浅析现代办公秘书职业能力

乔建伟

摘 要：秘书职业在我国发展历史悠久，从古到今，秘书职业虽然称呼不同，但是在组织发展过程中持续发挥着不可替代的作用。随着党中央严查腐败以来，众多高官落马的背后揭露了部分秘书人员的腐败现状。所以，随着经济发展水平的提高，秘书人员在其工作要求之下，自身素质更应同步提高。

关键词：办公秘书；职业能力；素质更新

一、办公室日常事务管理能力

当今是信息化迅速发展的世界，计算机技术已经成为秘书工作人员日常办公必不可少的手段和途径。办公自动化越来越成为不可避免的趋势。秘书工作人员应当熟悉办公程序，利用现代化的科技手段减少不必要的工作任务量，提升自己的办公效率，减少重复的办公程序。秘书人员应当掌握办公的基本流程，在领导的指示下能够及时迅速的拟写公文，能够领会领导意图和上级指示意见。

同时，科学有效的时间管理是走向职业成功的重要源泉。秘书工作人员每天要忙于各种日常事务，同时又必须为领导做好服务，安排好领导的日程，如果秘书工作人员学会科学有效的时间管理，不仅可以在工作上更加出色，也可以更好地为领导服服务，还可以利用更多的空余时间为自己充电加油，实现职业平台的跳跃。目标原则、计划原则、有序原则、效率原则、平衡原则是秘书时间管理的一些基本原则。[1]运用时间管理的合理方法如ABC时间管理方法、时间计划表控制法、番茄工作法也能够减少不必要的时间浪费和损耗，提高秘书人员的办事效率。

二、参会及应酬能力

以“爱岗敬业，诚实守信，办事公道，服务群众，奉献社会”为主要内容的职业道德规范，它不仅是各行业共同遵守的职业道德规范，同时也是秘书工作者首先必须遵守的道德规范。此外，秘书工作者还应该结合秘书的职业特点把一般社会道德规范在秘书职业中具体落实。[2]

（一）为人谦逊有礼

人有长处亦有短处，为人谦逊有礼，学习别人的长处弥补自身的短处才是为人的聪明之道。秘书作为组织交流的一扇窗口，应当重视自身社交礼仪规范，从言行举止、着装打扮各个方面完善细节。

1.着装要合适大方

参加正式的晚会，男士应着正装出席，女士则应当选择合适的晚礼服并且在化妆后参加晚会，不能穿日常工作服参加晚会。

2.鞋袜服饰搭配要合理

女士应穿长筒丝袜，男士穿深色皮鞋。秘书不宜穿凉鞋、旅游鞋等休闲着装上班。

3.饰品和化妆要适当

秘书参会佩戴首饰应当恰当，过多的金银饰品有失仪表风范；参会时应当化妆，但是不能浓妆艳抹。

4.注意个人卫生，脸部、头发、双手要卫生、洁净

5.姿态端庄有礼

秘书在工作中应当“坐有坐相，站有站相”，无论待人接物都应当注意自己的姿态。

（二）待人平等公正

秘书在处理日常事务时应当持有平等待人的观念，不能因为对方是领导就端茶送水、溜须拍马，而对方是普通平民则用权威故意冷落或者刁难。只有平等对待自己的上下级，秘书人员才能拥有融洽的人际关系。

（三）做事诚实守信

诚实守信是人最基本的道德和素养。秘书工作责任重大，是知晓秘密机密较多的人。在当前的社会主义市场经济中，存在着恶性竞争和拜金主义的风气，这对于保守组织秘密的秘书是一个很大的考验。如近期备受关注的周永康案，其正因为泄露国家机密罪等罪行而受到法律的惩罚。所以，秘书在工作中，要保管好组织资料，更要提升自己的抗诱惑能力，保守组织秘密，做诚信的秘书工作者。

三、办公的思维变通能力

周洋提出秘书工作具有从属性、被动型、综合性、中介性、灵活性等特点。在秘书工作中主要有五大变通思维类型：多元思维、前瞻思维、发散思维、迂回思维、逆向思维[3]。面对办公室的人际关系以及办事流程，秘书需要有及时变通的思维去完成任务。

四、接待及沟通能力

秘书工作涉及到心理学的众多知识，秘书在日常工作中更需要揣摩领导心理，帮助领导排忧解难。秘书处理与领导的人际关系主要有如下方法：

（一）情感投资法

机械地处理事务很难保证人与人之间真心相处，只有投入真实的感情进行人与人之间的相处和交流，才能获得良好的人际关系。

（二）道德操守法

秘书人员只有高尚的道德操守才能得到领导的重用。在日常工作中秘书应当有健康高雅的生活情趣、灵活处事的应变能力，提升自己的道德水平和政治理论素养，在思想境界层次要接近领导的水平。

（三）求同存异法

处理日常事务时，秘书难免会因为组织架构不合理遇到多重领导的问题，如果立刻拒绝某一领导的要求，会对日后秘书工作形成不必要的麻烦和影响。秘书应当寻找领导工作的共同点，避免让自己重复工作，灵活巧妙达到多位领导的要求。

（四）角色置换法

每个人都很容易站在自己的立场和角度分析事情，遇到问题首先埋怨领导或者环境，形成心理学中的“情境归因”。秘书在工作中遇到问题应当转换自己与领导角色，体会领导难处，和平解决冲突。

五、办公素质的更新能力

郑向晖提出，在新时期下秘书人员应具备如下四种素质[4]：

（一）过硬的思想政治素质

秘书工作人员要坚定自己的政治立场，时刻保持与党中央的一致，同时也要多学习政治学、哲学知识，丰富自己的政治理论。

（二）较高的职业道德素质

秘书职业水平的提高需要道德水平的同步提高。面对金钱、权力的诱惑能够坚持自己的操守，坚守自己道德底线，保守国家和公司秘密，维护集体荣誉和财产。

（三）健康的心理素质

秘书工作平凡甚至枯燥，秘书人员应当有敬业爱岗的积极心理面对自己的工作；同时，居于风光背后的秘书人员应当甘于平凡和寂寞，淡泊名利，正视工作压力，寻找工作乐趣。

（四）扎实的工作能力素质

互联网时代的新发展，要求秘书人员在具备基本工作能力的同时，也要具备熟练操作电脑办公软件、良好的外语表达能力、高超的速记与快读能力。

参考文献：

[1]郭渊.论秘书的时间管理艺术[D].广州：暨南大学汉语言文学系，2013.

[2]中国就业培训技术指导中心.秘书国家职业资格培训教程（三级秘书）[M].中央广播电视大学出版社，2013.

[3]周洋.论秘书工作中的变通艺术[D].广州：暨南大学汉语言文学系，2014.

[4]郑向晖.论新时期下秘书人员应具备的素质[J].湖南科技学院学报，2006，27（6）：272-274.