浅析招标代理中的档案管理工作

石璐

摘 要：招标项目档案管理是招标代理机构从事招标投标活动中的一项重要工作，是强化内部管理、规范招标投标活动的一项基础性工作。文章从招标档案管理的基本内容出发，分析了招标档案的理论和现实作用，并在此基础上分析了企业招投标档案管理的积极作用。

关键词：招标代理；档案管理；优化建议

一、招标代理档案管理内容分析

当前在我国企业中对于招投标管理的认识还存在着严重的不足，许多人认为档案管理是可有可无的，这无疑是非常不利于企业发展的。招投标管理严格来说是门科学，是对招投标档案进行管理的学科，所以对于档案管理人员有着很高的专业要求，并且要按照科学合理的方法进行。企业必须能够做到，将招投标档案收集紧跟招标项目，按照相关的规章制度对招投标档案进行科学管理，要明确档案的完整性和准确性，如果档案不完整或者是在准确性上存在着很大问题就不能归人档案，必须做到档案的真实准确完整，在编制档案目录时要科学合理。当前我们进行档案编号的时候，往往是按照年度进行，许多招投标档案很散乱，通过整理使得系统化，按照科学的方式进行管理，这样才保证企业在查询档案更加准确及时，为企业提供全面详细的档案信息。当前档案信息的查询是多样的，随着我国网络科技水平的发展，招投标档案的管理也出现新的方式和新的局面，先进的管理经验也被引人进来，档案信息化进程不断推进，这样不但利于实行网上监管，还可以对档案管理工作进行全方位把控，通过高科技实现管理的效率提升。

二、招标档案的理论和现实作用

（一）招标档案的理论意义

招投标档案是基于招投标过程而产生的，它在企业招投标过程中起着非常积极的作用，所以可以把它看做是招投标活动的一个有机组成部分。我们从招投标过程可以发现，招投标活动有很多的环节，这些环节之间还是具有很大联系的，前一个环节如果没有完成，就在很大程度上影响后面的进程，所以前一个环节是后面环节的铺垫，前一个环节的文件材料是后一个环节的证明材料，所以招投标档案在招投标过程中起着非常积极的纽带作用，一旦前面的环节没有处理好，会影响到后面环节的开展。

（二）招标档案的现实作用

招投标档案管理在企业的实际运作过程中起着非常巨大的作用，特别是它可以为政府监管提供较好的依据，所以具有实际的现实意义。当前我国政府在对招投标活动进行管理监控时，往往是通过自身的行政方式或者是根据当前社会热议的问题进行专门性的调查，总体来说，这些都涉及到招投标档案管理的方方面面，是政府进行监管的重要依据，必须得到企业的更多重视，这样才能为企业长期健康发展提供良好的保障。同时，招投标档案也为各交易主体提供服务，能够有效避免合同纠纷。尤其是遇到司法诉讼和投诉仲裁等情况时候，招投标档案的原始资料将会派到很大用场，能够帮助企业保护自身切身利益。

三、招标代理档案管理的重要性

（一）直接反映招标投标工作质量

招标投标始终坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则，全过程都以保护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人的合法权益为宗旨，以提高经济效益、保证项目质量、促进廉政建设为目的。招标代理业务档案则系统地记载了招标投标全过程，其完整性和真实性将直接反映招标投标工作的质量。

（二）为行业监督等提供证明材料

行业行政主管部门定期对招标代理机构进行监督检查，查阅招标采购项目的工作档案就是监督检查的主要方式之一，通过档案的记载可以检查项目执行是否合法、规范。另外，招标投标是一种有序的市场竞争交易方式，也是规范交易主体、订立交易合同的法定程序，相关法律法规也对招标投标活动的组织、规范与实施等作出了明确的规定，因此完善的招标代理业务档案可以为行业监督、明确各方主体法律责任提供证明材料，有利于维护招标投标活动的权威，保护各方主体正当利益，防范法律风险。

（三）辅助招标代理机构内部业务监管工作

对内部从业人员的工作进行监督、管理，是招标代理机构加强内部管理工作的主要目的之一。在这一过程中，事后监管的环节采取的主要方式就是业务档案的抽查，看归档文件是否合法、全面、规范。因此，业务档案也为企业加强内部监管工作提供了重要依据。

（四）为招标代理机构提供业绩资料

《机电产品国际招标机构资格管理办法》、《中央投资项目招标代理资格管理办法》、《政府采购代理机构资格认定办法》以及《工程建设项目招标代理机构资格认定办法》中对于招标代理机构资质升级、续期及年检等都从业绩方面进行了不同標准的规定，业务档案可为资质申报提供第一手资料，其质量高低也直接影响资质申报的准备时间和质量。

（五）有利于提高企业管理水平

企业的内部管理是全方位、多层次的管理，其中也包括了档案管理的内容。招标代理业务档案的整理、归档过程实际上是对招标业务实施过程中每一个程序是否规范运行进行检查的过程，是规范招标行为的一项重要的基础工作，也是招标代理机构内部管理不可或缺的部分。企业内部管理的强化也要求对于业务档案进行规范化管理。目前越来越多的招标代理机构为规范内部管理引进了ISO9001 质量管理体系认证，该管理体系也特别强调档案管理的规范性、适用性和有效性。所以，招标业务档案的规范化管理是提高招标业务工作质量和招标代理机构内部管理水平的重要内容之一。

招标代理业务档案是招标投标活动全部操作过程的真实记载，是招标投标行为合法性的书面证据材料，也是招标投标管理工作中不可缺少的重要组成部分，在招标代理机构内部管理中发挥着非常重要的作用。

参考文献

[1] 孙力军，董翠英.如何做好招标代理业务档案管理工作[J].招标采购管理，2014（01）.

[2] 黄泽娜.业主单位如何加强对招标代理单位的管理[J].中国商论，2015（16）.