高校干部人事档案专项审核中的问题及对策

文/李雪云 饶 圆

高校干部人事档案专项审核中的问题及对策

文/李雪云 饶 圆

从干部“三龄两历一身份”的角度分析了本次高校干部人事档案专项审核中出现的问题，表现为档案材料不完整齐全、“三龄两历”填写前后不一致、档案管理工作不规范等。进而分析了产生这些问题的主客观原因，最后提出了解决问题的对策和建议：强化档案意识、严遵相关文件政策法规、完善档案管理制度，逐步推进高校干部人事档案规范化管理。

高校；干部人事档案；专项审核

2014年，安徽省委组织部下发了《关于印发〈安徽省干部人事档案专项审核工作实施方案的〉通知》。笔者所在的高校作为安徽省地方本科院校，严格按照文件要求，对学校的处级干部档案认真逐卷查阅、审核他们的“三龄两历一身份”。在对处级干部以上信息审核过程中，发现部分干部的人事档案中存在材料不完整、信息前后不一致、填写不规范等问题。本文通过分析高校干部人事档案审核过程中出现的问题及其产生的原因，提出自己的见解和看法，以便更好的管理干部人事档案。

一、高校干部人事档案专项审核中存在的问题

（一）“三龄两历”基本信息填写不一致

“三龄”是指年龄、工龄、党龄，“两历”是指学历学位、工作经历，“一身份”是指干部身份。高校干部的“三龄两历”是高校干部人事档案中的基本信息和主要参考依据，高校干部人事档案“三龄两历”的审核确认是干部人事档案管理工作的重中之重，在干部选拔任用、职称评审、退休等方面发挥着重要作用。［1］

但是，在审核中我们发现，有些干部在不同材料中填写的“三龄两历”的信息内容是不一致的。特别是年龄的填写比较混乱，有些干部在年度考核表、职称评审材料中关于年龄的填写是越填越小。有些干部填写的最高学历为硕士研究生，实际上他们上的只是在职的研修班，只有所谓的结业证。这些信息的不一致导致了审核的难度增大。

（二）档案材料收集不完整

档案材料的完整齐全是干部人事档案管理的基本要求。目前，人事档案内容缺失现象普遍存在，材料并不齐全完整。［2］例如：有些干部缺少转正定级工资表；很多档案都缺少大学生登记表，这些材料的缺失导致了工龄认定的难度。

（三）干部人事档案管理不规范

档案管理工作是一项专业性、科学性很强的工作，也是一项繁琐、细致的工作。［3］但是，由于地方本科院校的特殊性，人事档案在收集、整理过程中就出现了很多不规范的现象。

此外档案专项审核工作是一项政策性很强的工作，审核认定的信息量大，涉及范围广，内容复杂，专业性强。但是，档案审核者由于专业性、政策性把握的不透彻，也导致档案审核存在一定程度上的误差，造成干部人事档案中的信息错误等等。

二、主客观原因分析

（一）档案管理制度不完善

在干部“三龄两历”出现不一致时，档案管理部门不能及时调查并纠正错误，只是自己部门保存，不了了之。在审核过程中发现，有些干部的“三龄一历”在2005年已经认定，但是档案管理部门没有及时将信息反馈给本人，也没有将认定的“三龄一历”材料与本人见面签字确认，档案管理人员与干部之间缺乏沟通。所以在以后的材料填报过程中，干部本人还是按照自己的想法填写，这就导致填写的内容与组织人事部门填写的干部任免审批表等材料中的“三龄两历”出现不一致。

（二）干部自身档案意识淡薄

在审核过程中，笔者发现，有些干部对人事档案缺乏基本的了解，对于什么材料入档，什么不入档并不知道。相当一部分材料如奖励、访学、出国等，都是干部自己保存。

其次是档案填写的随意性，由于一些干部对人事档案的重要性缺乏基本的认识，使得他们在填写材料时态度不严肃不认真。如对出生日期，有时候填阳历，有时候填阴历，从而导致出生日期不一致。对入党时间和入团时间也随意填写。

此外，一些干部从自身利益出发故意填报错误，有些人为了自身的利益，如在招工、参军、入学等方面故意将年龄填大，而在提干、退休等时期又故意将年龄填小。总之，为了自身的利益，年龄是越填越小、工龄是越填越早、学历是越填越高、身份是越造越假。

（三）档案管理者素质参差不齐

干部人事档案工作是一项涉及面广和政策性、专业性很强的工作。人事档案该收集什么，怎么归档，这些都需要档案管理人员有一定的专业素养，并适应人事档案管理工作的现代化发展。但是一些高校的档案管理人员不是专业出身，对档案管理的新知识和新技术也不能得到及时的了解，档案管理者专业知识更新慢，政策法规把握不准，使得档案材料收集不够完整齐全、档案整理也不够规范。

三、建议与对策

从这次专项审核工作开展的情况来看，问题较多，针对以上问题，本文提出几点自己的建议和看法，以便为以后的干部人事档案审核工作奠定基础。

（一） 强化档案意识

干部人事档案是组织人事等部门在干部人事工作中形成的，是一个人人生经历的浓缩， 个人的出生时间、工作时间、入党时间、学历学位、专业技术资格、各种考核等证明材料都与个人提拔、任免、工资福利以及退休等密切相关。［4］所以我们要充分意识到人事档案的重要性。

从学校层面来说，要重视档案工作，配备具有档案专业知识背景的专职人员。

从档案管理部门这一层面来讲，除了积极主动地做好档案的收集、整理、转递等工作，还要面对全校教职工做好人事档案重要性的宣传。保持与高校教职工良好的档案信息交流，了解他们的个人发展动态，及时收集补充他们手里的材料。

在干部自身层面，要增强档案意识，可以通过网络、书籍等多途径了解档案材料的归档范围及相关知识。本着即对自己负责也要对单位负责的态度，做到对各类材料的规范填写，确保干部人事档案的真实性、规范性和完整性。

（二）严守档案法律法规以及档案管理的相关文件和政策

首先，档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，它和干部个人的利益息息相关。因此，一定要遵循公平、公正、实事求是的原则，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力。［5］如关于年龄的认定。2006年以前认定的年龄要严格按照中组部、人事部、公安部1990年印发的《关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字［1990］24号文件执行。2006年以后认定的要遵照中组部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字［2006］41号）文件执行。

其次，关于干部工龄的认定。关于工龄的认定主要依据转正定级材料、招工审批表、入伍审批表、知青上山下乡登记表、军校登记表等表上记载的时间为准。对于现在出现的大学生村官工龄则是以到基层报到时间算起。

第三，关于入党时间的认定。我们现在审核的处级干部，一般都是在70年以后入党的，入党时间的认定有一般以入党志愿书里的支部大会通过时间为准，而对于1977年8月12日到1982年9月5日这段时间则是以上级党委批准之日算起。

第四，学历（学位）的认定。学历学位的认证主要以各类招生考核表、各类毕业生登记表、学历学位授予材料、学历学位证书复印件为准。在国（境）外取得学历学位的，要有教育部留学服务中心出具的认证材料为准。

第五，工作经历的认定。工作经历的认定一般以最新的《干部履历表》和《干部任免审批表》来确定工作经历，此外还要参照转正定级审批表和招工登记表等材料为准。

第六，干部身份的认定。干部身份的认定主要参照转正定级表、公开招考录用审批表、军转干部审批表、转录干审批表、聘用制干部审批表等为准。

（三） 完善干部人事档案管理制度

高校干部人事档案的审核认定是一项严肃性、原则性很强的工作，所以要在制度上逐步完善，做到有章可循。

首先，干部人事档案的认定要严格遵循干部管理权限和“谁管理、谁把关，谁审核、谁负责”的原则开展工作。［6］其次，建立沟通机制，要把审核认定的结果和本人见面并签字确认，以保证以后信息填写的准确和统一。第三，制定一系列档案制度。如档案室工作职责、库房管理制度、档案借阅制度等，从档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个环节都做好建章立制，并在日常工作中认真贯彻落实。第四，建立电子档案，档案电子化有利于查询和监管，根据实际情况开放干部的一些基本信息，为社会监督创造条件。对于提拔到不同高校交流的干部，也能实现远程查询，以便新单位了解和掌握其基本情况，便于监督。改变过去人事档案的封闭式管理模式，逐步实现干部档案规范化、制度化、现代化。［7］

四、结语

综上所述，高校干部人事档案的专项审核工作，不仅仅是对干部个人人事档案的一次核查，也是对单位干部人事管理工作的一次大检查。干部人事档案专项审核工作是全国组织部门直接向干部人事档案造假现象“亮剑”［8］，能有效促进干部人事档案管理工作的进一步发展。我们一定要借此机会，大力宣传，使广大干部教职工充分认识到干部人事档案在选拔干部等方面的重要性，从而为高校的发展提供有价值的参考资料。

（责任编辑：李淑芳）

［1］ 郑亚辉.高校干部人事档案"三龄一历"失真现象研究［J］.淮北师范大学学报；哲学社会科学版，2014，（12）.

［2］ 刘红.高校干部人事档案管理工作存在的问题及对策［J］.边疆经济与文化，2015，（11）.

［3］ 明文梅.高校干部人事档案"三龄两历一身份"认定审核的有效途径［J］.中国冶金教育，2014，（6）.

［4］ 杨碧倩.高校人事档案管理工作中的若干问题及改进措施 ［J］.扬州教育学院学报，2009，（3）.

［5］ 韩玲.加强干部人事档案管理工作的对策［J］.黑龙江档案，2011，（5）.

［6］ 童旭霞 .加强干部人事档案审核工作的思考［J］.人才资源开发，2015，（8）.

［7］ 任春霞.干部人事档案专项清理的探讨［J］.山西经济管理干部学院学报，2014，（4）.

［8］ 李斌、陈尚营、李近峰.全国组织部门向干部人事档案造假"亮剑"审核干部档案：有官员只有性别是真的［EB/OL］.新华网http：//www.dzwww.com/xinwen/shehuixinwen/201502/t20150226_11940518.htm.

Problems and Countermeasures in the Special Review of Cadres’Personnel Files in Universities

Li xue-yun Rao Yuan

G273

A

1005-9652（2016）02-0124-03

李雪云（1979—），女，安徽灵璧人，宿州学院馆员，硕士研究生。饶 圆（1980—），女，安徽马鞍山人，广西民族大学教师，博士研究生。