加强重大活动档案收集工作的实践要务

俞桂忠/浙江省档案局

为加强重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法规规定，结合浙江实际，省人民政府于2005年4月1日审议通过了《浙江省重大活动档案管理办法》（以下简称《办法》）。随着《办法》的颁布实施，自全省各级档案部门不断增强对重大活动档案管理工作重要性、紧迫性的认识，按照《办法》的有关规定，逐步将重大活动档案管理纳入有序推进的轨道。第八届全国残疾人运动会、乌镇世界互联网大会、G20杭州峰会等一系列重大活动在浙江的成功举办，使浙江各级档案部门在实战练兵中积累了丰富的经验。近年来，浙江省档案馆高度重视“三重一特”档案资源的收集，把重大活动档案的收集放在了资源建设的重要位置，扎实开展相关工作，取得了较好的工作成效。

1 项目推进，系统收集重大活动档案

重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。重大活动尤其是国家级、国际级的重大活动，其组织与实施的筹备期往往较长，重大活动档案管理工作必须尽早谋划、及时推进。重大活动往往涉及面广、参与部门众多，因此宜采用项目推进方式开展相关工作。在项目实施中，要制定工作方案，明确目标任务，落实项目经费，并按程序组织开展招投标和签订协议。如在开展G20杭州峰会期间，我们实施了“杭州备战G20峰会影像档案专题数据库”建设项目，有序开展项目运作，与项目承接方密切合作，取得明显的工作成效。到2016年11月底，建成包括1万余张数字照片、1千分钟视频以及一定实物的峰会专题数据库，内容涉及G20杭州峰会筹备期间环境、建筑物、重要交通设施、服务G20杭州峰会的重要事件和会议期间相关活动及“后峰会期”有关变化等，系统收集了大量G20杭州峰会档案资料。

2 以民为本，多方征集重大活动档案

重大活动往往具有阶段性、历史性、群团性等特点，群众的支持和民众的拥护，会以各种形式表现出来。开展重大活动档案管理工作，必须密切关注和真实记录民间服务重大活动的情况。例如，为迎接G20杭州峰会，杭州各行各业全力服务、百姓积极参与的过程和细节就需要记录下来，这是档案人的职责所在。

今年9月，省档案局向广大市民发起了“我与G20”档案征集倡议活动，动员服务G20峰会的杭州市民一同踏上追忆、记忆之旅。征集内容为：一组照片、一段视频、一件实物，以个人名义建立一个专属于市民的“我与G20”宝盒，“我与G20”宝盒一旦被认可将被永久珍藏在省档案馆。“一组照片”，可以是志愿者服务的一组影像，G20召开前后城市环境或建筑物的变化，服务G20的温馨合影；“一段视频”，可以是服务历程、服务事迹片段等；“一件实物”，可以是书画作品、纪念奖章、纪念册、纪念币、笔记、书信、签名本、留言本、工艺品等。

3 服务大局，主动形成重大活动档案

围绕中心、服务大局，是档案工作的职责所在。在精准服务中心工作中彰显档案魅力，是省档案局的工作目标之一。为服务“浙商大会”的召开，省档案局开展“乡音的呼唤”“珍藏知名浙商梦想”等一系列活动；为服务“五水共治”，以宁海县档案局为试点单位，开展了口述建档工作，邀请宁海县委县政府主要领导、相关部门领导、普通百姓参与采访录制，对原生态的影像、文字、图片进行梳理与总结，形成“五水共治”口述声像档案，整理口述文字材料，制作微视档宣传片，这些档案资料都是档案部门在服务大局中主动形成的，充分体现了档案部门的责任与担当。

在新形势下，进一步加强重大活动档案收集工作，不仅是贯彻落实《办法》的客观需要，也是档案部门加强档案资源建设的内在需要。全省各级档案部门要创新工作理念，针对新形势、新问题采取新的工作举措，除了加大体制内重大活动档案定期接收工作的力度外，还要变被动“收”为主动“建”，大力开发利用重大活动档案，使之发挥应有的作用。