办公室管理协同文化构建研究

王珺

摘要：构建办公室协同文化是创造和谐企业乃至和谐社会的重要目标。办公室管理中制度与目标的冲突、办公室管理过程中的信息沟通障碍、办公室管理中的差异化和协同性的冲突等不和谐、不协同的因素，彰显了办公室管理协同文化构建的紧迫性和必要性。并结合实际提出架构办公室管理协同文化的对策建议：优化配置办公室内部组成部门；构建学习型办公室文化；分工明确各尽其才；协同共赢的价值构建等。

关键词：办公室；管理；协同文化；创新路径

中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：16723198（2015）04006402

0引言

构建社会主义和谐社会已经成为主流文化。作为经济体的必然组成部分—企业首当其冲同样要构建和谐社会建设浪潮下的协同文化。随着社会分工的不断细化，企业内部职能划分注重分工协调一致。企业办公室作为一个系统，系统中的每个部门都必须协同合作。办公室在整个企业系统中处在中心枢纽的地位，为企业提供各项保障。在构建和谐社会、和谐创新的企业背景下，构建办公室管理的协同文化显得非常重要。但是，在构建办公室协同文化的过程中，存在着不协调的因素，使得企业管理的目标难以如期达成、影响企业的战略实施、核心价值观的形成、企业资源不能得到合理地优化配置、企业的奖励和约束机制的实施不能体现公平正义等。坚持以人为本、与时俱进、开拓进取，做好办公室管理工作，是现代企业发展的基本保障。研究如何构建办公室管理协同文化显得迫切。

1办公室管理协同文化建设必要性分析

1.1办公室管理中的制度和目标冲突

传统的办公室管理使得办公室具有联系高层的集权地位，以及信息的发布者的地位；现代企业制度下的办公室管理，使得办公室与其他职能部门的分工协作和传播信息的功能越来越弱化，甚至达到边缘化的程度。办公室管理过程中产生一定程度的制度冲突。如内部机制不健全、外部环境的影响、职能水平的影响、部门间效益评价以及管理目标的不协调问题等。管理理念陈旧、管理制度落后是办公室的两大问题。新时期，经济转型的大环境下，企业战略目标的实现，需要企业各个部门的分工协调，办公室担负的协调、沟通、保障功能逐渐弱化，集权与分权的冲突下，分工协同出现问题，使得办公室的功能不能充分发挥。从在企业战略中，起到辅助决策的信息中心地位，发展到协调中心、后勤保障的作用。由于企业目标战略管理的制定与实施的需要，办公室不能像企业技术创新的研发部门、生产管理的制度创新部门、人力资源部门那样展现管理特质，使得办公室丧失核心决策的地位，企业价值观的体现不再单一由办公室来传达与实施，企业核心价值所导致的凝聚力不能仅仅依靠办公室来构建，而更多的发挥办公室在企业部门之间的协调功能。势必造成了办公室管理与企业的文化、制度管理、战略管理的差异化。

1.2办公室管理过程中的信息沟通障碍

现代企业结构中的办公室起着沟通信息、协调关系的功能。协调沟通机制的建立，是办公室内部、办公室与上层领导、办公室与外部社会协调一致的关键所在。有效的沟通机制是企业战略的制定与实施的关键、企业战略目标的实现与均衡、企业绩效的提升的关键所在。公示体现民主和公平正义、创造良好氛围的企业环境的主要途径。通过协调一致沟通可增进互信，发挥办公室管理在企业宏观文化中发挥凝聚作用。通过办公室协同文化所形成的交流可以缓解员工与领导、以及员工与员工之间的信息不对称问题。而在办公室管理的过程中，由于办公室在企业制度管理的实施过程中，往往会形成一定的层级制管理问题，形成服从于被服从的管理者与被管理者间的关系。办公室成为行政部门，成为制度的制定和实施的监督者，所以，办公室无法与基层部门进行有效沟通，存在无形的障碍。

1.3办公室管理中的差异化和协同性的冲突

办公室应该成为协调企业的核心。成为沟通外部环境、企业文化、制度文化、激励与约束等机制的桥梁。但是办公室的特质决定了其在决策、技术创新、管理制度、战略管理发生作用。在企业的制度管理方面，办公室的权利是有限的，但其功能可以是无限放大的，表现在，企业战略管理过程中，企业办公室起到的传播作用，但是办公室是制度的真正执行者，办公室的决策与基层的部门存在差异性，因此企业办公室协同文化构建不单纯是管理的范畴。办公室协同文化建设的紧迫性和必要性还体现在以下状况。普遍存在办公室的领导、员工与其他部门的员工之间的不协调、不协同，办公室与其他部门之间的不协调、不协同。必须分清不协调、不协同的原因。以上研究的办公室管理上的不协同的表现和原因，造成管理上的不协同，实际上办公室与其他部门既存在差异性又相互联系的关系。办公室管理的不和谐、不协同因素带给企业的影响深远，构建办公室管理的协同文化成为办公室管理的必然选择。

2办公室管理协同文化构建路径选择

2.1优化配置办公室内部组成部门

合理配置办公室组成部门是实现科学化的办公室管理重要前提。办公室是一个单位的服务窗口，无时无刻不发挥着承上启下、联络左右、沟通内外的重要作用。办公室工作兼具一般性和特殊性。无论工作内容怎么变化都离不开“办文、办事、办会”三大项常规业务；另外，办公室工作“全、杂、难”与其部门不同。因此，必须根据“办文、办事、办会”三大项常规业务，设置合理的办事机构。构建健全办公室内部机构，首先就要配备文化素质高下配比合理的员工，员工素质低下，势必影响办公室发挥管理功能。配备具有保密意识、全局意识、学习意识、责任意识、以及协调意识的员工。发挥办公室行政管理的中枢地位，既是“办文、办事、办会”的综合办事机构，又是领导的参谋部门，具有办事、咨询、信息、服务等基本职能。因此，为实现办公室管理的科学化，首当其冲地合理地设置办公室的内部机构和配备高素质的工作人员，以确保办公室各项工作有条不紊地进行。

2.2加强办公室人员道德价值观建设

办公室人员应该具有较好的道德价值素养，也就是社会主义价值体系指导下的道德素质。强化办公室的管理工作，优秀的人才就必不可少。为此，办公室必须抓好员工的道德价值建设。办公室人员必须关心政治，自觉地在思想上、政治上同国家的路线方针保持一致，贯彻执行党的路线方针政策的模范。工作中能够体现克己奉公、富于奉献的精神。能够主动为领导服务，服务于基层，为其他部门的职工服务。要尽可能走出办公室，深入到实际中去，掌握最新动态，向领导提供全面、准确、及时的信息，以与时俱进的态势保持工作热情。谦虚谨慎、热情待人，在日常工作以及内外访谈的过程中，都要热情周到、文明礼貌。办公室工作人员在进行调查研究的时候，不做表面文章以及不搞形式主义。在上报信息的时候，能够保证了信息的真实性。在汇报时，能够使得汇报信息的真实性。工作人员在工作方面严谨认真，能够协助领导完成相应的任务。办公室人员要具有整体意识，使得办公室的工作圆满完成，不留尾巴。另外，办公室管理还要能够体现重点，及时解决员工和领导关心的问题。endprint

2.3构建学习型办公室文化

构建学习型的办公室协同文化。形成全员学习、团队学习、合作与交流相结合的学文化范围。建立学习机制，提高业务素质，使办公室人员工作能力在学习和实践中得到提升。办公室工作具有一定的复杂性，要求办公室人员具有较宽的知识素养，了解马克思主义的基本原理、文学、管理学、法律学、社会学、高等教育学、哲学等学科的基础知识，提高自身的方法论和世界观。还要一定的办公室管理的专业知识和办公自动化技术。从而提高自身的综合分析能力、协调能力、文字表达能力、社交能力等，以适应办公室管理科学化以及现代企业制度构建的需要。

2.4分工明确各尽其才

办公室管理主要是处理好上级和下级之间的关系以及协调各个部门之间的关系。办公室作为枢纽部门，它将多个层次、多个部门联系与沟通，使得单位的工作质量得到了提高。准确把握办公室管理的定位，是做好办公室工作的关键。要把握好质与度的关系，做到参谋不主谋，献策不决策，管家不当家，体现公平公正。在管理系统中，办公室是领导的辅助系统。与领导及时沟通，把握企业战略、企业思想、工作重点、发展战略，及时掌握动态信息。对关系企业整体的重要任务和重大事件，发挥办公室的协调作用，创造性地开展危机处置工作。企业系统层面要支持办公室工作，创造良好的工作环境。对办公室工作人员，最大限度地发挥个人的主观能动性。办公室工作任务繁重，创造与办公室工作要求相适应的激励和约束机制，以便提高工作效率。办公室工作人员值班多、加班多、熬夜多等三多现象，多开展体育和文化活动，为员工创造和谐的工作环境，以健康的心态投入到工作中。

2.5协同共赢的价值构建

构建协同的办公室文化，还必须以科学发展观的理念、和谐社会的理念、以人为本的理念为指导，牢固树立服务中心工作的理念，提高服务质量。办公室作为综合服务、协调管理部门，运转是否协调有序，政令执行是否畅通，上下协调具有重要的影响。办公室协同文化的构建，还要以促进整个企业的和谐重要目标，实现和谐的工作状态。办公室管理还要转变工作方式，提高工作绩效。改变传统的领导指挥才去做的工作作风，善于根据企业工作特质、时间限制、目标限制，做出工作预案和准备，及时掌握工作动态和信息，为领导决策提供参考。要深入基层，加强调研，走下去为企业中心工作服务，为广大员工服务。以精益求精、严谨细致的态度对待每一项工作，高标准、严要求抓好制度的实施工作。办公室管理还必须加强规范化建设，保证工作的协同。办公室的和谐发展理念深入到办公室管理中，建立协同的办公室文化，以“协同共赢”的价值观为指导，切实提高工作技能，让办公室协同文化渗透到企业的方法面面，最终实现办公室乃至全企业系统的和谐管理。

3结束语

办公室管理不同于其他部门的管理，要求井然有序、有条不紊。办公室协同文化的构建是的办公室员

基金项目：本文为江苏省高等学校大学生创新创业训练计划2014年立项项目：“90后大学生网上购物行为现状的调查与分析——以宿迁学院为例”（201414160009Y）的阶段性成果。

作者简介：曹洁（1993-），女，江苏徐州人，宿迁学院行政管理专业学生：王颖（1995-），女，江苏南通人，宿迁学院行政管理专业学生；束玉莉（1995-），女，江苏盐城人，宿迁学院行政管理专业学生；范瑜（1994-），女，江苏镇江人，宿迁学院行政管理专业学生。工具备参谋、助手、协调、服务、把关以及督办等六大职能。为构建和谐的、协同一致的办公室文化、办好办公室的工作，要求办公室员工能够掌握办公室管理和工作的特质，分工明确，责任明确。办公室的内部员工要拥有创新的能力，从而能够推动整个工作的顺利进展。办公室管理人员要不断增强自身的意识，使得自己能够很好的协调领导的工作，最终能够充分发挥办公室的整体作用，达到办公室管理协同文化构建的目标。优化配置办公室内部组成部门；构建学习型办公室文化；分工明确各尽其才；协同共赢的价值构建等。为企业的战略服务。随着现代化企业管理制度的创新的需要，企业办公室管理，面临一定的挑战。提高企业核心竞争力，实现企业发展目标，需要在构建协同的办公室背景下，与时俱进，开创企业高效发展的新局面。

参考文献

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