编目业务外包后的图书验收管理

李四克

(湖北科技学院 图书馆，湖北 咸宁 437100)

编目业务外包后的图书验收管理

李四克

(湖北科技学院 图书馆，湖北 咸宁 437100)

文章针对外包后的图书馆编目业务流程，指出了图书验收工作的新变化，对验收工作的三个步骤结合本馆工作实践进行了具体说明，并提出保证验收工作质量的若干举措。

编目；外包；验收

随着我国图书馆事业的发展和图书馆打造核心竞争力的需要，编目业务外包在国内图书馆尤其是高校图书馆已经得到了较普遍的应用，只不过各馆外包的范围、程度不同。其目的就是通过图书采购招投标，借助图书供应商的资源和技术能力服务于图书馆，重组编目业务流程，节约图书馆的人力、物力和财力，缩短图书从采购到投入使用的周期，提高编目工作的整体效率，从而提高图书馆的服务质量。

图书验收是图书馆重要的基础工作之一，是图书采购工作的延续，是文献资源建设的基础，对进馆图书的质量起着监督、把关的作用，同时在财务手续上保证国家财产不受损失。编目外包后，本馆的的编目业务流程必然重组，其中图书验收工作的性质、作用没有发生改变，但被赋予了新的内容与特点。

一、外包后的编目业务流程

经过多年的理论探讨和实践，异地远程编目加工成为目前图书馆编目业务外包的一种行之有效、可控性、操作性极强的编目模式[1]。其操作流程是：书商根据订单采购图书，若干种图书(600册左右)作为一批；然后根据该批图书做编目数据；一批数据做好后通过互联网发到图书馆，由编目人员审验、给出种次号，再返回书商；书商根据返回的数据配书并加工——贴条码、打财产号、盖馆藏章、贴磁条、打印粘贴书标并覆膜等；一批图书加工完成后打包发送到图书馆；图书馆的验收人员拆包验收；登录验收人员在管理系统中添加馆藏信息、典藏入库；交送各馆藏点。在这种模式下，图书馆自身的编目工作不受影响，还可以同时与多个书商合作，多头管理，便于控制，保证图书馆的编目工作正常、有序进行。

二、编目外包后验收工作的新变化

编目外包改变了图书馆传统的编目业务流程，不可避免地对验收工作产生影响。

(一)验收的对象首先是编目数据

编目业务外包后的验收对象不仅仅是图书。在新书到馆前，所有的图书加工和编目工作都由书商完成，因此，监督图书采购的验收工作需要在书商对书物理加工前进行，否则图书加工后再退货就会因牵涉到双方的经济利益而造成不必要的矛盾。这就要求验收工作在编目数据审校的时候就首先进行，根据编目数据对图书内容和外部特征的揭示，对采购的图书进行确认或删减。书商接到返回的编目数据后，根据905@s字段配书，未返回的数据则代表退书。在没有图书实物的情况下，验收工作对采购图书的质量监督，其实是通过对编目数据的验收来实现的。

(二)增加了图书加工质量的验收

编目外包后，图书加工的任务交由书商完成。由于各馆的加工要求不同，书商加工人员对各馆要求的理解、掌握程度也不同，所以在图书加工过程中不符合本馆要求的情形不可避免地会出现，这就要求我们的编目部门提前给书商的加工人员做好培训，验收人员在拆包验收中要注意检查，发现问题要及时向书商提出并要求整改，杜绝后续加工中再次出现同样的问题。

(三)验收工作贯穿本馆编目业务始终

传统的验收工作只是在图书到馆后进行验收，包括图书的再次选择、图书印刷质量的检查、数量的清点以及账目的核对，所有内容基本一次验收完成。编目外包后，由于编目业务流程的改变，验收工作相应地分布到流程的各个环节当中，贯穿整个编目业务流程的始终。书商编目数据的验收为采购图书的质量把关，图书到馆后的验收是检查图书的印刷质量及加工情况，最后还需上机登记验收后才能入库与读者见面。

(四)采编部门全员参与

由于编目外包后的验收工作贯穿于整个编目的业务流程，因此验收工作无法安排专人负责，需要分散到编目业务的各个环节，分别由不同岗位的工作人员在相应的环节负责对应的验收内容，如编目数据审校人员要对数据验收，采购人员要参与拆包验收，其他人员要对新书上机登记验收。

三、验收工作的具体内容及策略

在异地远程编目加工的业务流程中，验收工作一般分为三个步骤在本馆进行，分别是编目数据的验收、到馆图书的拆包验收以及图书的系统登记验收。以本馆(ILASⅡ)实践具体说明。

(一)编目数据验收

在接收书商的编目数据后，数据审校员的首要工作就是对编目数据的验收，根据编目数据反映的图书内容和外部特征以及查重情况(题名、责任者)，判断确定该书是否本馆所购(查找订购信息)、反映的图书内容是否适合馆藏、本馆藏书的不同版本是否还需购置、复本是否恰当等。因为编目数据相对于采访数据来说，对图书的内容及外部特征的揭示更为全面、翔实，更加有利于对图书的选择判断，所以编目数据的验收过程是图书采购工作的进一步延续，有利于馆藏文献资源的建设。

在ILASⅡ管理系统中“编目管理”模块的“数据接口”子系统接收编目数据，“验收管理”中的“验收编目处理”的参数设置，这些都是编目数据验收前必须做好的准备工作。“验收编目处理”的参数设置首先要注意设置批号，不可或缺。“批号”是ILAS为了更好地管理订购、验收事务，除了发行者、订购号、订购和验收时间外引入的新概念，允许工作人员在进行采编操作时使用3—10位具有一定标记意义的批号，以便统计、输出，这是提取数据返回书商的唯一便利途径。其次，缺省输入信息的选择要有技巧，如“装帧类型”可以选择大部分图书的常见类型——平装，“订/验数量”可以取平均复本数，这样在实际验收时需要做的修改也只是针对少数的图书，有效减少工作量。

根据编目数据反映的图书内容和外部特征，验收时还要注意区分中西文图书。CALIS联合目录规定，联合目录数据库中的中、西文图书采用不同的MARC格式，中文图书采用CNMARC格式，以方便共享国内权威编目机构的数据；西文图书采用MARC 21格式，以方便共享欧美国家的权威编目数据。我馆是CALIS成员馆，理应遵守CALIS的规定。但书商在中西文图书的区分上无法准确把握，有时把西文书也作为中文书编目了，所以需要我们的数据验收人员帮助进行准确区分。

经过此次验收处理，剔除非本馆购买或不适宜入藏的图书，本馆所需购置的图书在采购人员订购数量的基础上，参考010@d的价格以及馆情进一步确认复本数。这样，书商接到返回的数据后，就可以按照905@s字段的复本数配书、加工、发货了。

(二)图书实体验收

图书实体验收是按书商所发图书的批次来进行的，批号与返回的编目数据批号一致。每批图书要求有批销清单，每一包有包清单，批号及包数要在每包图书的外表清晰标记。批销清单要清楚记录本批图书使用的条码区间，每包的图书种数、册数、码洋以及合计。包清单要清楚记录每种图书的ISBN、书名、责任者、册数、单价、总价以及本包图书的条码段。

拆包验收是对到馆图书进行清点、对帐、检查图书印刷质量及加工情况的过程。在采购人员的参与下，根据批销单和包清单，验收人员核对一批图书中每包图书的种数、册数、单价等是否书、单相符；同时检查图书的质量是否有缺陷，如非法出版、污损、缺页、附件(光盘)是否完整等等；检查图书的加工是否符合本馆要求，包括磁针的粘贴及性能、馆藏章、财产号、条形码、书标等。

一批图书验收完后，要求填写图书验收单，如表1。条码数与册数应该一致，验收当中发现的问题要在备注详细记录，并由采购人员及时与书商沟通，采取措施尽快补救。拆包验收信息填写完毕后，将该批图书与验收单一起移交下一步的上机登记验收人员。

表1 图书验收单

(三)系统登记验收

系统登记验收是由验收人员依据一批到馆的图书，在编目数据验收的基础上添加馆藏信息——馆藏地点、条码号、登录号并保存入馆藏库，最后审校编目数据入中央书目库的过程。在此过程中，验收人员要把图书与数据一一对应，注意与数据010@d字段核对图书价格,注意检查书标与数据905@f是否一致。

验收完毕后，验收人员还要进行“典藏登记”， 对系统登记验收工作进行检查，检查文献来源、馆藏地点、流通类型、价格、装帧等是否有出入，及时纠正。之后，验收人员在系统的验收管理中统计该批图书的“总括登记帐”和“个别登记帐”，与该批图书的验收单核对册数、码洋、条码段，详细记载验收中发现的问题，连同输出打印的“总括登记帐”和“个别登记帐”，交典藏人员做账。

四、保证验收工作质量的必备举措

验收工作在图书采购与编目加工之间起着承上启下的作用。特别是编目外包以后，图书验收是馆藏资源优化的一个重要环节，在保证馆藏图书质量方面起着不可忽视的作用，引起了图书馆的高度重视。保证并不断提高验收工作的质量，笔者认为要注意以下几个问题：

首先，在图书馆的有关岗位职责中要明确相应的验收职责。图书馆经过人事制度改革，实行定编定岗，责、权、利到人。编目外包后，图书验收贯穿编目业务的始终，涉及到采购和编目的各个岗位，必须在他们的岗位职责中明确提出有关验收工作的内容，其履行职责的情况将在年度考核中体现出来，并有相应的奖惩措施。

其次，制定验收工作操作流程规范并严格执行。没有规矩，不成方圆，规章制度是图书馆各项工作顺利进行的保证。业务外包后，图书的验收工作发生了很大的变化，增加了内容和难度，制定制定验收工作操作流程规范并严格执行，促进图书馆验收工作的标准化、规范化，是图书验收工作质量的制度保障。

第三，不断提高验收人员素质。人是生产力诸要素中最活跃的因素，做好图书验收工作，也需要业务能力强、综合素质好的工作人员。编目外包后，图书验收人员全程参与到本馆的编目业务流程中，不仅要求了解馆藏结构及读者需求，还必须具备较全面的编目业务专业知识，才能在实际工作中做到得心应手、游刃有余。此外，验收工作人员必须具备高度的责任心、认真细致的工作态度和一丝不苟的工作精神，能从图书馆整体利益出发，严把质量观。只有这样，图书验收的质量才能得到控制，馆藏文献资源建设才有保证。因此，验收工作人员要加强学习，努力提高业务能力和思想素质。

[1]陈晓韬，李四克.编目外包的模式选择及其MARC数据管理[J].农业图书情报学刊，2010，(2)：229～231.

2095-4654(2015)02-0058-03

2014-12-15

G254.3

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