如何提高高校教学秘书工作效率

冯元

摘 要 教学秘书是学校与院（系）教学工作的纽带，是师生沟通的桥梁，起着协调各部门及教师学生之间关系的作用。是领导决策的执行者和参谋者，是教学秩序正常运行的维持者，它集辅助性、服务型、繁杂性于一体的岗位，是高校管理不可或缺的一个重要环节，要提高教学秘书工作效率，教学秘书就要做到准确定位，明确职责，执行制度，提升素质。

关键词 教学秘书 工作效率 专业素质

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.06.014

Abstract Teaching secretary is the link between the school and the College （Department） teaching， is the bridge of communication between teachers and students， and plays the role of coordinating the relationship between different departments and teachers. Is leadership decision-making executives and staff， it's the maintenance person of normal operation of teaching order， it set auxiliary， service type， complicated in various positions， is indispensable to the management of colleges and universities is an important link， to improve the efficiency of teaching secretary work， teaching secretary to achieve accurate positioning， clear responsibilities， implementation of the system and upgrade the quality.

Key words teaching secretary； work efficiency； professional quality

教学秘书作为高校日常教学活动的组织者和直接参与者，其工作效率直接影响到高校的教学秩序。因此怎样激发教学秘书的工作热情，提高他们的工作效率，对学校的发展起着非常重要的作用，下面笔者就结合自身工作对如何提高教学秘书的工作效率谈一点的建议。

1 准确定位，围绕服务做管理是提高教学秘书工作效率的前提

教学秘书作为学校最基层的管理者，首先必须热爱这个岗位，明白自己应当承担的责任，增强做好本职工作的责任心和自信心，从而主动投身到到工作中去，积极为学校的教师及学生服务，成为领导的得力助手，老师学生的贴心朋友。这样工作效率才会提高。

1.1 服务于领导，做好助手和参谋

学校领导在做好日常工作的同时，还要从事正常教学、教学指导，学校事务的宏观调控等工作，不可能事无巨细，亲力亲为。所以更多的具体性工作还需要教学秘书按照规定去督促，去落实，并及时把工作进度和工作中存在的问题反馈给领导，让领导掌握第一手资料，做出相应的决策。

1.2 服务于教师，做好配合工作

传授知识是老师的天职，教学秘书要根据院校各位老师的具体情况安排好教学工作，让教师资源做到合理化的配置，并及时准确把学生对老师的建议反馈给老师，保证教学秩序的正常进行和改进。

1.3 服务于学生，做好管理工作

高校学生来自全国各地，他们对学校的希望和教师的期许，都需要教学秘书这个平台来完成。因此教学秘书要尽可能地深入到学生中去，耐心地向学生介绍有关选修课程，必修课程及考试、补考等相关制度，了解学生对课程设置的要求，并反馈给学校，以促进高校工作的良性进行。

2 明确职责，做到心中有数是提高秘书工作效率的基础

2.1 常规工作要有计划

教学秘书的工作虽然繁杂，但每学年的工作也有规律可循。教学秘书应该参考往年的工作進度，对常规工作及早做出安排。比如，制定本学期教学工作计划，做好各科老师的日程安排，打印课程表，组织学生补考，安排学生考试时间和监考、巡考人员，包括每年应届毕业生的学位审定，每学期的教学检查和学生对任课老师及课程设置的评价等，都是常规性的工作，要及早部署，以保证教学按计划运行。否则，如果都放在开学时一起做，由于时间紧，任务多，就会手忙脚乱，不仅累，还容易出差错，影响工作效率和教学进程。另外，对有预见性的工作，应该以服务为主，及早着手。比如，对需要重修的学生，可以提醒他们及早进行，这样做既提供了服务，又分散化解了集中工作的强度，提高了工作效率。

2.2 临时工作要有条理

教学秘书工作有很多突发情况，需要及时处理，比如临时调课、考试等通知，都需要教学秘书在日常工作中积累知识，了解学校的基本情况，学生的基本信息，辅导员的通讯方式等，才能做到不慌不忙，需要时就不会胡子眉毛一起抓，疲于应付。

2.3 日常工作要做好记录

作为一个管理人员，一定要养成做好日常工作记录的好习惯，一上班，就要做好一天的工作计划，今天主要做什么工作，哪些工作必须要做，等到下班时，要认真地排除一下，哪些工作做了，哪些还需要完善，还有一些临时文件的传达，临时电话的安排落实等等，这样一天的工作情况就清清楚楚，避免工作重复，相应地就大大地提高了工作效率。

3 严格管理，认真执行制度是提高教学秘书工作效率的手段

家有家法，校有校規，教学规章制度就是学校师生教和学的规范和标准。每个学校都有各自的管理制度，教学秘书要做的就是对规章制度的落实和执行，执行力才是实现工作目标的重要手段。只有将各项制度落实好、执行好，发挥出应有的威力，才能促进学校的进一步管理，实行良性循环。

首先，要加强对学校管理规章制度的宣传力度，利用各种可以宣传的平台，让老师和学生了解和熟悉这些规章制度，知道事情该怎么去做，让同学清楚学校的办事流程，自觉地去执行，这样就减少了不必要的解释工作。其次，教学秘书在各项管理工作中，必须以学校的各项规章制度秉公办事，对事公平公正，对人不偏不倚，用制度说话，按规矩办事，就会减少不必要的纠纷，提高制度的威慑力，让大家养成按规矩办事的良好习惯，就能节省时间，提高工作效率。另外，教学秘书还要学会运用制度保护自己，避免深陷繁杂事务中。属于自己工作服务的范围，要认真地去完成，范围之外的就要学会说“不”。比如，你正在处理一些工作，忽然有老师要请你代替监考，这些看似助人为乐的小事，合起来却会占据不少时间，分散人的精力，降低工作效率。因此，教学秘书要学会利用学校的管理制度，艺术地处理好这些事。

4 不断学习，提升素质是提高教学秘书工作效率的保证

无论做什么工作，人的素质水平决定了工作的高度和效率。教学秘书作为基层管理者，既要动脑，又要动手，既要沟通上下，又要协调左右。所以，教学秘书应该不断学习，充实自己，提高素质，与时俱进，才能够做到得心应手，促进工作效率的提高。

4.1 提升文化素质

所谓文化素质，是指人在工作或处事过程中所体现出来的风格和能力，它不仅指一个人的学历有多高，还表现在他在处理事务中的判断力、言语节奏、原则掌握，局面调控等各个方面。作为教秘，要做到得心应手，就必须要知道自己所在学校的人文历史，管理制度，教学风格，了解与本岗位相关的专业术语，教师的专业需求，这样才能做到胸有成竹，制定的应急解决方案和措施才具有前瞻性和可操作性。

4.2 提升专业素质

教学秘书，顾名思义首先是秘书，必须具备秘书所必须具有的基本能力，即书面写作和语言表达能力，这样才能完成自己所在岗位所必须要做的工作。比如转发学校的通知，筹备教学工作会议方案，贯彻落实上级及本院系领导的教学决策精神、反映学校老师对教学的建议，学生对教学的要求，对外预订各种教材、处理学生学籍等工作中与对方进行交涉，在师生对学校所做的一些决策发生误解和疑问时进行解释等，都要求教学秘书做到言简意赅，措词准确，文笔优美，行文流畅。所以，教学秘书要坚持学习，掌握与学科有关的相关知识，这样在完成所需工作时，才能做到提笔有神，提高工作效率。

4.3 提升能力素质

一是沟通协调能力，教学秘书的所在的岗位，是学校的前沿阵地。教学秘书在工作中，要与各个部门打交道。要处理好与各部门的关系，把领导布置的各项工作落实下去，都需要有效沟通。可以说沟通是教学秘书必不可缺的利器，只有彼此有了良好的沟通，才能谈到理解和支持，所以沟通是教学秘书必须要掌握的技能。在沟通时，要和气谦虚，却不能低三下四，要逐步摸索，掌握一个合适的“度”。有了有效的沟通，才有去协调的可能。只有建立起彼此了解、彼此合作的和谐关系，减少大家不必要的摩擦和误解，才能齐心协力去完成各项工作任务，保证学校教学工作的正常运转，提高工作效率。二是应变能力。在学校的教学过程中，总会有些意外的情况发生，此时应该及时向领导禀报，等候指示及处理。遇到此类情况教学秘书不能坐视不理，而要做到临危不乱，利用应变能力来平息缓和事态，从而保障教学秩序。三是心理素质能力 ，教学秘书每天面对繁琐的工作，有时还出力不讨好，难免会心情烦躁，影响工作效率和心态，因此教学秘书要学会豁达开朗，遇事不急不躁、保持轻松平和的心态，能够促进工作顺利进行。

4.4 提升情感素质

一是要有积极向上的精神，寻找发展机会，不断提升自己，保持乐观心态，给人以正能量。二是要有专业操守，诚实守信，对学校领导要端正自己的态度，有事情多请示，多汇报，多沟通，不乱说乱讲，对任课教师要态度谦虚，提供最佳服务，对莘莘学子，要热情帮助，体现学校的温暖。三是要有团队合作意识，个人只有融入集体里，在实现共同目标的同时才能更好地发展和完善自己，教学秘书，生活在人才济济的高校，更需要团队的精诚合作，在工作时不断听取大家的意见，取长补短，群策群力，才能更好地提高工作质量和效率。四是要重实效，面对繁杂的工作，虽不能拖拉推诿，但也要分先后缓急，在服务时，要把生硬的制度和条文变得人性化，急教师之所急，想学生之所想，工作要有预见性，做到井井有条，才能提高工作效率。

4.5 提升管理素质

一是教学档案管理，要做好日常工作的搜集和整理，及时入档，规范管理。二是网络管理，教学秘书要与时俱进，实行网络办公和管理。如学校的一些通知，活动安排，学生每学期成绩公布，都可以用计算机、手机去完成。同时，还可以在网上进行课程设置、教学活动等调查，听取学生对学校教学的意见和建议，发挥学生在教管中的作用。

以上是笔者在几年从事教秘工作中，从教秘工作人员层面摸索出的能够提高工作效率的一点体会，要全面提高工作效率，学校还需要从引进高素质人才，为教秘人员规划工作前景，提高教秘人员待遇，稳定职工队伍着手，调动起从事教秘岗位的工作热情。

参考文献

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[2] 徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求.山西财经大学学报，2005（3）：58-60.

[3] 陈文贵，杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设.天津职业技术师范学院学报，2002（4）：41-44.