商务英语信函中被动语态的功能探讨

徐媛媛

（浙江师范大学，浙江 金华321004）

商务英语信函是一种有着特殊意义的信函，是国际贸易中买卖双方进行交流的重要手段。它牵涉到双方业务往来的通信和买卖双方的利益关系，很多时候商务英语信函还被用来作为解决双方贸易争端的法律依据，所以商务英语信函特别注重信息的准确性和规范性，注重措辞和语气上的礼貌、委婉、严谨。由此，商务英语信函的写作人会因为交际双方之间立场的关系不同，文化不同等而选择不同的词汇，语法等。语态是语法的一个重要范畴，分为主动语态和被动语态。虽然在汉语中被动语态的使用非常少，但在英语中被动语态却是一种常见的语法现象。被动语态在商务英语信函中的使用恰好符合了上述要求，实现了礼貌、委婉、严谨的功能，特别适用于商务信函写作。所以本文主要通过收集商务英语信函中被动语态结构的实例，对被动语态在商务英语信函中的一些功能进行深入地探讨。商务英语信函中被动语态的功能主要有：强调聚焦功能、礼貌委婉功能、客观严谨功能等。

1 强调聚焦功能

所谓强调聚焦就是将其中一方特别想要传达给对方的信息内容放在双方都显而易见的位置，研究表明，被动语态在商务英语信函中具有凸显焦点的功能，[1]它的这种功能是通过将信息中心位置的交换来实现的。被动语态的强调聚焦功能在商务英语信函中的使用可以用来避免日后谈判时不必要的纠纷，促进贸易的顺利进行。被动语态的强调聚焦的功能具体表现如下：

1.1 凸显双方要讨论的话题

根据Halliday的理论，一个句子除了按句法结构分主谓外，还可以按信息分布的角度将其分为主位和述位两部分。[2]主位是说话内容的起点、出发点，是说话人想要特别强调突出的部分，主位因为其所处位置的特别性，一般很容易被人们观察到。述位一般是指位于主位后面的那部分。很多时候我们可以将句子的主位﹑述位加以调整，也就是说将原先不位于主位的信息放到主位的位置上，这样一来，处在主位上的信息就能够引起人们的注意了。依照这个原理，我们就可以通过这种方法将我们特别想要凸显的信息放置到主位上。而被动语态的使用就是把它需要转达的信息内容处于主位上，把其他的旧信息置于述位上。这样双方要讨论的话题就显得清楚明了了。如下例：

例1 Necessary packing list for the shipment,insurance policy and the commercial invoice should be forwarded to us as soon as possible.

上述句子是商务英语中一个运用被动语态的句子，“Necessary packing list for the shipment”，“insurance policy”和 “the commercial invoice”是动作的承受者，将 “packing list”，“insurance policy”和“commercial invoice”放在主位上，起到强调的作用，装箱单﹑保险单和商业发票这三份单据才是交易双方着重要谈论的话题。所以作者在此处特别突出这三份单据，而且强烈要求这三份单据必须尽快寄给我方。如果用主动语态，用人称代词作主语，将其位于主位上，则没有这样的效果，相反会分散了话题，显得主次不分。

1.2 转移信息的中心

商务英语信函实质上是写信人与收信人之间的交流，而人作为一种感性动作的发出者，在商务信函的写作中对于我们写信方来讲不仅需要准确客观地传达信息，而且也需要体现人性化的一面，这样才能让贸易双方之间的沟通更加融洽。而被动语态在商务英语信函中可以通过转移信息的中心这一功能，突出要传达的信息，又显得通情达理。试比较下面两个句子：

例2 As stipulated in S/C NO.1689,shipment should be made in July provided your L/C reached us not later than 15.However,we received your L/C only yesterday and it is absolutely impossible for us to ship the goods in July.[3]

例3 As stipulated in S/C NO.1689,you should made shipment in July provided your L/Creached us not latter than15.However,we received your L/C only yesterday and it is absolutely impossible for us to ship the goods in July.

例2中作者将“shipment”放在主语的位置上，用的是被动语态，作者想要表达的信息中心应该是装运这件事情，相比之下例3用的是主动语态，作者将“you”这个人称代词放在了主语的位置上，从主位、述位的角度来分析，例2更强调的是装运这件事没做，仅涉及在论事这个层面上，作者对于实施者没有说起，而例3则突出的信息中心是你，句子的关键点集中在“你”这个中心上，含有责备，抱怨的意思。通过两者的对比分析看出，商务英语信函中被动语态的运用可以转移信息的中心，使全句的重点从对人的责备转化为对事件的描述。这样一则显得通情达理，而且明确表明了写信人的立场；二来用了被动语态的使用显得正式且得体，符合当时的语境，透露出写信方更注重这件事，也暗示了想要寻求解决这件事的办法。

1.3 保护写信方

根据系统功能语言学的特征，我们知道信息结构是其功能语言学中语篇功能的一个重要的体现形式，而根据相应的信息基本特点，“已知信息+新信息”是最常见的信息单位结构。[4]173言语活动中已经出现过的或者根据语境可以断定的成分,称为“已知信息”。言语活动中尚未出现或根据语境难以断定的成分称为“新信息”。[4]172然而很多时候，信息结构中的新信息不能省，而已知信息在必要的时候却可以省略。如下例句：

例4 Business between us will be concluded on the basis of shipment quality and weight while testing and inspection will be made by the Shanghai Commodity Inspection Bureau before shipment.Certificates in regard to the quality and quantity of the shipment will,of course,be provided.[5]

在上述句子中，作者（出口方）明确表示货物在出运前将会由上海商检局检验，有关货物的质量和数量的证书由上海商检局提供，然而在实务中，商品检验的责任是有出口方承担的，真正的施动者是我方，三个被动语态结构，“business between us will be concluded”，“testing and inspection will be made”和“Necessary certificates be provided”的使用很巧妙地隐藏了作者的参与，淡化了施动者，以减弱我方自己的责任。相反，如果在这种语境下我们使用的是主动语态而非被动的话就达不到这种功效。

2 礼貌委婉功能

商务英语信函是在一定的社会文化范围内有目的的交往，它具有一定的社会交际性质，因此礼貌原则在这种情况显得也很重要。在某种程度上会决定贸易的成功与否，一种和谐融洽的气氛，很容易促进双方关系的进一步发展。被动语态在商务英语信函中的使用可以帮助写信者遵循商务交往中礼貌客气的原则，具有礼貌委婉功能。被动语态在商务英语信函写作中的礼貌委婉功能具体表现如下：

2.1 不冒犯对方

商务信函虽然写作的风格虽然跟一般的文学作品有些不同，不需要华丽的措辞，但是也不能太随意。有些商务信函的目的只是为了建立贸易关系，对于交际的双方来讲，并不是很了解对方，甚至有可能不知道事情发生的真实原因。被动语态的使用可以在不知情的情况下不冒犯到对方，但写信方又能借此发表自己的看法，或者透露一些重要的信息。试看下面的句子：

例5 The waterproof lining was badly torn and it will be necessary to send seven of the ports for cleaning before we can offer them for sale.[6]

上述句子表明提货的防水层被撕破了，所以不得已送去清洁后才能出售。从中用到了两个被动句，“The waterproof lining was badly torn”和“it will be necessary to send seven of the ports”。从上述句子中可以看出，作者并不知道是谁造成防水层撕破的，所以在不知道谁是肇事者的情况下使用被动语态，可以不至于冒犯到对方，但又显示出对对方的重视。

2.2 顾及对方感受

在商务上，写信人与收信人之间的接触并不频繁，仅限于业务往来，所以商务英语信函是买卖双方交流的工具之一。一份好的商务信函可以帮助写信双方很快的建立商务贸易关系。因此我们应该特别注重这类信函中的用词、用语，而语态也是必不可少的一个重要部分。选择了恰当的语态就能很好地表现当事人的立场，感受。在一定情况下会使得某种请求或者命令显得特别强硬，显示出写信方特别注重的是自己的感受，让人觉得没有可以商量的余地。同样是遇到不便说的事，使用被动语态就会显得委婉些，而且对方一看就能完全了解写信方想要表达的意思。试看下列句子：

例6 It was found,upon examination.Nearly 20%of the packing had been broken,obviously attributed to improper packing.

上述两个句子分别是从买方和卖方两个角度来看问题的，例6从买方的角度来说事情的，货物到达买家的时候20%的包装已经损坏，买方明确指出造成这种结果的原因是由于包装的不当，但是我们可以看到买方在这里并没有用人称代词作主语，而是用 “it”和“the packing”来作主语，因为买方是站在卖方的角度来分析问题，考虑到卖方可能会因此而显得尴尬，没有将责任方放在主要的位置上，而是将非人称代词来充当主语，这样买卖双方在信中谈论的气氛就没有变得咄咄逼人。例7是从卖方的视角来说事的，尽管买卖双方已经在合同等相关的条款中规定了支付的时间，但是顾及到买方当前的财政情况，所以卖方不得已同意买方延期付款，这正是卖方考虑到买方的感受的表现。通过上述两个例子的分析，我们可以看到无论是例6或是例7，两个例句都很巧妙地使用了被动语态，如“It was found”，“Nearly 20%of the packing had been broken”，“Your proposal of delaying payment is being given”和“It can not be taken”等来传达信息，买卖双方当事人都没有特别过多地强调自己的感受，而是站在对方角度来看待问题。这充分体现了商务信函中被动语态的优势，准确而规范地传递信息，以及委婉地提出意见甚至是责备，但又能很好地照顾到对方的感受。

2.3 避免语言的直接性

在商务交易过程中争议是不可避免的，当双方不能统一各自的观点的时候，首先我们应该理解对方，站在对方的角度来考虑对方的感受。但是当贸易的一方提出的建议看法不合理或着对于我方来说，对方的要求很难接受的时候，我们就可以据理力争了。为了使冲突不再恶化，我们就应该运用适当的技巧。在商务英语信函中，使用被动语态就可以起到这样的功能。交易双方可以通过运用被动语态避免直接指责对方，这样一来就避免了语言的直接性，且能使对方推断出自己的意图，又能维护双方的面子，而且听起来没有盛气凌人的感觉。试看下面的例句：

例8 We note that you have requested an additional discount of 3%and would point out that our prices have already been cut to an absolute minimum.This price can not be offered by our competitors.[7]95

从上面的例子来分析，作者用了两个被动结构的句子，“our prices have already been cut to an absolute minimum”和“This price can not be offered”。例句中表明对于买方要求在原来的基础上再多加3%的折扣，作者很客观明确地表明了自己的态度，给与额外的3%的折扣从我方自己的利益上来分析是无法被接受而且不合理的，因为我方自己已经将报价降至到最低了。但是为了避免所使用的语言过于直接，作者在这里选择使用被动语态，没有以“我”的身份来拒绝对方，避免了语言的直接性，这样对方看到信函时也不会感觉到尴尬。

3 客观严谨功能

商务信函信函中的语言具有规约性，有着自己独特的语言特色，正因为它的独特性质，所以才决定了我们在起草商务信函的时候措辞必须要严密谨慎，条理清楚，准确规范。对于像商务信函这种可以作为索赔法律依据的信函，我们更应该客观公正，不应该带有任何的主观的色彩。被动语态的客观严谨功能在下面两种商务信函中特别突出：一是卖方寄给买方的拒绝函，二是买方传达给卖方的负面消息函。

首先在卖方寄给买方的拒绝函中，由于此类信函都涉及了负面的消息，如存在的问题和责任或过失，为了避免由于由于用词不当而引起不必要的争端，我们就可以采用被动语态来阐述自己的观点，可以明确表明所造成的损失并非我方的主观行为所致，不在我方所能控制的范围内。如下列句子：

例9 With reference to your letter of August25,an claim has been lodged for a short delivery.Here we express our deepest regret over the unfortunate incident.But we must point out that filing cabinets had been carefully inspected by Shanghai Commodity Inspection before they were shipped.It must have been pilfered while the goods were in transit.[7]248

在例9中用了三个被动句，“an claim has been lodged”，“filing cabinets had been carefully inspected”和“It must have been pilfered”。作者表示这些文件柜在装运之前就已经经过上海商品检验局认真地检查，对于对方的抱怨断货的事情，作者表明可能是因为运输途中遭遇偷盗。在类似这样的拒绝索赔信函中，因为交易双方的关系几乎是对立的，所以我们必须谨慎措辞，不应该加入任何主观性的因素。

此外在买方传达给卖方的负面消息函中，如果我们采用被动语态就能够客观具体表达交易双方各自的态度，表明既然问题已经是不可改变的现实，我们更应该寻求的是解决问题的方法，而不是一味地去指责对方。试看下面例子：

例10 We have received your consignment of PESKDE brand food mixer,but we are sorry to find that five of the fifty cases were not properly packed as our specific packing instruction required..[7]241

As a result,the food mixers in these cases are ruined by seawater and certainly unsalable.Therefore you are required to send us an immediate replacement for the cases and follow our instruction more carefully in future.[7]242

这是一份买方传达给卖方的负面消息函，买方表示在收到货物的时候发现货物的包装已经损坏了。在上述这篇商务信函中，用到了三句被动结构的句子，“five of the fifty cases were not properly packed”，“the food mixers in these cases are ruined”和“you are required”对于已经存在不容改变的事实，作者没有直接去指责卖方，从语篇中透露出，买方要求卖方更换，并提醒卖方在以后的贸易中遵守包装条款，说明买方在此时更在乎的是卖方怎样处理这件已经发生的事情，希望卖方能够依照自己的意愿解决所出现的问题。由此可见，商务英语信函中，写信人可以借助被动语态来表示客观、严谨的语气，准确传达出要表达的意思。

综上所述，被动语态和主动语态虽然都是语态的一个范畴，但它们之间有着明显的区别，被动语态能够传递主动语态无法表达的信息。商务英语信函中的被动语态有着特殊的功能，如强调聚焦功能、礼貌委婉功能、客观严谨功能等。在商务信函交流中，被动语态的运用实质上是商务贸易中的一种策略，是在竞争中赢得更多客户的手段之一。因此对被动语态在商务英语信函中的功能我们不容忽视，我们应该认真学习被动语态的功能，使其能在商务英语信函写作中得到最大的发挥。

［1］陈涛.探讨被动语态的语篇功能及人际意义[J].湖北广播电视大学学报,2009(03).

［2］曾丽苏.试论被动语态的功能及其使用的语境[J].西安外国语学院学报,1994(01).

［3］孟建国,陈晓玲,等.外贸英语函电[M].杭州:浙江大学出版社,2009.

［4］胡壮麟,朱永生,等.系统功能语言学概论[M].北京:北京大学出版社,2008.

［5］李大志,余祥越.商务英语写作修饰对比分析[M].北京:国防工业出版社,2008.

［6］任芳.商务信函中被动语态的语用功能及翻译策略[J].黄山学院学报,2008(04).

［7］王金荣.贸易函电英文写作案例大全[M].北京:中国宇航出版社,2009.