企业历史档案数字化的意义及外包工作风险研究

文/成都城市燃气有限责任公司　王锁兰

企业历史档案数字化的意义及外包工作风险研究

文/成都城市燃气有限责任公司王锁兰

本文结合我国企业历史档案实施数字化管理的意义，简单阐述在对档案进行外包过程中存在的工作风险，并找到有效的对策防御风险，保管好企业的历史档案。

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历史档案的数字化管理是现代化建设和科学技术飞速发展的产物，顾名思义，所谓的数字化就是指在对企业档案进行搜集、整理的过程中，要利用计算机技术的优势，将声、光、电等信号转化为数字信息，并把语言、文字、图像进行编码转换，以电子资料的形式保存下来。但是，由于目前我国企业档案信息资料的增多和工作难度的加大，使得很多企业不得不将一部分工作外包给其他企业，这样就会存在一定的潜在风险，不利于档案信息的完整保存，甚至有可能导致资料泄密。针对这样的现象，我国企业一定要在开展数字化档案管理的同时，做好信息保密工作，将外包风险降低到最小，提高档案保存的安全性。

一、企业历史档案数字化的意义

第一，有利于避免原档案受到损害。企业的历史档案基本上都保留了较长的时间，纸质档案随着时间的流逝，极易造成损坏，出现字迹模糊、辨认不清、纸张发黄、虫子侵蚀等现象。实施数字化档案管理，能够将重要的历史资料以电子档的形式保存下来，从而避免原件档案的丢失，更好地保存好企业的历史资料。

第二，是适应社会信息发展的必然趋势。目前，人类的文明程度逐渐加深，信息化时代已经到来，档案的数字化管理是适应现代化技术发展的新形势。它能够实施自动化办公管理，实现无纸化资料管控，将大量的信息以电子化的样式保留下来，进而满足时代进步的新要求。

第三，有助于提高档案管理的水平，减小工作量。对企业的历史档案开展数字化管理，不仅能够更好地保留原件，避免信息的丢失，还可以减小工作量，提高工作效率。利用数字化管理系统，可以实现对信息的快速检索和查阅，精确地查找想要获取的信息，大大节约了工作时消耗的人力、物力和财力。

二、企业历史档案外包工作存在的风险

开展数字化档案信息管理是现代化技术发展的必然趋势，它能够极大地降低工作的强度和力度，提高工作效率。但是由于数字化对技术水平要求较高，使得很多企业不得不将一部分业务外包出去，这就存在着很大的工作风险，具体而言主要有以下几个方面：

（一）档案外包对档案管理部门造成的风险。档案管理部门承担着管理档案的艰巨任务，但是如若相关人员过份依赖外包公司，自身的档案数字化技术不过硬，就存在着受控于人的危害。将一定的工作外包出去，目的是要减小工作量，改变工作现状，提升工作效率。然而，当外包工作过大，企业自身的数字化水平不高的时候，往往会将企业最重要的信息资料和档案也外包出去，引起重要信息的丢失。与此同时，企业数字化设备落后，系统软件的升级也会受到阻碍，不利于日常工作的维护，使得档案管理部门成为摆设。

（二）外包企业的管理不力可能使得档案在外包中遭受损失。企业档案工作开展外包必须要选择合适的企业承接工作，但是目前市场上的外包公司数量过多，真正能够保证高质量、高水平服务的却较少。企业在将历史档案外包的过程中，如果没有选择好企业，只是草草地签了一个协议，不仅不利于保护好档案信息，还会造成外包工作的失败，引发工作风险。

三、历史档案数字化外包工作的应对措施

根据企业历史档案在外包过程中存在的风险，我国相关单位一定要做好严格的把控，以积极的态度完善工作质量。

首先，企业在选取外包公司的时候要慎重。外包商一定要具有承担工作的经验，技术水平要达标，且取得过工作资质。另外。档案资料在外包前还要组织团队进行分析，找专家听取意见，对外包商的能力、技术开展审核，选择信誉好的公司承接工作。

其次，企业要与外包商签订工作协议。在协议内部细化工作的具体方法和内容，并提前说明外包工作失败要承担的赔偿义务，使其具有法律效力，以更好地保管档案信息和资料。

最后，在外包工作开展过程中还要加强监督和管理。企业要健全符合档案数字化项目管理的实际规范，完善档案数字化项目安全保障体系，定期派人去监督外包工作的进展情况，进而做好安全防护管理，提高工作质量。

四、结束语

总而言之，企业历史档案是最重要的信息资源，它能够减小工作量，提高工作效率，加快检索和查询的速度。但是档案在外包工作中却容易造成信息的丢失，不利于企业数字化硬件设备的升级。对此，各大企业一定要做好外包工作，选取合适的外包商，对其开展评定，并在工作中加强监管，从而避免外包风险，切实管理好企业的历史档案。

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