企业档案信息资源开发现状与模式探讨

摘 要：石油企业在长期的勘探开发和生产经营活动中，形成了数量庞大、类别丰富的档案资料。本文通过对企业档案信息资源开发存在问题的分析，就如何高效开发档案信息资源进行了探讨。

关键词：档案；信息资源；开发；模

企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，是企业发展的记录。企业保存档案除了保存企业的历史和文化外，另一个更重要的作用就是为了利用，服务企业，最终产生效益。胜利油田在长期的勘探开发过程中，形成了类别丰富、数量庞大档案资料，在油田开发近半个世纪进入开发后期，原油开采难度加大。如何开发利用其内在价值，为油田勘探开发和企业经营管理各项工作服务就成了摆在我们档案工作者面前的重要课题。

1 石油企业档案信息资源开发利用现状

当前，随着数字化油田建设的推进，企业档案管理现代化水平也得到快速提升。如何充分利用网络技术高效开发档案信息资源，提高服务质量，变被动服务为主动服务，满足企业对档案信息需求，是企业对档案工作的要求。目前石油企业在档案信息资源开发中主要存在以下几方面的问题：

1.1 企业存在“重保管、轻利用”的思想

企业档案工作在丰富馆藏原则指导下，主要精力放在加强收集整理，丰富档案信息资源上，库藏档案得到丰富。但管理制度和人员岗位设置上没有突出开发档案信息资源的地位，开发利用档案信息资源力度不够。

1.2 企业档案系信息化方面的欠缺制约了档案信息资源的开发力度

档案管理系统运行效能有欠缺，在各业务系统的推广使用不普遍，制约了档案信息的开发利用。基于数据安全采取的授权限制，授权人员少，不能实现系统数据共享。档案原文数字化率低，特别是涉及油田开发方面历史档案原文数字化工作量大，数字化率低，不能满足企业技术人员的利用需求。

1.3 企业档案信息资源利用服务形式单一

目前，企业档案利用方式基本上是坐等利用者上门，被动服务的状态。管理手段落后，服务设施不完善，利用效率不高。档案部门没有主动深入到企业管理过程中，了解企业用户需求。同时，由于数字化程度低，利用档案手繁琐，查全率、查准率不高，不能满足企业信息资源利用的需求。

1.4 企业档案编研成果整体水平不高

档案编研工作是主动开发提供档案信息资源的有效手段，是对档案信息的深层次开发，使档案信息价值更好地发挥和实现。但部分单位存在应付检查评比搞编研，缺乏明确的编研工作计划，导致一些编研成果质量不高、实用性不强。

1.5 企业档案资源建设方面的缺陷，制约了信息资源开发利用开发

由于档案部门职能作用和文件归档制约措施的不到位，从源头上缺乏对档案资源的收集的控制措施，导致档案归档率做不到应归尽归，应收尽收，归档率和完整率不高，直接影响了利用过程中查全率、准确率。

1.6 人员业务素质影响了档案信息的开发工作的开展

石油勘探开发作为科技含量很高的行业，这就决定了它与一般企业的档案利用工作有所不同。目前档案管理队伍人员业务素质不高，人员老化，不熟悉档案管理方法，对计算机知识和系统应用不熟练，缺乏全方位、多层次开发档案信息资源的能力。新调进档案人员缺乏应有的培训，不熟悉系统应用、档案分类标准和库藏档案内容，影响了档案信息的有效利用。

2 档案信息资源开发模式

促进档案信息资源的开发利用是档案工作存在和发展的基础。要做好档案信息开发利用工作，就必须对档案利用体系建设和利用模式的研究，深入到企业管理工作中去，做好档案用户的研究，了解用户利用需求。

2.1 加强对档案利用体系建设的研究

完善的档案利用体系是档案部门利用档案资源为企业和社会提供服务的保障。面对企业对档案资料的需求，如何更好地发挥其作用，就必须对企业档案服务對象、服务范围、服务模式、服务内容、服务手段和服务体制机制等各个方面的深入研究，制定出相应的标准和规范，才能促进档案资源利用工作的健康发展。

2.2 适应数字化油田的战略的实施，推进档案数字化建设

数字化油田战略的实施，为档案数字化和高效开发档案信息资源奠定了基础。在开发利用手段上，应充分利用企业网络系统资源，加快推进档案管理系统的应用，推进系统客户端安装，用户权限的授权和文件归档、借阅流程的运用。同时应加强和和企业其他管理系统的整合，拓展电子文件归档接口应用，实现系统内数据的共享。通过档案数字化应用，提高数字化档案的查全率和准确率，从而达到高效开发档案信息资源的目的。

2.3 丰富档案资源为开发利用档案信息资源提供保障

进一步完善企业档案资源建设，整合企业内部信息资源，单位内部档案实现集中统一管理，改变目前部分单位私自存放现状。扩大档案的收集范围，形成以油气勘探开发档案为主体，各类档案门类齐全，结构合理的馆藏体系，确保档案查询的完整与准确奠定基础。同时在确保档案信息安全的情况下，局域网内实现资源共享，方便查阅利用。

2.4 搞好档案编研工作深度开发档案信息资源

档案编研工作是由编辑和研究两方面组成的。充分利用库存档案，精心选题，通过对馆藏档案的深入研究、深度加工、深层开发，对档案信息进行集成和整合，提炼成有较高利用价值的档案信息成果，编辑出质量高、实用性强的优秀编研成果，为领导决策和企业发展和企业日常工作提供可靠的信息和快捷服务。同时参与企业编史修志等相关工作，充分发挥档案的作用。

2.5 积极探索档案信息利用方式多样化

档案部门应深入到企业经营工作中去，树立主动服务的意识。档案人员可通过参加企业重大会议、参加工程项目竣工验收、科研项目鉴定等活动及时了解企业需求，增强服务的预见性、针对性，突出服务的时效性。同时在保证档案信息安全的情况下，通过目录发放、授权查阅、配合企业主题活动、联合或独立举办展览等多种形式，全方位开发档案信息资源。

2.6 建立完善的用户评价系统

加强对档案用户需求的研究，充分利用企业内部QHSE用户评价体系资源，根据企业工作需求，对用户档案信息需求进行动态分析。用科学的方法收集分析档案利用需求，用发放调查表和档案利用反馈等方式相结合，及时获取用户需求信息，真正了解用户的需求，做到用户至上，优质服务。

3 结束语

在当前经济发展新常态和国际低油价叠加的背景下，企业面临着更复杂的国内外环境。要实现改革和发展的目标，企业档案工作必须通过利用体系的完善，实现由变被动服务到主动服务的转变。通过建立完善的用户评价系统，增强服务手段的多样化，实现高效开发档案信息资源，实现档案信息资源为领导决策和企业运行管理提供优质服务的目的。

参考文献

1、档案信息资源开发模式划分问题之我见 《黑龙江档案》 2011年第5期

2、档案信息资源开发利用模式探讨 《卷宗》 2013年第4期

3、中国石化档案管理教材（20130328）

作者简介

韩秋莲，工作单位：胜利油田现河采油厂信息中心。1988年毕业于黑龙江大学历史系档案专业，中国石油大学工程硕士，副研究馆员。