企业档案管理的重点和要点分析

张 帅

山东单县人力资源和社会保障局

企业档案管理的重点和要点分析

张 帅

山东单县人力资源和社会保障局

企业档案是指对企业生产经营活动的记录，是企业的所进行的各项活动的和。企业档案是企业活动的总体反应，是记录企业活动的书面材料，是关于企业活动的企业文件转化而成的。企业档案是在企业中各种活动的相互作用形成的，在整体上反应了企业的面貌和文化。它的功能在于记录企业活动和反应企业活动状况的信息材料。同时这种信息材料具有其他材料没有的特点，就是这是记录和反应活动的第一手材料。基于此，本文将着重分析探讨企业档案管理的重点和要点，以期能为以后的实际工作起到一定的借鉴作用。

企业；档案管理；措施

1、企业档案管理的必要性和重要性

档案资料包含了大量的信息，以企业档案为例，档案管理包含了企业内部的人事信息及人才储备信息，还包括重要的会议及谈话记录，这些都对企业未来发展起着重要的作用，是企业从事各项管理工作的基础。如通过决策者制定决策时所采取的方案资料等，可以了解企业的经营状况，可明确企业未来发展方向；再如企业人事档案，是企业用人、留人、提升人的依据；企业的财务信息可以为企业下一年度的发展作财务预算提供依据。思想决定行动，要提高档案管理科学化水平，必须从档案管理负责人开始，从思想上提高对档案管理工作重要性的认识，通过不断的学习，提高档案管理科学化对档案工作的重要性的认识。建立档案管理服务意识，档案管理工作不仅是资料整理与归档的地方，更是一项服务性的工作，要切实作好档案管理服务的主动性与预见性，加强档案管理人员对当前社会发展、经济形式的认识，全面了解用户需求，才能更有针对性地为用户提供服务；落实档案管理工作的安全意识，确保档案信息公共化但不受侵害，不断提高档案管理信息的安全性与完整性；建立档案管理责任制，要求各档案管理部门明确自己的分工与任务，结合自身特点，完善岗位工作职责，以部室主任为领导，各部门采取专人专管的形式，责任到人，确保档案管理工作切实落实到位。

2、企业档案管理的措施

2.1 完善管理制度

健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。在新的时代背景下，企业应与时俱进，积极构建新的档案管理体系，明确档案信息收集流程和注意事项，要遵循《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家标准，做到有法可依。同时，应强化档案管理人员的法律意识，在人员更替时做好交接工作，并且保证不泄漏公司内部的档案信息，做好档案信息安全工作，保证档案信息的严密性。

2.2 提高管理人员素质及领导重视程度

无论是企业管理者还是档案管理人员，都要转变传统的企业经营管理理念，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点之中，充分认识到档案管理工作对企业发展的重要意义。作为企业的管理者，各级领导要发挥引导作用，与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来调整和完善企业内部档案管理体系，同时也要加大对档案管理重要性的宣传和教育，增加对档案管理工作的资金投入，加强对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断提高自身的专业素质，加强与其他行业和领域的交流和沟通，学习先进的管理经验，增强自身的工作责任感和创新观念。

2.3 档案的保管

更换库房档案柜、安装移动密集架，充分利用发展空间缩小占地面积。对库房内的纸质档案，加强库房“八防”设施配备，灭火器、抽湿机、空调、安装遮阳窗帘、定期更换防虫药、通风除湿。从电子档案的备份方面，我们采用了离线备份和在线备份相结合的原则。在线备份是利用紫光档案管理系统上传电子目录及电子文件挂接等方法，档案利用者可利用在线方法轻松找到所需文件，但由于在线备份存在一定的风险性，一部分绝密档案不能在线挂接，因此必须采取离线备份。离线备份采用三种方式：一是PC备份(即电脑上备份)；二是移动硬盘备份；三是档案级光盘备份，光盘符合DA/T38-2008规范要求，保存寿命大于20年。)

2.4 档案信息开发利用

归档文件特别是绝密档案进入库房重新借阅时，虽有目录索引及档案管理系统，到库房查找文件还是存在查找难的现象。因此笔者将库房中所有文件准确记录摆放位置，将其整理记录在EXCEL表格，形成一个平面的电子立体库，并以“超链接”的模式，链接每卷每件，使库房中的每份文件活灵活现地展现在电脑上，展现在自己的工作视野中。当借阅者需要某一份文件，只需在紫光档案系统或卷内目录索引中查找出相关档案号，在离线备份中打开电子文件立体库就能很快找到文件并将其打开。

2.5 规范借阅程序

考虑到档案信息的特殊性，在档案管理过程中，做好档案管理的借阅工作，对于规范档案管理工作和提高档案管理质量具有重要意义。为此，应从以下几个方面入手：1)对档案借阅进行准确登记。煤矿企业在人力资源管理工作中，会对档案进行调阅，为了规范档案的调阅管理质量，应对档案借阅进行准确登记，对借阅人、借阅用途以及借阅方式都进行全面准确的登记。2)对借阅归还的档案进行检查。档案在外借归还之后，档案管理部门需要对借阅归还的档案进行检查，避免档案发生涂抹或者丢失内容的现象，使档案做到和借阅之前一样，规范档案借阅行为。3)建立档案借阅台账，规范借阅行为。为了有效记录档案的借阅情况，在档案管理中应建立档案借阅台账，并对借阅行为进行规范，对借阅期限进行明确，保证档案借阅能够按期归还。

总而言之，随着市场经济竞争越来越激烈，文化与经济已经成为统一体。建设企业文化已经是企业可持续发展的重要环节。企业要得到长远发展，就必须将企业档案管理重视起来，促进企业文化发展，以此使得档案管理水平得到提高，促进切企业发展。

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[3]范艳秋.浅谈如何提高档案管理水平[J].价值工程，2015，31：57-58.

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