航天档案数字化前鉴定工作探讨

赵红雨/航天档案馆

航天档案是航天科技工业建设、运营与发展过程的真实记录，是航天科技工业资产运营、管理与科研生产的重要凭证与依据，也是航天科技工业不可或缺的信息资源和重要资产。确保航天档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，对于维护国家利益和航天科技工业合法权益、提高航天科技工业的核心竞争力、促进国有资产保值增值等，都具有重要作用。

中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确要求：“加快推进传统载体档案数字化。各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。”这是针对档案部门开展档案数字化工作提出的一项富有远见的战略要求。

档案数字化是指档案部门运用现代化的信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发等管理工作，实现档案信息资源存储的数字化、档案信息资源管理的标准化、档案信息资源传递的网络化以及档案数字化利用的过程。档案数字化前鉴定指在对馆藏档案进行数字化处理之前开展的一系列鉴定工作，是按照有关原则、标准、规范和制度对档案自身价值、珍贵程度、载体状况及其利用需求进行鉴别和判断，以确定数字化的范围，并依据鉴定结果对数字化档案实行分级管理，是档案数字化工作的重要基础和重要工作环节。

1 档案数字化前鉴定的原则

一是精简原则。精简原则指需要数字化的馆藏档案必须经过精简处理再数字化，既不能不加甄别全部数字化，也不能无序数字化。以航天档案馆为例，在长期的工作实践中，我馆形成了数量庞杂、门类丰富的档案资料，按照精简原则开展档案鉴定，既要剔除内容重复的档案，也要明确应当优先进行数字化的档案，如利用需求迫切和利用频繁的档案、具有重要价值的档案、年代久远或保存现状不容乐观的档案，等等。按照精简原则进行档案鉴定，既能准确反映航天科技工业的工作面貌，也能实现工作的节约化与集约化。

二是完整原则。完整原则指数字化后的档案应保持系统性、完整性、准确性与全面性，因此在进行档案数字化前鉴定时，要确保档案资源结构尽可能趋于合理，并力求保持时间上的连续性、形式上的完整性以及内容上的多样性。

2 当前工作中存在的问题

2.1 工作流程不完善、不合理

目前，航天档案数字化前鉴定工作以“利用为先，急用先行”为原则，即优先对利用率较高的档案进行鉴定，如优先对文书档案门类进行鉴定；优先对急用的档案进行鉴定，如结合航天事业纪念日，优先对部分年鉴、大事记等急用档案进行鉴定。目前，航天档案馆档案数字化前鉴定的工作流程还不够完善，工作中经常出现鉴定不准确、鉴定时间过长、鉴定结果不佳等现象，影响整个工作进展速度和鉴定效果。

2.2 缺乏专门人才

航天档案馆馆藏航天档案的时间跨度为60余年，档案数量非常庞大，档案涉及文书、经营、会计、科研、质量、基建、设备仪器、特殊载体等多个门类，工作人员对这些档案进行数字化前鉴定时，需要具备丰富的档案工作经验和业务技能，还需要具备科研生产、经营管理等方面的专业知识，唯此才能准确、快速地对档案做出鉴定。然而，目前我馆现有档案人员不具备这种能力。

2.3 缺乏工作标准

完善的工作标准是实现工作规范化、确保工作质量的重要保障，但航天档案数字化前鉴定缺乏相应的工作标准，由此造成的后果是，开展工作的主观性较强，此外囿于工作人员的立场、知识、认知水平、专业水准等不尽相同，且专业水准普遍低下，鉴定工作存在很大的不确定因素，工作成效不尽如人意。

3 解决问题的方法

3.1 完善工作流程

一是准备阶段。准备阶段是做好航天档案数字化前鉴定工作的基础，主要包括以下方面：首先，成立鉴定机构并组织工作小组，加强对数字化前鉴定工作的领导，在组织上和人员上予以充分保证。其次，制定并明确工作职责，做到责任清晰明确、相关责任人各司其职，确保通力完成鉴定工作。再次，制定鉴定工作细则，在充分掌握相关标准规范和馆藏资源相关情况的基础上，制定档案数字化前鉴定细则，作为开展鉴定工作和进行复查验收的依据，同时要提升鉴定人员的规则意识，确保按照细则要求开展工作。需要注意的是，细则要包含相应条款来约束鉴定工作人员，以保障工作的规范性。

二是实施阶段。在实施阶段，鉴定工作小组成员按照鉴定工作职责和工作细则对档案进行鉴定，确保工作客观、公正、准确。就准确性来说，在工作中小组成员如遇把握不准的情况时，应共同分析研究、谨慎把关定夺，确保鉴定工作的准确性。在完成阶段性的工作任务之后，小组成员可对工作成果进行交叉互检，以减少差错率，确保鉴定工作成效。在全部工作完成之后，工作小组组长应对小组成员的鉴定质量进行把关，可采用重点抽查法进行检查。

三是验收阶段。工作结束后进行验收，能够有效对工作结果进行把关。应成立验收工作组专门负责工作验收，验收工作组可由鉴定工作领导小组、工作小组及其他相关专家组成，采取现场检查、重点抽查、质量验证等方式进行验收、把关，并出具验收意见。

3.2 加强业务人员培训

档案数字化前鉴定工作具有较强的专业性与综合性，对于档案数字化工作的整个过程具有举足轻重的作用，因此必须加强业务人员的培训。这里的培训包括两个层面：一是引进专业人员，既要引进档案工作人员，也要引进科研生产、经营管理等方面的人员，确保人员结构合理。二是强化人员培养机制，对于档案工作人员，应为他们提供其他相关专业领域的培训；对于非档案专业的人员，应为他们提供档案业务培训。此外，要建立人才“走出去”机制，定期组织业务人员赴兄弟单位学习先进工作经验，或参加档案部门组织的业务培训，不断提升业务能力。

3.3 完善工作记录

工作记录是鉴定工作全过程的重要凭据，在开展档案数字化前鉴定工作时要重视做好工作记录，明确记录包括鉴定档案的名称、鉴定日期、是否数字化以及鉴定后档案的分类状况等，以此规范鉴定程序、确保工作按规定流程开展，也便于及时发现工作中存在的问题并加以解决。

3.4 强化归档鉴定工作

档案数字化前鉴定工作相当于二次鉴定，为避免工作中因为任务重、时间紧而出现“手忙脚乱”现象，影响工作成效，建议将工作重心前移，适度调整鉴定策略，重视并强化档案归档时的鉴定工作。通过这种措施简化档案数字化前鉴定工作量，从而提高工作效率。

参考文献：

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