试论电子政务与电子档案管理相互依托的关系

于涛

[摘 要]运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。随着电子政务的实施与运用，电子档案被越来越多的存储和应用。现试论电子政务与电子档案两者之间的关系。

[关键词]电子政务；电子档案管理；必然联系

在网络飞速发展的今天，各级政府部门利用计算机处理政务已相当普遍，这就出现了电子政务。电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。从长远来看，电子政务的根本意义并不在于其表现形式，而在于其能否为公众提供实用的信息和服务。电子政务的功能不能仅仅停留在发布与政府有关的静态信息上，而要最终实现政府信息资源与社会信息资源的无缝集成，从而使政府真正实现办公自动化、管理信息化和决策科学化的新型管理模式。然而，从我国目前情况看，电子政务信息资源普遍存在着信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等方面的问题。另一方面，作为一种重要的原生性资源，档案信息资源的建设却长期不为社会所重视。因此，实施档案信息资源与电子政务信息资源的合作开发，共建我国高水平的基础信息资源库，是电子政务信息资源建设的合理途径与方法。

一、电子政务与电子档案及之间的必然联系性

电子政务与电子档案管理之间存在着密切联系，同时决定了电子政务与电子档案相互依托的关系。

1.电子政务与电子档案的定义

电子政务是指运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。

电子档案是指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件。

2.两者之间的必然联系性

档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。电子政务信息按来源可以分为两大部分：第一部分是传统政府部门在政务管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，包括各级政府颁布的法律法规、政策、各种统计信息等；第二部分主要是在电子政务环境下政府部门在各种政务活动中形成的各种电子化、数字化政务信息。由此可见，政府部门是电子档案的重要形成者，政务电子信息是电子档案的重要来源，经过鉴定具有保存价值的电子政务信息就会转化为电子档案。因此，两者之间是密切联系的两个主体，两者的联系是必然选择。

二、电子政务下的电子档案管理

1.要进一步解放思想，与时俱进，营造电子档案管理与电子政务的同步发展的良好环境

各级政府机关档案管理部门要敢于参与，积极主动争取参加到本部门的电子政务建设中，为电子政务与电子档案合作献计献策。因此，1要树立创新意识，按电子政务建设的程序有规律地介入其中，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成运转、留存与开发设计原则；二树立市公众意识，坚持以政府信息公开位原则，以不公开位例外，满足社会需求的政府行为；三树立学习意识，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，今早实现电子政务更广范围内的使用。

2.对电子政务文件实行前段控制

电子文件有易改性、易逝性等特点，如果还按照过去的样子，展昭文件的存档顺序按部就班的管理电子档案，那电子档案的真实性就无法保证了，电子文件的流失也是不可避免的，不且还会造成部分重复工作。因为电子文件在归档之前就有可能已被改动，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时就已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，政务工作中的电子文档必须贯彻“前段控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。

三、关于电子政务与电子档案管理关系的思考

从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：

1.电子政务是电子档案管理的源头；电子档案管理是电子政务的效率所在。

2.电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。

所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案之间是必然联系的不可分割的。由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。而从电子档案管理角度讲：档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；档案标准的制定应能适应电子政务的需要。

笔者认为电子政务是一个系统工程，它的蓬勃兴起，对于电子档案管理来说既是挑战又是机遇。为了面对挑战，抓住机遇，我们应该从理论与实践上，从观念与职能上，从标准与规范上积极创造与电子政务建设相适应的条件与环境，培养既懂电子档案又懂电子政务的新的复合性人才，积极参电子政务与档案管理建设。因为，保管好电子档案，保存人类遗产，这既是我们档案工作人员在数字化的信息时代所肩负的新的历史使命，又是当前我们档案管理者急需承担的任务。