浅谈重大建设项目档案工作的问题与对策

迟玉福

[摘 要]重点建设项目档案是各级政府投资主管部门组织或委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目在建设、管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。它是既是相关建设项目的组成部分，也是国家档案资源的重要组成部分。合格的项目档案真实记录了项目从立项、建设到验收的全部信息，为工程结算审计、投入使用后日常管理、改造扩建、保养维修提供重要依据。

[关键词]重大建设项目；档案管理

一、目前重大建设项目档案管理工作存在的主要问题及原因

目前，重点建设项目档案在管理仍存在档案材料缺失、未按项目进度进行整理、保管措施不到位等问题，未达到《重大建设项目档案验收办法》要求的完整、准确、系统和安全原则，严重影响了项目档案的科学管理和利用。产生这些问题的原因主要有以下几点：

（一）相关领导不够重视，职责不够明确

目建设单位（法人）对《重大建设项目档案验收办法》认识不到位，执行不严格。在重点建设项目建设过程中，部分领导重视建设进度、建设质量和安全生产等问题，相比之下，档案工作意识不高、要求不严、重视不够、参与不多。没有将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，进行同步布置、同步检查、同步考核、同步验收。个别项目建设单位（法人）存在怕麻烦心理和侥幸心理，认为多一事不如少一事，未主动向档案行政管理部门进行报告，主动接受其监督检查，邀请其参与重点建设项目的档案验收。施工单位的领导认为按期保质完成工程建设就能顺利通过工程竣工验收，履行完成施工合同。长期的侥幸心理使得他们对重点建设项目档案管理工作投入的人、财、物不够。相关领导的不重视，不仅会给重点建设项目档案齐全性和安全性带来隐患，也必将严重影响工程竣工验收和使用。

（二）项目档案人员不高

在项目档案管理过程中，较多情况下在临近竣工时抽调人员进行整理。他们来源复杂，部分参与人员没有系统经过档案业务培训，不熟悉档案专业知识，不了解重大建设项目档案的收集范围和整理规范，造成整理前档案材料收集不齐全，整理过程中不规范，整理后不达标。

二、做好重点建设项目档案的对策

（一）领导重视，建立保障机制

档案工作人员在保持埋头苦干的传统的前提下，要主动向领导汇报各级档案部门对重大建设项目档案的要求，明确项目建设单位（法人）担负的主体责任，引起领导思想上的重视，同时促成领导行动上的重视，加强对重大建设项目档案工作的支持，明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备项目专兼职档案人员，落实项目档案工作所需经费。

（二）明确职责，完善管理机制

明确相关单位职责分工。建设单位的上级主管部门对项目档案工作管理体制与设施、项目文件资料归档等工作进行监督指导，并参与项目档案验收。建设单位应当明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备项目专兼职档案人员，落实项目档案工作所需经费，报送档案验收申请报告。承建单位项目档案工作管理机构的主要职责：建立健全项目档案工作各项规章制度，收集、整理本单位形成的项目档案；对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；确保项目档案工作与项目建设同步进行，维护项目档案的完整、准确、系统。项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。

将档案工作纳入管理机制。首先，将档案工作纳入合同管理机制，建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应项项目档案的归档、整理、移交、专项验收等工作要求写入合同。其次，完善过程控制机制，重点建设项目一般具有建设时间长的特点，建立分阶段的过程控制机制十分必要，项目档案工作纳入项目建设管理程序，把档案管理的要求纳入到招标、设计、施工、监理、竣工等各个环节中去，与项目建设实行同步管理。在项目的中间验收、单项工程验收等阶段同时进行相关档案验收，及时发现问题，及时整改问题，保障重点建设项目档案的完整性、准确性和系统性。再次，建立档案业务培训机制，开展对施工、监理等参与方的管理人员、技术人员和档案管理人员的档案业务培训，帮助他们掌握档案管理的法规、标准，增强案意识、提高业务水平，从源头上控制档案质量。

（三）强化监督，健全约束机制

第一是档案行政管理部门应当建立区域内重大建设项目登记制度，掌握重点建设项目的基本情况，防止项目建设单位（法人）故意不申请项目档案验收。

第二是依法治档。档案行政部门按照相关的法律法规的授权和档案业务标准规范进行监督指导、专项执法检查。重点检查项目建设单位（法人）是否将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第三是强化验收力度，在项目竣工验收3个月之前完成项目档案验收。项目建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议，负责有关业务答疑和协助验收工作。项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况，监理单位汇报项目档案质量的审核情况，项目档案验收组检查项目档案管理体制、规章制度建设及落实，抽查项目档案，检查档案库房、设施设备及现代化管理情况，档案验收组依照《标准》，对项目档案工作情况进行综合评价，形成对项目档案的验收意见，提出整改意见。项目档案验收不合格的项目，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。不参加专项验收或复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）、施工单位、监理单位通报批评。