浅谈对民政档案系统化管理的思考

李红梅

一、民政档案系统化管理的定义及其要点

民政档案主要是指民政部门以及所属单位在过去和现在的各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、影像等不同形式和载体的历史记录。民政档案是国家档案系统中比较庞大的一个子系统和重要组成部分，也是社会管理创新的重要组成部分。

民政档案系统化管理是运用系统的观点，把民政档案看作一个系统，以档案文件和档案资料作为管理对象，以使用档案资料的人员作为服务对象的一种管理工作。对民政档案进行系统化管理，主要包括三个方面：第一，民政档案信息管理。即对民政档案原始资料进行收集、整理、归档、保存等工作，以期保证民政档案信息资源合理集中、完整、安全无损，为民政档案信息进一步开发运用创造条件。第二，民政档案信息开发。即对民政档案蕴含的信息进行采集、加工、存贮和输出的整个过程，主要包括民政档案的编研和提供利用两个环节。第三，民政档案反馈信息处理。即通过对民政档案系统活动结果的收集、分析来调整民政系统未来的活动及工作方向。民政档案反馈信息处理主要包括入户调研、统计分析等。

二、民政档案系统化管理的困境

1.民政档案系统化管理工作的重要性未受到足够重视。

目前，有些民政部门档案工作制度不够完善，档案管理和有效保护、利用档案工作比较薄弱，档案管理工作人员对民政档案系统化管理重视不够，认识不到位。大量民政档案材料没有纳入民政工作管理中来，造成有的民政档案管理工作做完了，却没有将档案材料及时归档，乱丢乱放，出现人走档丢的现象。

2.档案管理制度不健全，管理不够规范。

民政档案管理工作是一种块状管理，大多数业务之间互不沾边，各自为政。民政部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但很多档案没有健全的收集、保管等制度。很多档案人员缺乏档案管理的基本知识，责任心不强，资料收集不全，丢失严重，借阅手续不完整。此外，部分档案保管基础设施落后，存储环境差，没有统一的档案室存储，从而不同程度的影响了档案的安全、保密和寿命，硬软件设施不能满足民政档案系统化管理的需要，致使民政档案系统化管理相对落后。

3.档案资料收集不完整、处理不规范，档案工作规范标准不完善。

档案资料收集不完整、处理不规范主要体现在三个方面：首先是档案收集的来源不均衡，无论是从管理权限上，还是资料的分类上，普遍存在比例失衡的现象，比如说内部档案收集多，外部档案收集少。其次是收集的方式较为单一，就我国目前民政档案的收集方式来看，最常见的就是对纸质档案的收集，很少见到其他载体的档案，在信息化迅速发展的今天，这种档案收集方式势必无法充分满足政府开展工作的需求。最后是档案处理不规范，对相关档案如果不能有效处理，那么其作用的发挥势必会大打折扣。目前，我国民政档案管理工作只注重馆藏数量，盲目收集，从而导致有利用价值的资料无法得到准确、完整的接收，质量难以得到保证。

档案工作规范标准要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平，导致档案工作记录短缺。在档案管理中存在各自为阵的现象，致使在收集和整理档案材料时收不到，一些有价值的资料被遗漏，一些具有参考利用价值的资料不移交，影响了档案的完整性，也影响了档案的开发利用，对日常服务工作也会带来不便。

4.档案管理人员的管理意识淡薄，综合素质水平较低。

民政档案是一个大的系统，其中包括很多子系统，有相当多的子系统具有独立归档的职权，因此应当定岗定位，配备专职或兼职档案员，归档立卷，保管好各子系统档案。然而，目前部分民政直属部门没有设立档案管理岗位，结果大量的民政档案流失于个人和废纸堆里，没有及时按建档要求，给以归档。因档案管理工作岗位人员缺乏影响了档案管理的有效性和价值。

近年来，我国政府部门对民政档案系统化管理工作加大重视力度，档案所涉及的内容也不断增加，管理形式日益多样化，从而对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。长期以来我国民政档案使用率较低，虽然民政部门增加了对档案管理工作的投入，但不少档案管理人员对于民政档案系统化管理意识淡薄。

在部分民政部门里，仍然没有对档案管理人员进行必要的岗前工作培训，很多档案管理人员的专业理论水平和思想观念仍停留在传统的经验上，信息化管理能力偏低，缺乏管理创新性和活力。这使得档案管理人员专业素质不高，还不适应新时期开展系统化档案管理工作的需要，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

5.档案利用空间较小，使用率越来越低。

民政部门的工作决定了民政档案形成的数量较大，管理复杂。但档案资料的收集、开发和编研不标准、不规范，在实际工作中很难为服务需求者提供满意的服务，导致越来越少人使用民政档案，使得档案管理人员更加失去了提高档案系统化管理的意识和工作效率，落后的档案管理工作又使得档案利用率越来越低，这样恶性循环影响了民政档案作用的发挥。

三、民政档案系统化管理的对策

1.强化档案管理意识，提升档案建设的重要性。

民政档案管理工作人员无论是部门领导还是具体的档案管理员都应有较强的档案管理意识，需要认识到民政档案管理工作是关系到每一个公民切身利益的重要工作，真正从思想上认识到强化民政档案管理工作的重要性。

加大对档案管理工作人员开展档案管理工作重要性的宣传力度，进行专项宣传，并对相关部门领导实施监督、考核，提高各层级领导参与档案管理工作的积极性。提高档案管理意识，把档案建设纳入民政部门发展的规划中来，建立原始的、真实的、全面的、可查询的民政档案信息管理体系，发挥民政档案对民政事业健康发展的重要保障作用。

2.建立档案管理工作制度，逐步完善档案管理的业务规范。

各级民政部门必须建立健全各项档案管理制度和保密制度，逐步完善档案管理的业务规范，加大档案收集、整理、归档的业务力度，促使档案管理朝着规范有序的方向发展。

3.注重档案资料收集、整理、归档工作的系统化。

档案资料的收集、整理和归档工作是确保档案准确性的重要依据，做好档案资料收集和管理工作主要包括三方面：一是加大档案管理的硬件投入，按照规定配置档案盒，更新档案管理工作专业计算机和工具。二是安排专业人员对相关档案原始资料进行整理立卷，保证档案资料能够及时、完整的立卷归档，保证卷案的整体质量。三是充分开发利用档案资料，为各级部门开展各项工作提供重要信息。

4. 增强激励机制，提升民政档案管理人员的综合素质。

民政档案管理是一项综合性、系统性的专业工作，（下转第8页）（上接第38页）档案员需要具备一定档案管理知识和民政知识，具有一定的计算机应用能力，才能做好民政档案系统化管理的工作，更好的满足人民群众的服务需求。所以建立一支业务能力强，综合素质好的民政档案管理的人才队伍十分重要。

相关民政部门应加大培养高素质的档案管理人员。首先定期组织档案管理人员参加系统化的业务培训，使其了解和掌握档案管理的内容以及管理手段，不断提高业务素质。其次逐步建立激励机制，实行择优上岗，激发档案管理员的工作热情和活力，最大限度地发挥个人潜力，使民政档案管理工作呈现出充满竞争活力的工作状态。

5.提高档案利用率，扩大档案服务的范围。

档案管理的终极目的是提供利用，没有利用率的民政档案就没有价值。民政各级部门对档案管理工作标准和工作记录制度要落实到位，确保档案工作记录齐全。档案管理员应提高服务意识，着眼于人民群众的基本需求，根据需求切实改进工作流程和工作态度，提高服务范围和服务质量。

档案管理部门依法组织定期的、不定期的档案专项检查，对基层档案管理部门不完整的档案工作记录及时监督促使其找出原因按要求进行改进，并形成完整、齐全的档案记录，从而提高档案的利用率。

民政档案信息化建设是当前信息化社会的必然要求，提高民政档案管理的信息化和数字化水平是档案资源科学利用的重要保障。通过录入和保存数字化的档案资料信息，增强档案管理的安全性，通过信息化的档案管理网络平台，让更多的人民群众利用民政档案信息，从而提升民政档案部门的服务能力。另外，民政档案部门各级领导要参与到民政档案信息化管理当中去，加强对纸质档案和电子档案工作的监督管理，使纸质档案和电子档案相互促进，共同提高民政档案的服务效力。

四、结语

民政档案系统化的管理工作涉及民政档案信息收集、信息整理以及信息利用，是民政工作的重要组成部分之一。随着民政部门服务范围的不断扩大，民政档案系统化管理的重要性越来越凸显。民政档案系统化的管理工作应以人民群众的服务需求为实际工作的立足点，落实民政档案各项基础性工作，同时与时俱进，加强信息化和数字化的建设，注重综合性、高素质、专业性人才的培养，不断创新服务理念开展民政管理工作，从而促进民政档案系统化管理工作的健康发展。

（作者单位：河北省地名区划档案资料馆）