新形势下档案安全管理工作初探——以太仓市档案局为例

陆 坚 芮 振

（太仓市档案局，江苏太仓，215400）

前不久，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（下简称《意见》），《意见》要求档案工作者要担负起新时代的新使命，站在发展的角度，用新思路和新眼光，积极探索档案工作的新领域。意见的纲领性指导，也为档案工作一些老问题的解决，带来了全新的思路，例如档案安全管理工作。

安全是档案工作的根本保障，古已重之，从汉代设兰台，明清设皇史宬，至新中国《中华人民共和国档案法》的颁布，无不体现国家层面对档案安全工作的重视。此次《意见》全新解读信息化时代档案安全体系的建设，并将安全建设与利用体系建设相呼应提出新要求，谋划了档案安全体系建设的全新蓝图。下面笔者以太仓市档案局在实际工作中的一些探索为例，初探新形势下的档案安全管理工作。

一、新形势下的档案安全应注重传统实体档案与数字档案的一体化管理

数字档案，存储方便、利用快捷，是新时代档案信息的主要载体形式；实体档案，独具“唯一”、“稀缺”、“不可复制”特性，更随着时间的流逝，积淀越发厚重的“文化性”，拥有独特的人文价值。实体档案与数字档案的重要性不言而喻，各有千秋，两者的安全管理，也各自有一套理论成熟、操作科学的管理模式。然而始终还是欠缺将两者统筹协调、融合一体的安全管理方式，给实体档案和数字档案埋下了潜在的安全隐患。

针对这一问题，太仓市档案局利用无线射频识别技术，构建了实体档案与数字档案的联系，探索了实体档案和数字档案安全的“物联网”管理。当档案遇到“危险”时，能自动发手机短信，或在电脑上弹屏通知工作人员；能自动让档案馆监控视频锁定自己，直播自己所在区域的视频影像，方便工作人员了解情况；也能提醒档案库房的温湿度有点偏高或偏低……档案变得更智慧，安全变得更简单。

1. 应用“五色五级”应急预警新机制，档案保管更安全。传统档案日常管理中存在一定的安全隐患，其对档案的危害程度也各不相同，如档案归还入库房时多还了一卷，档案被带离档案馆等。对于这些情况，日常管理中往往不易发现，容易疏漏。为便于精准化管理，太仓市档案局参照天气预报的形式，将日常管理中梳理出的此类安全隐患14 个，分为了绿、蓝、黄、橙、红（依次增强）5个预警等级，明确了每个预警级别的安全责任人和相应的应急预案，使得预警对象更明确、应急预案更有针对性，安全隐患的消除更快捷化。

2.利用档案自动化盘库设备，安全管理更高效。盘整、清点档案馆藏情况是档案部门一项常规而又重要的工作，由于馆藏量大，人工盘库耗时长、出错机率高，是档案部门困扰已久的一道难题。通过逆向运用档案物联网管理思维，太仓市档案局自主研制了自动化档案盘库车，在不需要从密集架中取下实体档案的前提下，通过盘库车自动清点档案数量，通过联动数字档案馆比对档案内容，既免去了传统盘库一卷卷人工盘点的繁琐，大大简化了档案盘库清点工作的流程，也能实现诸如区域定位、远程读取档案等一些特殊功能，从而使库房安全管理工作变得更高效。

3. 自动化统计档案流转利用信息，档案生命特征更完整。档案的核心价值固然在其记录的内容，但如同书画一样，档案本身流离辗转、由新转旧的“生命”进程，也增加了不少辅助价值。尤其是数字档案，在依托数字档案馆，采用电子文件（档案）一体化管理后，其流转的“全生命周期”关键信息特性得到充分展示，档案什么时候产生、什么时候归档、被谁利用了多少次等信息都能得到完整记录。在物联网模式下，实体档案的这些“生命”信息也得以通过过程性数据传递至终端留存，从而实现自动化记录，使得实体档案管理可在任意时间段进行溯源，不仅丰富了实体档案安全管理的统计信息，让实体档案信息更加完善，也让档案固有的严谨呆板的形象，变得更为有趣，增加了档案本身的隐形价值。

二、新形势下的档案安全应注重开放利用与限制保护的平衡发展

档案需要开发利用，需要最大限度满足社会需求，把档案用活，让档案升值，才能把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。从这点上来说，束之高阁、无人问津反而是档案、尤其是民生档案管理的最大不安全因素。旧有思维往往认为开放与安全是一个互相矛盾体，越不开放越安全的观念往往根深蒂固。《意见》关于开放利用与安全保管遥相呼应的新要求，指出了两者之间并不是简单的反比关系，在两者之间，存在一个开放利用与安全管理可以协调发展的微妙平衡点。

1.数字档案馆室系统建设更包容、更安全。数字档案馆是档案工作建设的热点和长期趋势。“太仓数字档案馆室系统”于2007年建成，全市109家基层档案室实现在线查阅、在线归档、在线年检、在线服务的网络化管理模式，区域范围内的档案资源共建共享得以实现。其中52家进驻行政中心机关单位，借此取消实体档案室建制，实体档案统一纳入档案局采用“五色五级”物联网管理，不仅节约了行政中心办公资源，更兼顾提高了档案现代化利用水平和安全保管水平。2012年4月，太仓成功通过江苏省数字档案馆建设最高标准——“5A级数字档案馆”的测评，成为全省首家达此标准的数字档案馆。

2. 民生档案基层查阅服务更便捷、更安全。“民生档案基层查阅窗口”，是将民生档案查阅服务延伸到镇、村、社区的新型服务模式，它利用第二代身份证识别技术，依托电子政务网络，将婚姻档案、独生子女、退伍士兵、动迁安置等档案资源开放给全市百姓自由查阅。老百姓就近到自己所在的镇、村、社区，只需要刷一下自己的身份证，就能在家门口查阅到所需要的档案，并能享受相关档案的出证服务，免去到档案馆窗口的奔波之苦。

3. 电子文件（档案）管理更统一、更安全。2013年，太仓承担国家电子文件管理试点任务，电子文件一体化管理工作初现成效。太仓的电子文件管理，通过无缝对接《电子政务系统》和《数字档案馆室系统》，保障电子文件（档案）的生命周期的完整性，避免了电子文件不同系统之间移交可能出现的安全；通过无遗漏捕获电子文件（档案）流转的签发、修改、审阅、处理等过程性信息，实现电子文件（档案）流转轨迹完整可追溯，保障了电子文件（档案）的原始性；通过采用江苏省、苏州市统一CA 身份认证、数字签章、加密验证、标准封装等技术，保障了电子文件（档案）的真实性和可用性。同时，完善相关工作机制、规范和标准，在电子文件（档案）管理试点过程中形成了全面、科学、合理的系统性成果，为国家和江苏省推行电子文件（档案）管理提供可靠借鉴。

三、新形势下档案安全工作应兼顾被动防御与主动消除安全隐患的协同建设

档案安全管理，适用于管理学的“木桶原理”，档案安全体系中任何一个环节出现漏洞，都可能导致整个安全体系的崩溃，带来灾难性的后果。为此，档案的安全管理工作必须从整体出发，既要主动出击，通过对所有相关因素的分析梳理，寻找、消除“短板”，又要做好防御，做到一旦出现安全漏洞，也有万全准备的应对措施，形成一手抓防范、一手抓治理的稳固局面。

1.在安全主体上，需要全面发动，全员防御。无论档案的形成者、管理者还是利用者，都需要切实提升安全意识，赋予安全责任，明确安全管理义务；需要制定、完善、落实档案信息化管理相关制度，信息安全保密等相关制度，并在工作中严格贯彻落实；需要切实实行档案的内部局域网与一切外网物理隔离，配备防火墙、入侵检测等硬件设备；需要有标准化核心机房，具备视频监控、气体消防、幕帘监测、温湿度控制、不间断电源等智能化安全系统，从源头上保障档案安全工作稳步开展。

2.在安全措施上，需要丰富容灾备份策略。要搭建核心的数据备份中心，制定相应的容灾备份方案，丰富实施策略，实现区域电子数据全备份。太仓市档案局，优先开展民生重点领域、乡镇、村和社区的档案备份，试点开展民营企业、社会团体和个人的电子数据备份，共为全市400余家单位备份各类电子数据3000余万页。同时，严格落实江苏省、苏州市档案局异地备份要求，将电子数据分别备份至湖南长沙、河南洛阳等异地备份基地，并与四川省绵竹市建立数字档案互为备份基地，提升全市电子数据规避重大灾害和突发事件的能力。

3.在安全技术上，需要精密布控，严堵漏洞。要充分利用安全技术和安全产品，通过评估安全风险、丰富安全策略、实施安全措施，建立起综合性的安全防护体系。太仓市档案局在数字档案馆、民生档案基层查阅中，采用身份证识别技术，自动登记查阅人身份信息及操作内容，保障档案的可追溯性；在电子文件一体化管理中，采用CA 认证、数字签章技术，精确定位电子文件利用者，保障电子文件的原始性；在网络服务客户端，采用用户访问权限集中控制，对用户身份认证，口令加密鉴别，定期更新，集中控制用户访问目录和文件的权限；在出具纸质凭证时，在原有归档章鉴别的基础上，新增二维码识别、电子标签识别功能，保障纸质凭证的真实性。

新形势下的档案安全工作，有现代发展理念来引领，有现代设备去装备，有现代技术来改造，有现代管理模式去推进。相信在社会各界的关心支持和档案部门的齐心努力下，我国的档案安全体系建设必将迎来全新的发展。