试论档案资料管理存在的问题及对策

文/云南省昭通市档案馆 夏会

试论档案资料管理存在的问题及对策

文/云南省昭通市档案馆 夏会

【摘要】当前档案资料管理中还存在着一系列的问题，严重影响了档案资料管理的水平。基于此，本文首先分析了当前档案资料管理存在的问题，然后再根据实际问题提出相应的解决对策。

【关键词】档案资料；管理；对策

档案资料管理的准确性、保密性和完整性，关系着个人、企业和国家的可持续发展，所以需要不断强化档案资料管理，有效提升档案资料管理水平，以便更好地为个人、企业和国家发展服务。

一、当前档案资料管理存在的问题

（一）仍然采用传统的档案管理模式，工作效率低下。目前，由于档案馆管理人员的业务素质较低，在档案管理过程中仍然采用传统的管理模式。随着社会不断发展，传统的档案管理模式已经不适应新环境发展的需要，比如说档案管理者计算机的应用水平还比较低，这样则严重制约着档案管理的工作效率；一些不规范的操作流程也严重影响着档案管理质量。由于档案管理涉及的单位较多，档案工作的标准也没有统一界定，这就造成了档案在归档的过程中出现质量和内容不统一的现象，正是这些现象给档案馆增加了压力。

（二）档案管理缺乏科学和系统性，档案资料利用率低。目前，在一些档案资料管理过程中，大部分档案管理人员对档案资料管理的重要性认识不到位，缺乏科学和系统的管理规定，从而无法将档案管理职责落实到个人，严重影响了档案管理的水平。同时，当前档案馆工作人员流动性较大，这样很容易造成档案资料归档不清楚，甚至出现丢失的现象，严重影响了档案资料的利用率。

（三）档案资料管理保密性较低，影响了档案资源的共享。在当前档案管理过程中，其资料管理形式不固定，这样便直接降低了档案管理的保密性，容易遭受侵入。同时，电子档案资料信息被人们恶意改动的可能性比纸质档案资料管理的可能性要大，从而导致电子信息化档案管理人员很难察觉到文书档案管理资料内容的变化现象。同时，档案信息在收集的过程中来源于不同的单位，这就需要档案管理人员分别对信息进行统计，这样在统计的过程中便会影响到档案资料的保密性。然而，如果为了确保档案资料信息的保密性，而不将信息共享出来，又会在一定程度上影响到档案信息的利用效率。

二、完善档案资料管理的对策

（一）加强档案信息化管理技术建设，促使档案管理更加准确。在现代社会经济快速提高的背景下，越来越多的人们认识到了档案管理资料利用的重要性，从而推动了档案管理工作的发展。同时，在现代信息技术快速发展的背景下，可以适当增加信息化档案管理资源的投入，加强档案管理基础设施建设，切实做好档案管理的基础工作。其中主要从以下几个方面入手：其一是改善档案库房条件，加强对档案进行合理的分类和处理。其二是如配备图文影像扫描、数字音像制作系统、数据库服务器、微缩系统等，充实信息化档案管理的硬件建设。其三是各个档案管理部门应该根据自身的实际情况，建立健全档案管理工作体系，在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面建立档案资源管理的先进信息技术，在档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各个环节加强有效管理，促使档案信息管理能够更加规范科学。

（二）深入认识档案管理的重要性，不断创新档案管理理念。在社会快速发展的背景下，档案坚持实行规范化管理便成为了非常重要的内容。因此，作为档案管理工作人员需要深化认识档案管理的重要性，同时，各个档案管理单位应该根据档案管理工作各个方面的实际情况，不断创新档案管理理念。实行统一的分类标准和立卷整理方法进行档案管理，为档案管理资料的安全性奠定较强的基础。同时，档案管理人员应该不断创新档案管理理念，采用先进的档案管理理念来应对新形势下档案管理工作中出现的问题，从而有效提高档案管理工作水平。

（三）制定科学合理的管理机制，提高工作人员的工作积极性。在当前档案的管理过程中，管理水平的提升不仅需要人力、物力方面的支持，同时还需要科学合理的管理机制作保障。在当前档案管理工作逐渐实现自动化和信息化的环境下，同时也对档案管理工作的效率性和准确性提出了更高的要求。在档案管理的过程中，科学合理的管理机制是做好档案管理的重要保障。在通常情况下，大部分档案管理工作人员认为自身的责任就是档案资料的搜集和整理，就算领导提出了要求，也是被动地完成任务，很少对档案管理的工作方式进行研究和创新。因此，档案管理单位应该根据实际情况，构建科学的档案管理机制，有效提高相关工作人员的工作积极性。同时，通过应用管理机制来提高工作人员的工作责任心，让其全身心地投入到档案管理工作中。其中可以通过以下几种方式：选评先进的档案管理工作人员、档案管理考核成绩与工资待遇有效结合起来等。因此，要想完善档案管理机制，还需要加强档案管理内部之间的联系，以便档案信息更好地为社会的发展服务。

参考文献：

[1] 张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014(1)：108~109.

[2] 田慧.提升档案管理服务社会能力初探[J].管理学家：学术版，2014(6)：2~2.