研究生学位档案管理现状及精细化管理的思考

文/济宁医学院附属医院　李钰铭

研究生学位档案管理现状及精细化管理的思考

文/济宁医学院附属医院李钰铭

本文从精细化管理的角度探讨了研究生学位档案的日常管理，旨在进一步促进研究生学位档案管理工作的水平。

研究生；学位档案；精细化管理

研究生教育是高层次知识结构人才的培养，在研究生教育、培养过程中形成的研究生学位档案是研究生学习、科研和实践活动的真实记载，是具有保存价值的重要历史资料，记载并反映了导师和研究生之间教与学活动的学术思想、学术水平和学术成果，同时也反映了研究生管理部门的管理情况和管理水平。因此，研究生学位档案管理作为各高等院校档案管理工作的重要组成部分也越来越受到重视，加强研究生学位档案的管理具有十分现实的意义。

一、研究生学位档案的内容和特点

（一）研究生学位档案的内容。要做好研究生学位档案的管理和利用，首先要明确研究生学位档案的内容。研究生学位档案主要是指培养和学位授予等活动中形成的具有保存和利用价值的的文字、图表、照片、声像等文件材料，涵盖了研究生培养的整个过程，能够比较客观地反映高等院校研究生培养的能力、水平和最终结果。具体包括：研究生学籍信息表、培养计划书、开题报告书、中期考核报告、必修环节记录（包括参加学术活动手册、科研实践、社会实践报告等）、成绩单（包括学位课、选修课和专业课考试成绩）、学位论文评阅及答辩产生的一系列材料以及在学期间取得的科研成果（包括正式见刊的学术论文、著作、专利、获奖等）和最终版学位论文等等。

（二）研究生学位档案的特点。1.个性化。学位档案是以每个研究生个体为单位单独立卷，是研究生在学期间整个培养过程的真实记录和教育结晶，与每个研究生的学习、科研密不可分，反映了研究生个人的综合素质，对研究生本人求职、深造具有凭证价值。2.广泛性和多样性。研究生学位档案记录了研究生从入学到授予学位的全过程，涉及研究生、指导教师、教研室、论文评阅人、答辩委员会、学位评定委员会和各级研究生管理部门等，需要多方面的合作才能完成，可见其来源及形成既广泛又复杂。由于学位档案的内容涉及面广，档案中既有文字材料，又有表格、照片、影像材料；既有纸质版材料，也有电子版材料，且各自具有不同的特点和要求，从而使得学位档案的内容和形式也是多样性的。3.阶段性和连续性。研究生从入学到最后获得学位，需要经过学位课程的集中学习、参加临床教学实习、社会实践、实施科研课题、完成学位论文及论文答辩、学位申请等多个阶段。每一阶段都随之产生相应的学位档案材料，每一阶段形成的档案材料又是相互联系的，贯穿于研究生培养和学位授予的全过程，反映了研究生专业基础理论知识由浅入深、科研能力由弱到强的渐进式发展全过程。4.科研性和保密性。研究生在导师的指导下完成研究课题，由此产生的学习成果、发表的学术论文、实验记录、科研成就等相关材料是学位档案的重要组成部分，代表着研究生的学术水平，对学位档案中的个案进行研究，可以了解到每一个研究生具备的科研素质和能力，因此学位档案本身就具有一定的科研价值。同时，有些优秀的研究课题具有前瞻性、创造性，在研究生学位档案中的学位论文、科研记录等都有深刻的反映，并且会提出保密申请，对涉及技术创新、知识产权或科研开发等特殊的信息资源，为了情报信息的安全性、知识经济的严肃性，学位档案管理必须具有保密意识，严格保密制度。而且，研究生学位档案的形成过程也是研究生教育与管理的过程，学位档案是研究生自我历史的阶段性记录，有些涉及个人隐私，作为学位档案管理者一定要严格遵守保密制度。

二、目前研究生学位档案管理普遍存在的问题

（一）研究生学位档案管理者意识淡薄，专业知识欠缺。

大多数研究生管理者的思想意识仍限于传统的管理体制，对于档案管理的意识还较淡薄，没有予以足够重视。加之研究生管理的日常工作也非常繁杂，对学位档案管理缺乏时间和精力，而且研究生管理者大多是兼职档案管理人员，知识结构单一，档案管理知识相对欠缺，没有经过专门的档案基本业务培训，缺乏有效的约束机制，责任心不强，造成归档资料不齐全，整理不规范，查找利用困难。

（二）研究生学位档案管理规章制度欠缺，相关管理部门归档不及时。高校和培养单位的研究生管理者往往对如何提高研究生培养质量予以重点关注，忽视了研究生学位档案管理的重要性。由于对研究生学位档案的地位和作用认识不到位，重视程度不够，致使研究生学位档案缺乏系统有效的管理制度，给归档的完整性和规范性带来了一定影响。学位档案材料涉及内容多而广，不仅具有多样性和复杂性，时效性也很强，还具有跨年度性。但目前多数研究生学位档案都是在研究生离校前才匆忙整理，材料内容千篇一律，不仅质量不高，也体现不出学位档案的个性化特征。

（三）研究生学位档案管理信息化程度低。目前多数高校、培养单位虽配备了计算机和网络技术，但并没有真正实现档案电子化管理，研究生学位档案管理手段仍很陈旧，大多仍采用手工作业，距档案信息网络平台管理还相差甚远，许多珍贵的信息资源随着档案材料的归档被束之高阁，没有发挥出学位档案资料的应用价值。而且，随着研究生招生数量的增加，档案数量也必然随之增多，对档案质量的要求也会提高，仅靠有限的档案管理人员手工操作显然已不合时宜，所以改变现行档案管理模式，提高研究生学位档案系统化、信息化管理势在必行。

三、加强研究生学位档案管理的几点建议

（一）增强研究生学位档案管理意识，加强统一领导。加强对档案工作的宣传力度，增强各级领导、研究生管理部门、导师和研究生本人对学位档案重要性的认识。首先，对研究生在入学时进行有关档案方面的教育，明确提出需要归档的内容，使其形成学位档案的意识，明白学位档案与个人发展息息相关的重要性。其次，提高研究生管理者的档案管理意识，强化责任心，提高工作积极性，变被动为主动，认真、严谨地对待每一份研究生学位档案，及时做好整理和归档工作。再者，定期举行专题教育培训和学习，提高相关人员的档案信息资源意识，增强业务能力。最后，学位档案是研究生培养的重要历史资料，档案管理工作也是院校全局工作的重要组成部分，领导应高度重视，以确保档案工作的持续健康发展。

（二）建立健全研究生学位档案长效管理机制。对于庞大而繁杂的研究生学位档案材料，高校和培养单位的档案管理部门必须要做到全面、系统、科学地管理和应用，建立和运行高效的管理机制。首先，要建立健全档案管理规章制度，严格执行，做到环环相扣，扎实、有效地把握好学位档案工作的每一个环节，为广泛深入地利用奠定好坚实基础。其次，需建立严格的考评机制，对各个环节的归档内容、归档时间、归档方式等做出明确要求和规定。以研究生个人为案卷，个人具体材料为卷内文件，每位研究生的材料为一盒。建档工作要与研究生教育管理工作同步进行，不能拖延到研究生离校时再行归档各类材料。对于提交的档案材料，需认真整理、核查，如发现不合格的，要及时修改，资料不齐全的，要及时找当事人补齐。第三，要理顺管理体制，加强部门协作。建立“研究生本人、培养单位研究生管理部门移交—高校研究生处（院）立卷归档—高校档案馆接收”三级归档模式。学位档案形成于研究生的培养过程，高校下属培养单位的研究生管理部门是具体从事研究生培养工作的业务部门，是学位档案的建立者和组织者，学位档案是他们对研究生进行管理的工作成果，同时也反映出他们的研究生管理水平。高校研究生处（院）是研究生工作的行政主管部门，需要对培养单位的研究生学位档案归档工作进行指导、筛选和统计等。最后由高校档案馆对全校的研究生学位档案归档工作进行统筹规划和全局指导，并对各部门移交的档案材料进行集中接收和科学保管。这样才能使研究生学位档案管理更加完善。

（三）促进并加强研究生学位档案数字化和信息化建设。

现阶段，许多高校学位档案信息网络平台的建设和管理仍比较落后，随着网络信息技术的日趋成熟，档案管理的数字化和信息化建设在档案现代化管理中的作用日益明显。信息环境下的归档模式在规范传统的手工整理工作之余，应充分利用档案管理系统实现档案信息与档案实体同步归档，将学位档案管理工作从单一的纸质材料发展成学位档案信息的采集、传播和利用的综合管理模式。信息环境下，研究生学位档案归档模式的选择和构建，应基于研究生学位档案形成特点，结合学位档案的数量和实际应用等情况，以信息化建设和管理为手段，以提高档案工作效率、档案信息服务质量和档案管理水平为目的，使研究生学位档案管理更加规范化、标准化、现代化。

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