加强基层档案管理工作刻不容缓

文/东营市建设工程质量监督站 佟娜

加强基层档案管理工作刻不容缓

文/东营市建设工程质量监督站 佟娜

【摘要】基层档案管理十分重要，但至今依旧存在很多问题，为此必须针对这些问题进行研究与分析，从而制定对策处理，才能改善目前基层档案管理质量不佳的现状。

【关键词】基层档案；管理；刻不容缓

一、基层档案管理工作的意义和重要性

档案往往记录了企事业单位发展历史中曾有的优秀成果，对业绩与发展皆可提供最好的第一手材料，便于科学分析与扬长避短，从而制定更好的发展方向。加强基层档案管理，除了能及时更新管理者的整体经营思路与目标，适时作出决策与调整，还能进一步确认相关经营成果，以便为企事业单位同各个方面合作打下坚实的基础。

二、基层档案管理工作目前存在的问题及现状

基层档案管理虽然已有多年历史，但是依旧存在管理混乱问题，且十分复杂，现简要介绍如下几个主要问题。

（一）管理制度不健全。国内大多数企事业单位档案的收集、保管、借阅及保密等方面均缺乏健全的制度，尽管部分建立了管理制度，但是往往流于形式，管理者管理意识及责任心不强，导致档案资料收集不全、整理不及时等问题。

（二）档案保护意识不强。从安全角度考虑，档案管理库房不宜设置在来往人员较多的过道旁与楼梯口，尽量以半封闭区域为主；门窗需设置防盗设备，档案箱或档案柜的钥匙需交予专人保管；档案调卷进出与借阅及传递等应按照相关保护规范执行等。但这些安全措施在一些档案管理工作中未能很好体现，档案保护意识不强，使得档案发生污染、遗失、撕裂等。

（三）领导不重视。从近几年相关基层档案管理工作来看，领导往往将精力放在经济上，整天忙于民生与中心工作，而很少学习档案管理相关业务知识与法律法规，从而使得自身档案管理知识匮乏，未能加强重视，导致管理薄弱。

（四）保管条件差。一些档案管理室保管条件较差，比如建设简陋与基础条件差等，档案柜多为木质，且陈旧老化，加之通风设备与性能不佳，安全措施未能落实，使得虫噬加重；此外，部分档案管理未能建立专门综合档案室，而与办公室合二为一，不仅对正常办公产生影响，也会对档案管理产生影响。

（五）收集渠道不畅。相关报告中显示，国内大部分基层单位档案存在散存现象，或散存在个人办公室，或散存于科室内部，未能集中统一管理。

三、加强档案管理工作的对策及建议

（一） 加强宣传、提高意识，争取领导重视。档案管理领导应认识到加强档案管理可促使经济发展、文化发展，并且也是精神文明与政治文明协调发展的有效措施。领导应组织员工加强档案管理相关法律与法规学习，明确该项工作是档案管理工作者无法推辞的责任与义务，从而在干部群众中展开多种形式的宣教活动，宣传档案管理的重要与价值。

（二） 加强管理，制定办法，狠抓制度落实。管理者应不断学习档案管理相关法律法规，对归档文件进行收集、整理，并严格按照程序对档案文件实施鉴定、归档或销毁。对于档案统一管理，以及日常保管、借阅与利用等都应制定严格制度，管理上则要严格实施，做好责任追究，档案的查阅与借阅及归档入库均要有详细的登记记录。此外，提高案卷质量可保障档案工作更加规范与标准，要求管理人员除了要解决好归档方法，便于分类与检索，同时要重视装订质量，便于规范化管理。

（三） 加强监督，分类指导，注重业务培训。当前，计算机与信息网络在档案管理中逐渐广泛应用起来，这对于管理人员有了更高的要求。基于此，加强档案管理人员的培训就十分重要，应从实际出发，采取多种形式对员工进行培训，以此提升员工的专业知识与技能，促使他们不断更新业务知识，提高业务管理能力。管理者则应加强监督，分类指导，在档案工作中要舍得投入，确保年初预算安排有经费投入，特别是档案维护、保护及抢救等所需费用应做好提前准备；此外，一些单位有条件还可添置空调、扫描仪及监视器等，提高管理水平，确保档案安全。

（四） 结合实际，创造条件，力求妥善保管。根据自身实际情况，不断创造条件，比如积极争取上级部门与财政支持，购置必备档案柜，充分做好通风、防盗、采光、防火及防潮等，确保档案利用更安全，不再出现损坏、丢失等，也确保档案信息不泄密与不失密等。这里以声像档案的管理为例简要说明，该类档案要求防火、防磁、恒温、恒湿及防震等，但以往条件普遍不符合这些要求，为此建议声像档案独立成卷，采取声像柜或者密闭铁柜等单独存放，同时严格控制库房中的湿度与温度，尽量远离磁场与光线等，此外，录像带与录音带等也要定期进行检查等，尽量延长其寿命。

（五） 全面出击，形式多样，疏通收集渠道。鉴于管理不统一，档案未能很好归档等，使得收集渠道不畅，建议全面出击，形式多样，及时疏通收集渠道。同样以声像档案为例，为了实现其收集完整，可采取必要的行政措施与物质保障处理，采取多种形式进行收集，但要结合本地区的实际情况，力求各个档案单位与区档案馆均可全面出击，真正实现多形式收集。

参考文献

[1] 陈慧玲.浅谈基层档案管理工作机制[J].兰台世界,2013(z2):146~147.

[2] 闫济远,丁怡戈.煤炭企业基层档案管理存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技,2011(30):75~76.