关于在青藏铁路建设项目声像档案中的数码照片档案管理的几点做法

梁宏侠

[摘 要]青藏铁路开通运营五年来，青藏铁路工程项目声像档案作为一种看的见，听的到的档案信息资源产生于实践，应用于实践，在运用管理中具有不可替代的作用。

[关键词]声像档案；数码照片；管理；几点做法

随着青藏铁路格拉段投入运营五年以来，管好用好世界一流高原铁路实现运营管理创世界一流水平是我们的工作目标。青藏铁路建设项目声像档案的齐全、完整、准确系统地保存下来，在实现青藏铁路运营管理创世界一流水平目标的过程中不断发挥着重要作用。

青藏铁路格拉段建设项目声像档案信息是直接记述青藏铁路建设过程的真实记录，可以说是管好用好青藏铁路建设项目档案的重要组成部分。为管好用好青藏铁路，实现“安全持续稳定，运输畅通无阻，服务优质高效，环保全面达标”的目标而科学决策提供了重要依据。公司利用工程竣工声像档案建立健全了青藏铁路格拉段线路、桥隧、路基等设备图表，为今后养护维修这条线路提供了详实的图文资料，并为及时掌握青藏铁路格拉段多年冻土路基地段的观测和整治提供了重要依据。

数码照片是声像档案的重要组成部分，是看的见的施工过程的真实记录，是在工程施工过程中运用声像技术来记录施工情况的一种手段。是在铁路建设、运营、维护、管理等方面发挥着重要的作用。我们做到了数码照片档案的收集与建设项目工程施工档案同步进行，并由施工单位按施工标段，根据《声像档案管理办法》规定组卷、移交，全线共接收28卷照片档案和116张光盘的数码照片档案。

结合公司在青藏铁路建设项目档案管理工作实践中，就声像档案中的数码照片档案收集、分类、整理、管理等方面谈几点认识和体会。

一、正确认识把握数码照片档案的特点

数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的静态图像文件。

数码照片与传统照片相比，具有许多优势。除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还有以下特点：

1.存储久、质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。

2.连接快，应用广泛。数码照片可以在自已的数码相机和计算机上显示、浏览、处理、还可以与打印机、刻录机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接，通过网上发布，从而扩展了应用范围。鉴于此，公司从实际工作需要出发，给档案室配备了数码照像机、计算机、扫描仪、移动硬盘等设备，完善了收集、检查、移交数码照片的必要技术设备。数码照片档案是档案信息资源的重要组成部分，对数码照片档案的有效、规范管理是关系到企业档案信息资源完整的重要保证。因此，加强数码照片档案管理，实现其统一的规范管理是十分必要的。

二、注重数码照片档案的收集、完善日常管理制度

青藏铁路举世瞩目，其工程难度高、影响大，所产生的一切影像资料，具有十分广泛的利用价值，特别是对一些工程开工、铺通线路、重点工程、领导视察等形成的数码照片和影像资料更具有不可替代的保存价值。因此，青藏铁路开工后，公司档案部门会同工程部门根据数码照片的特点，制订了具体归档范围及标准。对工程建设和科研技术改造项目的设计、开工、施工、竣工、创优过程中形成重要照片档案和工程开工、铺通、开通典礼、领导视察施工现场、重大事故现场、获得鲁班奖等综合性照片档案收集齐全后，按施工标段数码照片移交归档。移交时要求数码照片以JPEG、TIFF、JPG为通用格式，拍摄数码照片的像素数应在300万像素以上，综合性照片还需要有纸质照片，文字说明三者齐全并做到内容相符，数码照片可通过网络，U盘、光盘等形式多样各种载体移交，移交归档时档案室对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由审核人签署审核意见。

数码照片由于复制方便，操作简单，收集容易，拷贝即可，不及时收集管理很容易散失，因此，要求参建各单位要指定专人负责数码照片的收集、管理，并制定灵活的方式实行定时收集及时汇总，等待工程竣工后统一移交的归档制度，以便在档案部门的统一协调下，完成整个建设项目的数码照片的形成、积累、归档和保管等工作。

三、数码照片档案的分类与编号

1、数码照片的分类。在整理数码照片前，首先进行反复筛选、鉴定，对于没有归档价值的或重复的数码照片进行剔除，一般反映同一场景、同一内容的数码照片只收存一张。归档的每张数码照片都要按《铁路声像档案管理暂行办法》的规定确定保管期限，保管期限的划分参照纸质照片档案，数码照片要按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个根目录文件夹，子目录文件夹下按照永久、长期及相关内容存放数码照片文件。

2、数码照片的编号。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间（或重要程度）先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切（如同一次会议、活动、事件的）数码照片应排列在一起。编号的过程也是同时对收集来的数码照片进行排序更名的过程。数码照片编号的结构是：档案种类代号、分类代号、属类代号和照片流水号四级。将照片档案分类、整理后，编写档案号加以固定，使之便于检索和利用。

3、编写文字说明。数码照片档案所表现的形象只是事件的瞬间与片断，它所反映的内容有一定的局限性，必须依据文字说明来补充。就是用简要文字概括地揭示每张照片所反映的全部信息，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六个要素。文字说明即照片说明卡以照片的自然张为单元编写，每一张照片都要有文字说明（照片说明卡），一组内容联系密切的照片还要编写总说明。

4、数码照片整理及编制目录。数码照片在归档整理时应区分工程项目各专业施工过程照片和综合性照片，工程项目施工照片按竣工里程前后顺序和形成的年度、专业分别整理，综合性数码照片按年度、事由整理，一组内容联系的照片组成一个保管单位，并按照时间顺序进行排列，并根据部颁《铁路声像档案管理暂行办法》相关内容规定编写档案号（即：种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号）。

编写数码照片档案目录的目的是为利用者提供简捷地查阅照片档案的信息途径。因此，编写照片档案目录应简明扼要地反映每张照片的具体内容，包括地点、人物、事由等要素，纸质照片整理时和数码照片目录相一致。对于综合性数码照片归档编写目录时注明对应纸质照片的档案号，实现照片档案的统一管理与检索，达到查找方便的目的。照片档案目录一般常用的有卷内目录和案卷目录。卷内目录包括照片号|底片号、题名、摄制时间、所在页位、备注等项目。案卷目录包括档案号、标题、年度、照片、底片张数、保管期限、形成单位、密级等项目。

四、数码照片档案移交归档要求

1、要保持数码照片的原始性。由于数码照片具有可修改性，因此作为档案来保管的数据必须是原始数据，不能是修改过的数据。

2、数码照片的数据处理格式应统一或转换成TIFF、JPEG、JPG格式，确保照片数据不丢失方便利用。

3、数码照片刻入光盘存储。数码照片按纸质照片整理顺序进行刻盘，并将数码照片顺序号、文字说明、光盘号等信息一起刻入光盘，以便检索利用。同时也可以将数码照片冲洗成纸质照片，按照纸质照片的整理规则进行整理和保管，注意纸质照片编码顺序与数码照片编码顺序相一致，并做好检索工具的相互参照。

五、数码照片保管方法和条件

数码照片档案光盘是一种特种载体档案。为得到更有效妥善保管，必须制定保管条件和规范保管方法。为保证光盘刻录的质量，确保光盘及其数码照片信息长期保存下来，数码照片档案保管必须注意以下几点：

一是注意选用品牌质量好的刻录光盘，并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录，这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确。

二是鉴于墨水等书写材料可能存在有损害光盘的溶剂，铅笔的石墨会影响光盘的阅读，所以不能将带液体书写工具直接写在光盘表面，以免化学物质渗透光盘的保护层损害光盘数据层。必须将写好光盘的标签粘贴在光盘包装上，不能直接在光盘上粘贴标记。

三是存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-18℃，相对湿度应控制在35%-45%，以减缓光盘退化，并防止霉菌滋生。

四是注意操作规范化。如触摸光盘时应带无纺棉质手套，裸手手指不应触到光盘的反射面。

五是认真做好数码照片档案读取设备的维护和检查。光盘存储的数码照片档案信息只能通过计算机处理和阅读，这就要求档案管理部门对有关计算机等设备和软件使用情况，更新情况及时进行登记。如果读取设备或软件过时了，光盘存贮的信息要及时复制和迁移。

综上所述，我们在青藏铁路建设项目数码照片档案的收集、整理、保管工作方面做了一点工作，还很不成熟和完善，需要在今后实践中不断完善提高公司档案管理的水平，能够最大限度地提供利用服务，以保证更好的为高原铁路实现运营管理创世界一流水平的工作目标服务好。