商务英语信函写作中的语用原则

杨 冰 李海红

（辽宁对外经贸学院，大连 116052）

商务英语信函写作中的语用原则

杨 冰 李海红

（辽宁对外经贸学院，大连 116052）

本文在概述语用原则和商务英语信函写作原则的基础上，指出了在商务英语信函写作中，合作原则和礼貌原则发挥的重要作用，希望能够在信函写作的指导上提供一些帮助。

商务英语信函 语用原则 合作原则 礼貌原则

在国际贸易活动中，贸易双方往往彼此相距甚远，经常性的面对面的对相关合作事宜进行洽谈几乎是零可能性，因此，书信成为了商务交际中的一种重要的交流方式，商务人士通常通过互通信函的方式进行沟通，以达到意见一致，最后成功的完成交易。在这个过程中，商务英语信函写的漂亮与否，将会对交易是否成功达成起着重要的影响作用，因此，在信函写作中，要求笔者必须具备良好的商务英语信函写作基础，并且要严格遵循语用原则，以确保商务英语信函的内容能够完整、准确的传递给收信方，从而发挥出最佳的效果，使交际能够成功的被实现。

一、商务英语信函写作与语用原则

商务英语信函写作是通过对语言文字的使用来表达他们的目的和想法，把日常商务活动作为表述的根本依据，通过书信的形式来互相交换信息的一种实践性质的活动。在科技高度发展的今天，商务英语信函作为国际交际中一种重要的媒介方式，在商务交际中发挥着不可小觑的作用。因此，在信函写作中，要求笔者必须具备良好的商务英语信函写作基础，具备一定的商务知识底蕴，并且要严格遵循语用原则。

语用原则中包含合作原则和礼貌原则。Grice——美国语言哲学家，他提出，在商务交际过程中，交际双方都是以成功达成交易为目的进行谈判的，因此，为了实现这一共同目的，交际双方必须遵守一些准则，例如准确，清晰等等，后来，他通过仔细的研究，最后提出了合作原则。合作原则包括四个准则，即质的准则（Quality maxim）、量的准则（Quantity maxim）、关系准则（Relation maxim）和方式准则（Manner maxim）。质的准则要求商务英语信函的内容要正确，符合实际的情况，不得有虚假的信息或话语；量的准则要求在商务英语信函写作中，要尽可能少的使用文字，文字不应太多也不能不足，前提是一定要保证所需信息全部被传达；关系准则要求商务英语信函各个段落的内容之间要有联系，并且关于同一商务沟通的信函之间要用一定的关联词等进行衔接；方式准则要求在商务英语信函写作中，信函内容要表达清晰，避免语义的晦涩难懂和歧义。Grice提出合作原则后，Leech——英国语言学家，他觉得Grice提出的合作原则还不够完整，因此，他通过研究，随后提出了礼貌原则，对Grice的合作原则进行了发展和补充。礼貌原则包括六个准则，即策略准则（Tact maxim）、宽容准则（Tolerance maxim）、赞誉准则（Approbation maxim）、谦虚准则（Modesty maxim）、一致准则（Agreement maxim）和同情准则（Sympathy maxim）。策略准则就是说，使他人受益最大化，受损最小化；宽容准则，即遇事多包容对方，避免激化矛盾；赞誉准则，即尽力夸赞别人，尽量避免对他人的贬损；谦虚准则，尽量减少对自己的赞扬，多贬损自己；一致准则，即尽力减少双方的分歧，增加与他人的一致；同情准则，即尽力减少双方的反感，增加双方的同情。

二、商务英语信函写作中对语用原则的应用

（一）合作原则

1、质的准则

质的准则指商务英语信函一定要有“质量”，即信函的内容一定要准确无误，甚至一个小数点的错误都有可能给公司带来巨大的损失，因此，信函的内容不能出现丝毫的差错，否则将会给双方造成不可想象的影响和损失，甚至导致交易的失败，影响公司在业界的形象。

例1. We have received your e-mail and are glad to inform you that an L/C regarding 2MT of Green Tea Extract, 2000 Porcelain Tea Sets for the amount of $53,000 in your favor has been opened today through Barclays Bank PLC.

在例1的商务英语信函中，在价格的表达上出现了明显的错误，实际价格应该为530，000，由于小数点点错位，造成了严重的失误，这将可能会给公司造成巨大的经济损失。

量的准则主要指对文字的使用量尽量要少，但是一定要保证所需信息全部被传达，信函中传递的信息量要适宜，既不能太多，也不能太少。信息量过多，太啰唆，在信函中，如果用大量的语句去表达一个意思，会影响交际对方对信函的主要信息的掌握，并浪费了自己和对方的宝贵时间；信息量不足，交易对方就不能很好地了解你所要表达的意思。

例2. Dear Mr./ Ms.

I’m sorry to say that our worker had mistaken the address about your home, so that he didn’t arrive your home in the time we promised before, and couldn’trepair TV for you, I have to apologize for this again.

在例2的商务英语信函中，用太多的语句去解释错误造成的原因，而没有提出解决的反感。我们可以设想一下，如果我们是客户，在遇到这种事情时，我们可能会对工作人员的错误表现出一些不满的情绪，但是我们更多的会是想知道解决问题的办法，因此，信函中应该增加更多解决问题的办法。

2、关系准则

关系准则主要指商务英语信函中各个段落之间的内容要有联系，以及在同一交易过程中来往的信函内容之间要有一个衔接，这样可以方便读信方更快的了解这是有关哪项商务谈判的信函，为对方提供了便利。同一信函中的各个段落之间的内容也要有过渡，不能东一榔头西一扫帚，让人摸不着头脑。涉及同一交易的信函，我们在写作时，可以在信函的开头部分使用一些关联词或提示信息。

例3. We are in receipt of your counteroffer of May 19 and have the pleasure of confirming our acceptance of it.

在例3的商务英语信函中，开头部分使用的日期就起到了很好地与上一封信函内容进行衔接的作用，方便了交际对方确立此封信函与哪些信函是同一商务交际中的。

3、方式准则

方式准则主要指在商务交际过程中，商务英语信函的内容一定要表达清晰，避免语义的晦涩难懂和歧义，造成对方的理解错误，一定要使用正规的，便于交际对方去理解的语言，以促进双方交易的成功达成。

例4. Now, we offer you 200 kg wire nails for prompt shipment at ¥6500 perkilogramCIFC2 Birmingham.

在例4的信函中，有个明显的错误，就是地名的含糊不清。在美国和英国都有“Birmingham”这个城市，因此，装运的价格也会因为不同国家运费的不同而有很大的差距，这一严重失误就有可能导致双方的交易以失败告终。

（二）礼貌原则

1、策略准则

策略准则指的是在商务谈判过程中，在信函的表述上一定要体现出你是站在对方的立场上，在为对方考虑，并且使交易对方获得最大的利益，使对方的受损最小化。在商务英语信函写作中，要多站在交际对方的立场看问题，了解对方的需求，这样才会更好的促进双方的贸易往来。

2、宽容准则

宽容准则指的是在商务谈判过程中，要尽量的表现出宽容大度的一面，在出现矛盾时，要用宽容的态度去解决问题。在商务谈判过程中，出现矛盾是在所难免的，关键在于我们如何去解决这些问题。即使遇到对方蛮横，不讲道理的情况，也要避免与对方发生口角，否则将会激化矛盾，甚至导致交易失败。无论对方如何，我们都要以礼相待，表现出我们的宽容大度，以大局为重，在不违背自己原则的基础上，小事则睁一只眼闭一只眼。

3、赞誉准则

赞誉准则指的是尽量多赞誉别人，减少对他人的贬损。在商务交际中，对交际对方进行适当的赞赏是必不可少的，这样可以使对方感到心情舒畅，更加有利于日后的贸易往来。最重要的一点是对交际对方的赞赏必须是真诚的，不能虚假，否则反倒会使对方觉得没有诚意。

4、谦虚准则

谦虚准则指的是尽量不要对自己进行过多的夸赞，要谦虚一点，多检讨自己的不足。我们都知道，在日常商务交际中，商家往往都会对自己的产品等大加夸赞，以贬低同行的商品来突显自己商品的优点。事实上，在正规的商务活动中，应该谦虚一点，要实事求是，不能对自己的产品等进行不符合实际情况的夸赞。

5、一致准则

一致准则指的是要尽量减少与交际对方意见的不一致，更多的创造出与对方的一致意见。任何事情都有双面性，一面是积极的、美好的，一面是消极的、糟糕的，因此，在商务交际过程中，应该尽力强化积极的一面，淡化消极的一面。在商务交际过程中，出现意见不一致是不可避免的，但是如果处理得当，这些分歧并不会影响交易的进行。

6、同情准则

同情准则指的是要尽量减少交际对方对自己的排斥，尽力增加交际对方对自己的好感以及同情。在商务谈判中，要尽力避免因自己的疏忽对交际对方造成消极影响，例如在商务英语信函中，对日期表达错误，如果已经造成错误，一定要向对方致以诚挚的歉意，并尽力弥补自己的过错，提出可行的补救方案。

三、结语

在国际贸易活动中，一定要注意交际的方式，减少双方的矛盾，促进良好的贸易往来关系的形成，使交易顺利进行。在商业高度发达的现代社会，商务英语信函作为一种重要的商务交流的媒介，一定要高度重视对其每一字每一句的运用，同时必须遵循语用原则。进行信函写作的同时，一定要对信息表达顺畅，信函内容、格式、语法的使用、以及对词语的选择一定要尽力做到正确无误，并且要严格遵守合作原则和礼貌原则，否则很可能会对交易的成功达成造成影响。在商务谈判过程中，一封完美的商务英语信函可能就会促使一笔交易的顺利达成，因此，在信函写作过程中，一定要赋予其百分之百的注意。

[1]周瑞琪．语用原则在商务英语信函写作中的运用[J]．广东外语外贸大学学报．2007(1)．

[2]金丽红．语用原则在商务英语信函中的应用[J]．商务必读．2012(11)．

[3]徐小丽．语用原则在商务英语信函中的运用研究[J]．兰州教育学院学报．2013(7)．

[4]王宁．语用原则指导下的商务英语写作探析[J]．开封大学学报．2013(12)．

[5]梅庭军．合作原则在商务英语信函写作中的运用[J]．考试周刊．2012(8)．

杨冰（1993-），女，辽宁辽阳人，辽宁对外经贸学院12级商务英语1班，学生，研究方向：商务英语；李海红（1975-），女，山东海阳人，辽宁对外经贸学院教授，硕士，研究方向：应用语言学。