新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析

张晓伟

吉林省洮南市干部档案室，吉林洮南 137100

新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析

张晓伟

吉林省洮南市干部档案室，吉林洮南 137100

随着科技和社会的发展，我们已经走进了信息时代。在这样的一个时代背景下，传统的档案管理工作面临着巨大的挑战，这就需要将新媒体、信息化、大数据……一个个新理念新技术和档案管理工作逐步结合，提升档案数字化水平，采用电子录入，查找，促进档案管理工作水平提升，以新媒体技术为基础，开展建立网站，微博，微信公众号以及建立官方APP，提升电子化档案管理工作的活力，方便受众群体可以随时普及知识，使其获得新的动力，让其能够在新的时代发挥新的作用。

档案管理；新媒体技术；信息时代

1 新媒体时代下我国信息化档案管理工作现状

从史书记载来看，从古开始我国就很注重档案保存。近年来，随着社会发展，我国档案管理工作也随着电脑、网络的更广泛运用逐步系统化、信息化、规范化。但在自动化方面仍有不足之处，与新技术、新媒体结合仍旧不够紧密。对个别珍贵文档的保存仍旧仅停留在依靠计算机进行目录整理的阶段，对资料的扫描、录入仍有欠缺。信息技术在档案管理中目前绝大部分仅是在充当索引作用，未有效利用档案信息化进行更多的服务。在新媒体时代的今天，我们更加要注重改革，要将更多的媒体技术引入到档案管理中，积极有效地推动档案管理信息化进程。

2 新媒体技术时代下电子化档案工作的优势

2.1 采用电子技术查阅，拓展档案管理方式并加强宣传

传统的档案管理方式，即人力整理方式是一种原始、粗放的管理方式。费时费力，效率不高，同时也不利于档案内容的共享。而新媒体技术的应用正改善了这一状况，能有效提升档案管理效率，更快捷方便的传播其内容，打破传统模式下的局限性。使不方便查阅检索的传统纸质档案转变成更方便传播查阅的电子档案，让更多用户可以更简单获取自己需要的信息。

2.2 电子录入和网络平台展示，提高档案管理效率

传统档案工作效率低下，纸质档案全程过于依赖工作人员的收录整理，而在检索过程中依靠工作人员逐步查找，费时费力。而电子化档案完全克服了这些缺陷，不仅录入信息更方便快捷，而且展示方式、管理方式均更高效更明了。多个途径展示档案内容，多方式展示卷宗，让资料成为无围栏档案，使用着无需费时费力就可获得所需信息。并借此提高使用者对获取相关信息的积极性，并降低管理人员工作强度与难度。

2.3 利用网络、微博、微信等媒体，扩大档案宣传影响力

在过去档案管理工作中，主要交流方式是档案管理部门创办的内部刊物、索引资料等。虽然是由档案管理部门殚精竭虑做出的宣传刊物，但是影响范围较小，且整理难免有疏漏，而且仅凭介绍资料难免不够直观向人展示其内容。而如今结合新媒体技术，开展网络宣传，微博，建立微信公众号等，能扩大档案宣传影响区域，挣脱地域束缚，向更多地区人民宣传珍贵档案的内容，提高社会影响力，提升信息开放性及公共性，提升其社会价值。

3 新媒体技术在档案信息化管理中的现状问题

3.1 数字化程度不足

在目前社会信息化的背景下，我国众多档案管理机构都在积极推进档案数字化改革，并且为此制作了许多网站及在线档案场馆，为档案信息更好的传播与使用提供了优秀的平台，用户可以更简便更准确的找到自己需要的。但仍有许多不足之处存在。1）当前档案机构网站制作较差，页面布局不够美观、人性化，内容较空泛，信息更新不及时，检索不准确，服务器较差，不能给用户优良的体验。2）档案信息管理系统不够成熟，检索方式较单一，不能人性化、自由自主的检索，因而影响电子档案使用效率。3）宣传力度不够，方式不合适，公众难以了解到，网站没有足够访问量。4）各级领导重视度不够，仅仅将信息传播平台视为不重要的点缀，使得档案信息化及网站建设、制作得不到应有重视，得不到足够的人力、财力支持[3]。

3.2 档案工作者思想及技术落后

近年来我国档案业从业者科学文化水平有所提高，但相比于其他行业仍旧存在不小的差距，尤其是对计算机技术及新媒体技术的理解应用能力较差，不能跟上时代进步的速度。没有足够的人才来建设，是档案数字化进步的一大难题。不少从业者感觉再学习较难，使一部分人产生了畏惧情绪，这也是档案业难以在数字化建设方面有所建树的原因之一。

4 新媒体时代下建立信息化档案管理工作的对策

4.1 注重提升自我，优化档案管理水平

档案管理工作水平的高低，从根源上来讲是由自身技术水平、建设水平、认知水平决定的。且不提过去，在当今新媒体普及的背景下，档案资源的质量以及其管理工作的效率都决定了档案管理工作本身的品质与水准。因此，在这个信息化时代，档案管理不仅要提高工作的技术水准，完善业务建设，更应当丰富档案资料库内容。采用的技术也好，宣传工作也罢，都只是“面子”，“面子”只能吸引人，要留住人靠的还是丰富的内容，方便、快捷、准确的使用体验，这些才是工作的“里子”。只有不断的丰富资料库，收藏更多有价值的档案资料，采用更先进的检索管理系统，让使用者能带着希望而来，抱着满意而去。对于珍贵的一些文献资料，也应有次序有准备的展示给公众，并利用新媒体技术强化编辑分类，对收藏内容进行有效的宣传，才是新时代取胜之道。

如图，就是一个典型的档案管理数据库软件结构图。我们要从新媒体技术入手，多采用多了解新媒体技术，不仅要了解新媒体技术，更应该明白用什么，怎么用，为什么用。

4.2 以新媒体为介，扩大宣传力度

技术上的问题很多时候并不是主要问题，意识问题才是最根源、最主要的问题。我们首先要从自身入手，改变自己之前对档案管理工作的认识，转变传统工作观念，改变档案信息获取方式，进而改变读者们的理念。目前的读者们仍旧倾向使用传统方式获取所需要信息，譬如去图书馆检索纸质资料，从电台电视获取需要信息等。在新媒体时代，我们要突破这一传统观念，应该更多地了解、应用新媒体技术，通过网络等新媒体形式去宣传报道所藏资料信息以及工作的进展与动态，让民众了解更多、接触更多、使用更多。促进档案信息在民众中的传播率、使用率、普及率。

4.3 提高工作人员业务水平

信息时代背景下，档案管理工作不可避免的要和新媒体技术互相结合。因而，档案管理从业人员应及时了解并学习时代的变化、发展趋势，着重需要注意其如何与档案工作相结合。注重知识更新以适应其发展。

5 结束语

档案数字化是随着当前信息技术的发展所产生的一种新的档案管理方式。数字化档案在对档案的收集、整理、存储、传播、统计、检索等工作中有这较传统方式极大的优势。利用新媒体技术是当前大势所趋，也是更优方案。我们应从全新的角度看问题，站在科技的前端，开展全体工作人员学习新知识，新技术，提高服务水平，跟上新媒体时代步伐，通过开展建立网站、微博、微信、手机APP等，在满足人人在家也能随时随地阅读和查找，让民众享受到更好的全新的体验，做不懈的努力！

[1]尹宝君.大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究[J].兰台世界，2015（23）：114-115.

[2]魏红.新媒体背景下档案管理工作职业发展研究[J].办公室业务，2014（17）：211，213.

[3]张占武，史慧.档案数字化、媒体化建设探析[J].图书馆理论与实践，2014（11）：29-31.

G2

A

2096-0360（2015）14-0041-02

张晓伟，工作单位为吉林省洮南市干部档案室。