浅析事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策

文婉弟

[摘 要]近年来，随着计算机网络应用的普及，越来越多的文件直接在电脑上产生和传输，这种无纸化的办公方式给传统的档案管理工作带来了新的挑战，面对这种形势，如何管理好事业单位档案，成为档案信息化建设中的一个重要问题。与此同时，中国部分事业单位的档案管理制度仍然不健全，造成许多重要信息的泄露和丢失，这不仅对事业单位本身不利，也可能滋生许多其它问题，因此建立健全档案管理制度势在必行，刻不容缓。本文主要针对现阶段我国事业单位人事档案管理工作中存在的问题进行剖析并提出一些改进办法，以期对信息化的档案管理工作有所裨益。

[关键词]信息社会；事业单位；档案管理

一、事业单位人事档案管理工作现状及问题

事业单位档案管理工作是由本单位相关人员对所在单位的相关文件进行专业化的管理工作。作为档案管理人员，其职责包括：保密工作，传达工作，资料整理，档案库建立，记录上报，文件销毁及相关制度的建立等。目前，我国事业单位人事档案管理工作发展程度较低，未能达到与社会发展水平相适应的程度。通过笔者调查发现，存在如下问题严重阻碍人事档案工作的进展，现逐一列出并作浅层分析。

（一）对人事档案管理工作不够重视，且存在认识误区。长久以来，人事单位内部相当一部分人员对人事档案管理工作存在认识上的误区，认为人事档案工作仅限于抄抄写写和保管材料，只要不丢失、不泄密和能应付外调、查档就行了。因此，一部分单位常常忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到日常议事日程之中，造成了“讲起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。这种状况导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以为单位的人才队伍建设提供高质量的服务。

（二）人事档案管理制度落后，档案管理人员专业水平偏低。人事档案管理是一项繁杂琐碎但连续性极强的工作，若不能保证及时和足够的人力投入，就会导致人事档案管理的质量大打折扣。事业单位的人员编制极其有限，分配到管理部门的编制一般较少，这就造成了很多事业单位的档案管理工作由人事部门的人员兼任的情况。这种情况看似有利于人事档案的收集，因为许多人事档案的形成和传送都要经过人事部门，如职工的履历表、职称评审材料、干部任免考核材料等。但正是由于这些人员都是非专业性的，对档案收集和管理意识淡薄，致使许多应该归入档案的材料都没有及时归档，造成许多档案材料的缺失。同时，随着聘用制度的推行，人员的流动性增强，档案管理人员调换频繁，也不利于档案管理水平的提高。

（三）档案信息化程度低，流动人员档案处理不及时。在信息化社会发展进程中，人事单位的档案管理工作手段单一，对信息化的高科技设备和技术利用率低，很多重要档案只用纸质记录，传输困难，不方便使用者进行外借和查阅。另外，许多事业单位都存在“弃档”人员，也就是“人档分离”，进而造成许多档案变为“死档”，虽然有关部门已经出台了一系列解决流动人员“死档”的政策办法，但仍未能完全解决这类问题，由此产生的隐患依然存在。因此，必须深化改革，将信息化建设发展到人事档案管理工作中去，为人事档案管理提供现代化手段。

（四）人事档案管理人员服务意识薄弱，人事档案利用率低。人事档案管理，其根本目的在于有效利用。但在许多事业单位中，仍存在着重保密、轻利用的现象，档案服务意识薄弱，只能提供最基本的档案使用功能。在档案的使用过程中，存在着各种各样的问题，即便是使用，范围也很有限，利用方式也较为单一，工作常处于被动服务状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案利用价值低，功能愈加弱化，并未达到人事档案信息利用应有的状态。

二、事业单位人事档案管理工作的改进策略

（一）加强对人事档案管理工作的重视，加大对档案管理工作的投入。事业单位领导部门要从思想上入手，加强对档案管理工作基础性地位的认识，应聘请专业的档案管理人员进行档案的保管和出借，定期对本单位的档案管理工作进行指导和监督，加大资金的投入以改善档案管理工作所需的软硬件设施。

（二）培养高素质人才队伍，不断提高档案管理人员素质。人事档案理工作是一项政策性和业务性较强的工作，随着事业单位人事制度改革的不断前进和各项工作的不断深入，人事档案管理需要各种高素质、高学历的复合型人才。人事档案部分必须建设一支具有较高管理水平和较高工作效率的档案管理人才队伍；培养一批具有较强实际操作能力的档案技术能手。事业单位还需对档案管理人员进行定期定质定量的专业培训，提高其专业技能和个人素质。此外，档案管理人员也须在档案的管理工作中及时的总结经验，改进管理的技术和方法。

（三）加深档案管理体制改革，加强档案管理的信息化建设。人事档案管理机构整合档案及其资源信息，使档案及其信息资源真正得以保管和开发，以实现统一管理。各级部门应从传统的管理中跳脱出来，大力推动人事档案管理工作的顺利进行，这也适应了市场经济条件下政府职能转变的需要。实现人事档案管理现代化，是人事档案管理与服务的迫切需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。

三、结语

人事档案源于人事管理活动。自官吏选拔制度实施开始，人事档案就已经同步开始发展，经过日积月累，其数量和种类逐步扩展。为适应我国现代化建设的节奏和步伐，人事档案管理应以深化改革为核心，积极组织工作创新，提高人事档案管理的工作质量和服务水平。在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式。笔者认为，这种社会化的开放式管理模式必将能更好地服务社会。

参考文献：

[1]刘金莲.机关事业单位档案管理工作[M].北京：中华书局，2006.

[2]程永宁.机关事业单位档案管理[M].合肥：黄山书社，2006.