基层单位电子档案安全的思考

文/福建省明溪县社会管理综合治理服务中心 聂菊梅

基层单位电子档案安全的思考

文/福建省明溪县社会管理综合治理服务中心 聂菊梅

【摘要】基层档案作为社会发展的一种资料见证，在证实社会经济、文化发展历程方面具有重要的意义。本文将简要分析基层单位电子档案安全方面的内容，旨在探究如何做好基层单位档案管理工作，促进事业单位更好地发展下去。

【关键词】基层；单位；电子档案；安全

目前，我国的电子档案管理在理论及实践方面的发展都取得了一定的进步。但是由于事业单位改革体制的推进，基层单位的档案管理工作仍存在着管理效率较低、管理措施不完善等情况。发展行政事业单位的档案信息化，就是在国家有关部门的统一组织与规划下，从档案的管理活动到综合使用现代信息技术，对档案资源进行合理地处置，提供服务与管理。如何结合行政事业单位电子档案安全工作的实际状况，深入思考完善单位电子档案工作的措施，防范这些问题的存在，促进事业单位电子档案安全的发展。

一、基层单位电子档案安全管理方面存在的问题

（一）对基层单位电子档案安全管理工作的重视程度不够。

对基层单位电子档案安全管理工作的重视程度不够，是造成单位电子档案管理效率较低的根本原因。目前，虽然办公自动化已经成为一种发展趋势，但不同部门对办公自动化的应用情况也不尽相同。由于部分基层单位的部门没有明确电子档案管理的重要性，使其单位内部大量的电子文档资源被闲置。与档案管理部门实现文档数字化投入大量的资金与设备形成鲜明的对比，资源浪费非常严重。

（二）电子档案安全管理工作没有简明扼要、易于推广应用的办法。在部分基层单位的日常管理工作中，由于电子档案安全管理工作没有简明扼要、易于推广应用的办法，使其在电子档案管理工作中存在重复性工作、兼容性问题及软硬件配备不合理使用等问题，加之电子档案在创建和保管的过程中具有易篡改、易损失的特点，极易导致电子档案管理工作的安全性存在潜在的威胁。因此，电子档案安全管理工作没有实用的办法，难以确保电子档案管理工作的安全性。

（三）单位电子档案安全管理工作配备的软件较少。在办公自动化水平不断提高的过程中，单位电子档案安全管理工作配备的软件较少，也是影响其内部档案管理安全及办公自动化水平较低的重要原因之一。结合具体的实践调查结果分析可知，基层档案部门的资金较少，只能维持单位工作的正常运转，在更新计算机设备、相关电子软件方面仍存在落后的问题。现代化设备的缺少，对于确保基层单位电子档案的安全，不具有任何保障。

二、提高基层单位电子档案安全水平的策略

在基层单位的日常管理工作中，相关管理部门对电子档案管理工作的必要性与重要性认识不足，在电子档案的建立及管理中，无法有效地采取措施确保电子档案实现安全管理的目标。加之基层单位没有简明扼要、易于推广应用的办法、条例，工作人员素质较低、电子档案配备得软件极少。使基层单位档案工作不能在具体规范的指导下，合理地进行工作，导致基层单位电子档案工作管理效率较低。如何有效地解决上述问题，是发展基层单位电子档案工作的重点。

（一）提高基层单位电子档案安全管理工作的重视程度。

提高基层单位电子档案安全管理工作的重视程度，是一项非常重要的工作，需要部门领导及相关工作人员的重视与配合，才能达到目标。部门领导应针对电子档案工作的重要性，积极组织宣传活动，使基层管理人员意识到电子档案安全管理的重要性与紧迫性，努力创造实施电子档案管理的良好工作氛围。行政事业单位的档案信息数字化后，可以借助电脑实施智能化的检索进行工作，智能化的检索速度快，所检索的范围也非常广。智能化的检索为档案的储存提供了巨大的帮助，同时也可以防止由于主观原因而导致档案出现遗失的现象。加之，利用微缩摄影技术可以将大量的纸质资料或者信息缩微至非常小的缩微品中，同时把它们制作成为电子类文件，其数码影像则是借助数码相机与光磁转换来实现对影像中的信息进行高清晰处理，最终形成数据库。

（二）完善电子档案安全管理的应用规范。完善电子档案安全管理的应用规范，需要各级档案主管部门及广大档案学术研究人员的共同努力。使之可以在短时内有效地出台规范电子档案发展的标准，促进基层电子档案安全管理工作有效地开展下去。

（三）完善单位电子档案安全管理配备的软件。完善单位电子档案安全管理配备的软件，需要有关管理部门重视电子档案管理软件、光盘刻录机等设备的购进，增加更新设备的资金投入及技术管理，确保有关部门提高电子档案安全管理的水平，促进电子档案管理的信息化建设不断发展下去。

参考文献：

[1]章燕鸿.浅谈企业档案管理工作中的几点体会[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2009(09).

[2]罗永红.关于加强基层档案人才队伍建设的思考[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C],2011.

[3]陆惠玲.浅论基层单位如何做好档案管理工作[A].2009年甘肃省档案工作者年会论文集[C],2009.