试论基层单位电子档案的规范化管理

丁宁宁

[摘 要]近年来，伴随着信息技术对人类生活的渗透，电子档案正发挥着越来越重要的作用，对它的规范化管理也势在必行。本文从电子档案的管理现状入手，指出了其中存在的问题，一一分析原因，进而提出了对电子档案进行规范化管理的必要性，最后从人员、机制等方面有针对性地提出了几点可行的建议。

[关键词]电子档案；规范化管理；现状；原因；必要性

电子档案，是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值并已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。它伴随着信息技术对人类生活的渗透而产生，是档案多元化发展的产物，正发挥着越来越重要的作用，对它的规范化管理势在必行。本文试就在对已有实践回顾的基础上，对基层单位电子档案的规范化管理提出几点粗浅的建议。

一、我国目前电子档案的管理现状

1、电子档案管理的双套制。对于电子档案的管理，我国目前普遍采用的是双套制，即在获得电子文件的同时，仍然制作保留一份同样内容的纸质文件，以备不时之需。作为一项新生事物，电子档案尚处于摸索阶段，理论还不完善，各项制度也不成熟，还要通过实践来验证。因此，就目前来看，电子档案与传统档案将是一个优势互补、长期共存的局面。

2、电子档案管理还较混乱。在一些基层单位，电子文件常常只是作为过程性文件，分散保存在其形成的部门或是具体经办人的电脑中，随意处置，没有归档。有的即使归档，也只是电子数据的简单堆砌，未经系统化的整理和鉴定，管理混乱，保管措施不到位，数据丢失隐患严重。

3、电子档案管理制度缺失。电子档案有着不同于传统纸质档案的特有属性，对电子档案的管理方式也与纸质档案有所不同。比如说，为保证电子档案的长期可读性，必须保留与之相配套的软硬件系统，并定期做好备份工作，以保证电子档案的长期可读性。对于这些新特点、新要求，不少单位还没有制定专门的规章制度去规范和管理，使得电子档案的管理工作常常呈现出一种无章可循的状态。

二、电子档案管理不够规范的原因

1、现有规范无强制执行力。早在1996年，我国就出台了《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子公文归档管理暂行办法》等规范性文件，对电子文件管理提出了一系列规范性要求。但作为推荐性标准，虽有参考价值，却没有强制执行的效力。所以在常规性的档案检查中，也并未将其列入评审标准，使电子档案的管理处于失控的状态。

2、档案人员归档意识欠缺。电子文件是信息技术的产物，产生时间不长，对于不熟悉计算机操作技术的档案人员来说还很陌生。由于管理人员的知识结构尚无法满足电子文件管理的需要，故而很容易产生畏难心理。加之受到传统观念的影响，一味地侧重纸质档案的完整性，从而忽视了电子档案的重要性，使得电子文件得不到有效管理。

3、来源过于分散增加了集中管理的难度。现代化的办公环境离不开计算机，电子文档的传输、修改、储存又相当便捷，而一些文档材料的读取使用又必须依托于软硬件系统，所以从文件的起草、收发、流转到最后的整理归档等各个环节，无时无刻不在生成大量的电子文件，这些文件流转于各个职能部门之间，呈现出杂乱无序的状态，这给档案人员平时及时收集整理也增加了不小的难度。

三、电子档案规范化管理的必要性

1、有利于资料的真实有效完整。基层单位往往掌握着重要的第一手资料，其中有相当一部分以电子数据的形式存在，它们完整记录了事件处理的全过程，反映出当时的真实情况，具有很大的参考价值。但是电子文件又极易被修改、复制，且变化不留痕迹，如果不能及时收集，很可能未及归档就已丢失，或者留存的已非最初版本，失去了归档的意义。为了保证归档电子文件的真实有效完整，必须对电子档案形成的各环节进行规范化管理。

2、有利于档案的长期保存。对于那些保管期限较长甚至是永久保存的档案，为了延长档案的寿命，除对库房环境有一定要求外，有时也需要采取一定的预防性保护措施，如复制、修裱等。电子档案的存在就可以看做是对纸质版的复制，且不会占用太多的库房空间。在查阅利用档案时，也可以直接调取电子档案，进行拷贝、打印等操作，有效避免了纸质材料的二次损耗。

3、有利于档案的编研利用。档案的利用是档案的生命力所在，也是文件归档的意义所在。在档案的编研和利用过程中，电子档案有着一些传统的纸质档案所没有的优势。首先，电子档案体积小，易于携带。其次，在电子档案的移动和使用过程中，对档案制成材料的机械磨损相对较小。第三，在需要提供复制件的情况下，只要借助一定的辅助设备（如计算机的软硬件平台）即可将原始材料原样再现，省时省力。第四，在对现有档案进行编研时，电子档案也为编纂整理和排版布局工作提供了极大的便利。

四、多管齐下，实现电子档案的规范化管理

1、强化档案人员归档意识。档案人员是档案工作的主体，他们的工作态度直接决定了档案整体质量的好坏，是电子档案制度实施的前提和基础。因此，在规范电子档案的工作中，首先要做的就是提高档案管理者对电子档案重要性的认识，时刻树立档案信息意识，积极主动地对可能产生的电子文件加以收集，保证归档电子文件的完整、有序。

2、建立电子档案的长效管理机制。电子文件的归档工作尚处于摸索阶段，很多单位并没有成文的规章制度来加以明确。因此，应当在本单位现有立卷归档制度的基础上，尝试增加关于电子文件归档的条款，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序并列入相关人员的岗位职责，作为年度考核的标准。在实际运行过程中不断探索完善，逐步形成行之有效的操作规程，使电子文档的归档工作制度化、科学化、常态化。

3、加速档案从业人员的知识结构调整。电子文件载体材料的特殊性，决定了其从采集、整理、鉴定、著录直至最后归档的整个流程中，需要运用大量的现代化信息技术，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍至关重要。首先，档案人员需看到自身差距，主动学习，不断扩大知识面，更新原有知识体系，提升自己的素养，成为一名合格的档案工作者。其次，上级档案管理部门也应当加强对档案人员的业务指导和培训，比如利用好一年一次继续教育的契机，有计划、有目的地培养出更多高素质的复合型人才。

4、加强电子档案的日常保管工作。鉴于电子文件的不稳定性，在电子档案进入档案室后，应当重视后续的保养维护工作。首先要为电子档案提供一个适宜的保存环境，防止温湿度、外界磁场、机械震动等各种可能的物理和化学损害；其次，对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，并及时备份，保证电子文件在其保管期限内的可读取性。

5、建立包括电子档案在内的档案信息系统。目前，档案信息的开发利用正向着电子化、网络化发展，建立档案信息数据库，逐步实现信息资源共享将是未来档案工作发展的必然趋势。首先，应当做好档案信息的前期处理，确保现有的电子档案收录入库，提高档案信息数据库的质量，为今后的利用做好准备。其次，要有条件地配置计算机专业技术人员，利用数据备份、加密技术、防火墙技术、防病毒技术等对数据库做好日常检测与维护工作，从而保证档案信息的安全和稳定。第三，利用本单位的局域网络，积极建设档案信息资源共享平台；根据档案的保密程度和各部门的职能范围，针对不同对象设置不同的访问权限；档案利用者须先通过身份验证明确自身的权限范围，继而通过关键词检索实现电子档案的在线查询，必要时可提供全文浏览甚至下载、打印，使得对电子档案的远程利用变成可能。第四，开发档案利用的数据分析功能模块，对各类电子档案的利用主体、访问量、利用率加以统计，进行需求分析，并将相关情况及时反馈，从而不断完善电子文件的归档范围和要求，丰富室藏，为数据库的进一步优化和改进提供参考。

电子档案作为档案的一种，其保存价值和凭证作用等同于纸质档案。因此，不能将它仅仅看作是依附于纸质档案而存在，而应当赋予两者同等的地位。目前，电子档案的管理工作尚处于起步阶段，还需要从制度、人员、技术等层面加以规范，从而形成一个良性循环，使电子档案的价值能得到最大程度的体现。