的措施

国内核电企业在文档一体化的实践中，在文号档号配置一体化方面的措施主要有如下三种：

1.1 档号套用文号

核电企业在引进国外先进核电技术的同时，也引进了国外的厂房、设备、系统和文件的编码规则，在进行了优化和创新后，在档号配置时套用文号的部分或全部内容。此举使核电工程人员、生产运营人员在平时的厂房、设备、系统管理活动中，所使用的厂房、设备、系统代码与文号（核电系统内部分人员习惯于称为文件编码或代码）、档号（核电系统内部分人员习惯于称为档案编码或代码）使用同一规则，减少了他们与文件管理、档案管理人员（以下简称文档人员）的沟通成本，无形中提高了工作效率。档号套用文号后，对核电文档人员的要求是提高了，它不仅要求文档人员必须熟悉文档工作本身内容，还必须相对熟悉核电各专业领域的常用代码。档号套用文号是核电领域文号档号配置一体化的起点层级，也使得核电行业的档案在档号外观特征上更有核电专业的印记。

在经过大亚湾核电基地、秦山核电基地、田湾核电基地的多台核电机组档案管理的实践验证后，国家能源局于2011年7月发布的《核电档案分类准则与编码规则》（NB/T-20042-2011）以行标的形式固化了这一实践成果，在全国范围内顺利推广。该标准要求，“档案代码采用组合编码，分为五组，依次为全宗号（单位）代码、项目代码、分类号、特征码、顺序号”［1］。其给出的推荐档号结构为：X-X-LNNN-X-［N］NNN，其中第二组“项目代码”（X）和第四组“特征码”（X）的长度根据需要确定，包含核电工程人员、生产运营人员非常熟悉和习惯使用的项目代码、机组号、建/构筑物代码、系统代码、设备类型标识代号、核燃料循环号、机组大修号、年度、组织机构代码、员工号、合同号、订单号等［2］。以某核电企业档号中的特征码为例，档号009-H15.12-EVR-P-0001 表 示XX 公 司1号机组的EVR系统安装活动中形成的需永久保存的安装竣工报告第一个案卷；这里的“EVR”为安全壳冷却通风系统代码，即所谓的“特征码”，在公司的内部程序里早以约定为为安全壳冷却通风系统代码，在各类文件中也以此代称。

在档号配置过程中套用文号，实际上起到档案管理继承文件管理、业务管理成果的作用，促使核电文档人员与核电工程人员、生产运营人员使用同一语言对话。可见，各类“项目代码”和“特征码”，可以无一例外地出现在对应的文件文号中，作为其重要组成部分；文号中的这些内容又无一例外地被档号套用，作为档号的重要组成部分。也就是说，凡事核电系统内各专业领域通用的各类代码，都可以作为档号的重要组成部分。

1.2 文号代替档号

国内部分核电企业在实施文档一体化过程中，尤其是在引进国外核电文件管理措施管理中，发现部分文件尤其是技术文件本身具有唯一性，无论是在管理信息系统中检索还是实体排架，按照文号来管理就可以基本解决档案管理的日常需要，并且是直接可以按照文件级实施管理，再编制一套档号仅仅属于形式上的统一，实在没有必要。于是，他们在征得档案行政主管部门的同意后，以文号来代替档号，并通过程序约定、宣布这些类别文件的文号就是档号。例如，“在秦山三核，文件再形成过程中自然地进行了分类，管理人员按其形成时的文件号码‘BSI’码和文件种类编码，进行常规载体文件的上架排列，完全可以达到分类清楚、组件合理。”［3］类似的做法在岭澳核电站二期工程也得到体现，他们对于按照7 组、19 位编码的工程技术文件按件整理归档，以文号代替档号，完全可以体现档案整理充分利用原有基础、保持文件之间的历史联系、方便保管和利用的原则，并达到简化整理的要求。文号代替档号是档号套用文号的升级版，是核电领域文号档号配置一体化的中端层级，它使得核电系统的部分档案在档号外观特征上与文号趋同，其按件整理归档和不重新配置档号的做法，不仅减少了工作量，提高了工作效率，更受到核电文档人员和核电工程人员、生产运营人员的普遍欢迎。

文号代替档号的做法在国内核电企业普及程度不及档号套用文号，但其要求档案管理继承文件管理全部成果的指导思想却值得探讨。其实施前提有三：其一，实施文号代替档号的该类别文件中，文号本身要有严格的编制方法，既体现文件的唯一性和可扩展性，又便于理解和操作，成为核电工程人员、生产运营人员及文档人员共同认可的管理工具。其二，实施文号代替档号后的该类别档案，必须在企业内部的档案管理体系中给予合理的解释和定位，在管理上不应对核电企业的档案分类、编码体系产生致命的冲击。其三，以文号代替档号，需要所在核电企业征求档案行政管理部门的意见，获得认可后再进行实施，防止因核电企业本身认识的局限对存在的问题视而不见。文号代替档号的做法在传统的档案管理理论中，只能作为个案或特例来解释。而在国内核电这样一个受国外核电文件控制实践影响较深的行业中，某些类别的文号本身很成熟，受到多个核电站建设和运营的验证，可以看成是另外一种展示方式的档号，只是我们认识它、实践它的时间稍微滞后而已。随着国内档案学理论的发展、在建核电项目的增多和核电信息化建设的深入，越来越多的核电文档人员发现：用控制严格的文号来代替档号，其实只是我们遵循档案自然形成规律、档案管理继承文件管理成果的一种具体体现罢了。

1.3 建立文档号

除了编码体系规范的技术文件外，核电企业还有公文类、报告类、纪要类、信函类、商务类、财务类、程序类等类文件。这些类型的文件有着核电行业和每个核电企业的具体解读。因为涉及到核安全和质量管理，在过去的实践中这些文件的编码也非常复杂，在各自的专业领域中自成体系。如何对这些文件管理中按照档案化的方式去管理，提高文件在成长过程中的档案质量保证，也引起了国内核电企业的重视和探索。如果前述档号套用文号、文号代替档号的措施是档案管理对文件管理成果被动的继承的话，那么建立文档号则可以看成是档案管理方从产生源头控制文件产生质量的一种主动出击，是核电领域文号档号配置一体化的高端层级，在文件形成阶段就体现文号档号配置一体化的要求。建立文档号是从大亚湾核电站的生产运营阶段最早实践的，他们以档号为基础，“生产文件档案我们分为G 类，文件编码结构和档案编码结构一样”；“档案与文件的唯一区别在于流水号前面的“/”和“-”，文件流水号用斜杠，组卷归档后，档案号前面改为横杠即可。”［4］这些做法后来被其他核电企业吸收和改进，对整个核电领域文档一体化的开展产生了深远影响。

建立文档号的实质就是以档案分类和保管期限表为依据，对部分类别文件在形成阶段就参照档号的要求编制文号，使文件一产生便具有档案的基因、按照档案化要求来管理文件，同时这一文号又可以作为档号使用。建立文档号具有如下特征：第一，强制的特征，核电企业通过发文明确某些类别的文件必须参照档案的档号来编制文件的文号，并且通过检查和取号控制来保证该措施的落实。第二，兼容的特征，文档号既是文号，又是档号，是文号档号的合称。它放在文件控制体系中成立，放在档案管理体系中符合，所以笔者认为称之为文档号更为合适。第三，提前的特征，文档号实质上是将档号的配置提前到文件形成阶段。如果文件在专业领域中已有编码，则另外编制一套符合档案化管理要求的文档号，这时候的新建的文档号可以是档号的身份，也可以是该份文件的第二个文件编码；如果文件在专业领域中没有编码，则文档号就是这份文件的文号，也是档号。

2 国内核电企业文号档号配置一体化的反思

通过以上文号档号配置一体化三种类型措施的实践，国内核电企业从基础业务规则上找到了文档一体化的突破口，并因为其具体的文号档号配置规则“接地气”、贴近核电企业的业务活动，而受到核电各专业领域人员的欢迎。但是，纵观国内核电企业文号档号配置一体化的实践效果，仍然有一些问题值得我们共同反思。

2.1 文号档号配置一体化的推行时机

凡事预则立，不预则废。文号档号配置一体化作为国内核电企业文档一体化的重要内容，也需要尽早有一个较好的规划，抓住好的推行时机，方能在后续的工作中取得成功。

从理论上讲，一个核电企业的大批量文件产生之前，是启动文号档号配置一体化、做好文号档号配置相关规则的最佳时机。早期的核电系统的经验反馈表明，“在实际工作中，在一个具体的单位里，档案工作的起步往往是迟于文件工作的。故而无论是从空间还是从时间看，档案工作都会面临如何正确对待文件工作历史遗产的问题”［5］。因而，国内早期建设的核电站，不可能在项目一批准就谋划企业的文档一体化问题，更不用说考虑如何采取文号档号配置一体化等具体实际操作方法了。但是，随着国内档案界对文档一体化研究的深入，在早期核电项目的建设中后期以及后续建设的核电项目，相关核电企业的文档人员就能从中吸取教训，可以根据本企业具体情况尽早谋划文号档号配置一体化的问题了。

就实践来说，随着国内核电企业文档人员对核电业务的不断熟悉，在核电这样一个重视安全和质量的领域中，将文档工作纳入到公司的安全和质量管理体系中，借助于公司安全和质量管理体系，文号档号配置一体化更容易做得广泛和深入。从提出档号套用文号，再到文号代替档号，又到建立文档号的三种措施看，国内核电企业在文号档号配置一体化的措施上是一个比一个大胆、一个比一个深入、一个比一个直接。事实上，保留核电专业活动和文件管理的代码成果，以核电工程人员、生产运营人员的需要为主导落实文号档号配置一体化，既是核电安全和质量管理的需要，也是核电企业文档工作发展的需要；文档人员抓住了所在核电企业的安全和质量管理需要，也就抓住了文号档号配置一体化的时机。

2.2 文号档号配置一体化的可接受度

文号档号配置一体化的可接受度问题，表面上看是一个文档业务问题，实质上是一个核电企业文档工作为谁服务的方向性问题，它是决定一个核电企业文号档号配置一体化乃至文档一体化能否取得成功的关键因素。

从一方面来讲，文号档号配置一体化之所以能够在核电企业实施和推广，不只因为在理论上可行，还因是实践中需要，关键是找到了文号档号配置一体化的“同盟”。核电企业的档号为什么可以套用文号？是因为有核电工程人员、生产运营人员作为文档人员的“同盟”，这些“同盟”非常熟悉文号中的机组号、建/构筑物代码、系统代码、设备类型标识代号，非常乐意接受在档号中保留这些内容的做法，减少他们归档整理和后续利用文档的障碍。如果文档人员将档号搞得过于复杂，只有文档人员自己懂，表面上看好像很有学问，实际上无异于把自己当成新“卷阀”，自绝于核电领域的核心业务，那么文号档号配置一体化的措施必然因核电工程人员、生产运营人员的抵制而难以推行。

就另一方面来说，处理好文号档号配置一体化的可接受度问题，无疑需要核电文档人员与核电工程人员、生产运营人员建立有效沟通渠道，了解对方在文档领域的真实需求，而不是简单的有求必应，丧失文档工作的相对独立性。在核电项目加快部署的形势下，有完整核电站建设和运营经验的核电人才已非常短缺，并且核电领域的专业划分非常细，有些核电企业出现了诸如核电工程人员、生产运营人员对文档工作不熟悉、不理解文号档号配置一体化措施和作用，由此产生费解于文号档号配置一体化的情况。比如说，文档人员在推行建立文档号来对文件在形成阶段进行档案化管理的措施过程中，有些部门的人员觉得增加了他们的工作量，仍然习惯于将没有文号的文件在归档关口集中交给文档部门的做法，给文号档号配置一体化的深化带来影响。今后，如何在核电企业内部培养和壮大文档人员的“同盟”，研究文号档号配置一体化的可接受度问题，应当是核电企业文档一体化的重要实践内容。

2.3 文号档号配置一体化的业务管控

在高度信息化的核电行业，文号档号配置一体化的深入开展需要在业务管控上予以强化，具体包含业务规则约束和管理系统管控两个方面。

制定文号档号配置一体化的业务规则是核电企业文档一体化的重要内容，它需要纳入到核电企业的文档管理程序中去，获得程序体系的保证。目前看来，大部分核电企业都能在程序中就档号套用文号进行约定，而对文号代替档号、建立文档号则表现较为谨慎，处于观望状态。除了各方的实践基础和业务观点不一致外，在核电行业文档业务标准中没有及时给予文号代替档号、建立文档号等措施以足够关注和提炼也是重要原因。建议国家能源局适时启动《核电档案分类准则与编码规则》（NB/T-20042-2011）的后续修订工作，在修订过程中应关注上述问题，起码应从文档一体化的角度，对已经存在的文号代替档号、建立文档号等措施在修订过程中给予必要的肯定和一定的操作空间。

文号档号配置一体化的深入开展还需要有功能齐全的文档管理系统提供管控。其中，逐步减少系统外的文件形成几率，全面走向系统管控是文号档号配置一体化的发展方向。核电企业文号档号配置一体化的系统管控需要关注两个方面内容：其一，文档部门能否建成符合文号档号配置一体化要求的文档管理系统；其二，文档部门能否成功地将相关类别文件“赶到”系统中去形成、流转、归档。前者是一个技术问题，可以在接到真实的需求后尽快实现；后者是一个管理问题，需要借助于信息化的强制手段才能实施。解决了这两个方面问题，就可以保证约定类别文件在管理系统中从一形成开始就符合档案管理要求，并且时刻处于文档人员的管控之下。今后，核电企业文号档号配置一体化的系统管控面临着一个难题是：如何在文档管理系统中拓展文号档号配置一体化的文件类别范围，进而扩大影响和效应。从核电企业文档部门角度讲，当然希望所有类别的文件从形成到最终销毁或永久保存都在文档管理系统中进行，并且在文件一形成就配置文档号以保证文档管理的效率、效益。但实际上，在种类繁多、形成环境各异的核电文件中，文档部门能够直接在管理系统中管控的只能是主要类别文件，其他都是间接管控或借助于各部门的力量管控。由此看来，核电企业文档部门的文号档号配置一体化的深化仍然需要与文件形成部门展开持续的协同。

［1］、［2］核电档案分类准则及编目规则NB/T-20042-2011［S］国家能源局2011年7月1日批准，2011年11月1日实施。

［3］石魁先，王永效.试论企业科技档案的立卷改革［J］.档案，2002(2):34.

［4］韩国先.浅谈大亚湾核电站文档管理［J］.贵州档案，2002(3):33.

［5］姚乃兴.工程文件和档案管理［M］.北京:原子能出版社,1998(11):159.