信息化环境下医疗档案 的安全管理对策

刘瑛

随着社会经济和科学技术的发展，特别是信息技术的发展，各种载体的医院档案大量涌现，给医院档案的安全管理带来了隐患。国家档案局局长杨冬全指出：“档案安全始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全，是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任”。可见档案安全在档案管理工作中的重要性，为此现就基于信息化环境下如何构建医院档案安全管理对策谈一下自己的看法。

一、建立并完善档案安全工作规章制度，为医院档案安全提供必要的制度保障

建立并完善医院档案管理规章制度，加强对医院档案规章制度执行情况的监督检查，建立起长效机制，确保规章制度落到实处。一手抓建章立制、一手抓贯彻落实，同时在制度的制定和执行两个方面下工夫。完善医院数字档案信息安全制度，认真做好医院档案信息化建设过程中的信息安全保障工作。医院档案数字档案信息的安全保障工作，应当从设备、网络、系统、数据等各个方面、各个环节加强安全管理，以完备的防范体系来保证医院数字档案信息万无一失。电子文件是一种易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失的信息，特别是它还是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，必须在不断攻克相关关键技术的同时，建立完善的管理制度和规程，才能解决好电子文件的保真、保密、保存、保读取等巨大难题。

二、加强档案安全的设施建设，为医院档案安全提供必要的硬件保障

档案库馆是保障档案安全的重要屏障，加强档案安全相关基础设施建设，改善档案保管条件，是档案安全的基本保证。为此，要创造档案安全的环境，确保档案实体安全。近年，频发的自然与人为灾害，给人类社会带来巨大损失，提升了社会对档案管理的安全意识。如何防灾减灾，避免和最大限度地减少档案资源损失，成为档案安全管理的现实课题。在医院档案馆库的建设过程中，应高度重视抗震、抗灾、防火等方面的刚性要求。充分考虑坚固、安全、环保、实用等因素，严格按照国家《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，把档案馆库建设好，筑起保障档案安全的坚固防线；选用安全的档案装具。档案装具首先要考虑档案安全，多年的实践证明，档案多节柜是最有利于档案安全的装具。存放音像、电子档案要有防磁柜。温湿度控制，保证温湿度在不损害档案的安全范围内。；另外，增加投入，按照国家的新要求，档案馆有关视频监控、门禁、火灾报警、消防、温湿度监控、计算机安全等系统的建设，是档案安全保障体系基础设施建设的重要内容。

三、加强档案管理安全技术研究与应用，为医院档案安全提供必要的技术保障

从国家层面整体谋划并实施国家核心档案信息资源安全战略。充分结合医院档案工作实际，加强医院档案防灾减灾策略、医院数字档案信息安全保障策略、？医院受损档案抢救修复技术方法、医院电子文件真实性保证和长久保存方法、医院突发事件档案安全应对措施等关键理论和技术方法的研究，不断提高医院档案安全的理论支撑和技术保障能力。抓紧研究制定医院档案安全科研规划，将有利于从宏观上加强对医院档案安全的组织和统筹协调，推进医院档案安全保障技术研究工作规范、快速、有序地发展。采取有效措施推进医院档案安全保障相关新技术、新设备、新方法的推广应用，促进医院档案安全保障能力快速提升；维护网络安全，为医院数字化档案管理建设安全可靠的环境。选用可靠的操作系统，并对操作系统进行安全配置。在网络服务功能中，要加强用户合法性的认证环节，严格限制登录者的操作权限；保证医院电子档案的真实性和有效性，必须保证医院电子档案和纸质档案的归档同步进行。目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也因目前技术手段难以实现档案的原始性和真实性，解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。保证电子档案真实有效性有所依据，实现电子档案利用便利和实体档案有效性的互补；做好医院档案的备份工作。对医院重要的档案和电子文件实行异地备份，对其中的重要电子文件还要实行异质备份，以确保医院档案信息资源的绝对安全和电子文件的长期可读。异地异质备份是医院档案部门有效应对突发事件和自然灾害，确保医院档案完整、安全和保密的重要措施和有效途径，也是目前条件下确保医院电子文件信息绝对安全的最根本措施。

四、加强档案管理人员的技能培训，为医院档案管理安全提供必要的人才保障

社会经济和科学技术的飞速发展，档案信息化建设的推进和档案事业的发展，对医院档案管理人员的要求越来越高。提高医院档案管理人员的整体素质、增强医院档案的安全保障能力，是医院档案管理部门一项重要而紧迫的任务。通过对医院档案管理人员开展经常性的安全教育和学习培训，培养和强化医院档案信息安全意识、防范意识和保密责任意识。学习借鉴国内外档案信息安全保障的最新成果，普及档案信息安全保障基本知识与技能，培养造就一支责任意识强、掌握现代科技知识和专业技能的医院档案干部队伍，为医院档案信息安全提供必要的人才保障。