浅谈图书馆采编业务流程优化研究

崔丕艳

摘 要：图书馆采编业务流程是图书馆的基础业务工作。在网络技术迅速发展的今天，要提高采编工作的质量与效率，就要更新传统的采编业务流程，传统图书馆采编流程中，同源信息交叉重复现象严重，且读者全面获取知识信息难度大。本文分析了传统采编模式的缺点，利用经济学理论重建了现代化的采编流程，阐述了更新图书馆采编流程模式的具体做法，并提出相应的保障性措施。

关键词：图书馆；采编；流程；模式

随着高新技术的发展，图书馆面临一个全新的资源环境。作为担负着调配重任的图书馆采编部，需不断优化工作流程，逐渐提高采编工作质量与工作效率。图书馆传统采编模式重复现象严重，面对网络化和电子化的图书馆发展，需要对过去的传统采编模式进行改进。由于图书馆采编工作从封闭型向开放型转换，出现了文献信息量剧增与经费短缺之间的矛盾，出现了视听型、机读型及多媒体出版物等多种形式并存的局面。由此可见，在现代多样化的信息资源下，传统的图书馆采编流程模式已不能满足当前信息用户的多元化需求。因此，运用经济学投入产出分析和管理学BPR理论来构建图书馆采编流程的优化模式，有利于提高当代图书馆的管理水平。

一、优化图书馆采编流程模式的重要性

（一）有利于实现高效运作

文献是图书馆采编流程的加工单位，其采集、分类等一系列活动所花费时间的多少直接影响到文献的利用率，根据图书馆采编流程的运作特点，并利用BPR理论对采编流程内部活动进行优化重组，这样可以实现流程的高效运作。

（二）降低运作成本

图书馆采编流程优化是指对诸多环节进行合理配置，通过优化采集文献信息来降低采编成本，这样不仅减少了资源消耗，而且还保证了图书馆采编流程的可持续发展.

（三）提高服务水平

采编流程的优化重组是以读者需求为导向，在横向方面上设置各个学科资源处理小组，这种“一站式服务”方式，不仅可以针对读者特定需求做出反应，而且可以协调各学科资源处理小组的合理配置，确保图书馆采编流程系统的整体优化。

二、传统图书馆采编业务流程中存在的问题

（一）采编流程模式落后

传统的图书馆采编运作流程是把人力、资金、设备等资源投入到采编流程中来，按照采集的馆藏信息来整理与维护采编工作。由此导致同一信息资源的引进因载体不同而存在交叉和重复现象，同时使得各个子流程活动仅仅局限于固定的工作范围中。

（二）流程数据达不到预期标准

图书馆书目数据是将读者和图书馆进行连接的纽带。随着人们实际要求的提升，采编图书的种类和数量也不断增加，虽然部分图书机构将图书采编工作进行外包，但是在实际落实过程中没有对外包部门进行有效管理，使得流程数据质量得不到提升。

三、优化图书馆采编业务流程的有效措施

（一）采用优化重组策略

实现流程重组。随着信息时代的飞速发展，要提高图书馆的核心竞争力就需要对采编模式进行更新，对相关流程都要进行良好的规划，使各环节之间的工作能够更好的完成。采购一书商负责加工到馆验收查重---审核数据一典藏一入库。流程重组后，形成了多条流水线作业，且加快了新书流通速度。采编流程根据经济学理论为基础，合理分配文献管理费、设备费等，通过BBS论坛时刻关注读者对信息产品的需求变化，并合理分析业务流程活动现状，有效减少了流程中的非增值活动出现。首先应明确流程运作，充分考虑业务活动或业务活动的投入增殖及业务活动投入变化对信息产出的影响等，其次是利用BPR先进技术对采编流程活动进行简化、整合，并利用现代化信息技术降低采编流程运作成本。

（二）采取采编业务部分外包和联机编目的形式优化采编流程

1.外包实践。图书馆业务外包对于图书馆的采编流程来说，编目规范化程度高， 将此运用到采编事务性工作中来就能够简化工作流程，适当降低运作成本。

2.联机编目。可以利用网络技术对检索界面和面目界面进行改进，逐渐形成了联机采编模式。

3.二级采访。随着新型载体资源不断涌现，图书馆采编部门要及时调整工作流程，充分利用网络技术实施图书二级采访新模式。所谓“图书二级采访”是采访人员将各种图书信息及时搜集整理发布在该平台上，根据学科情况划分文献经费额度和采访计划，然后读者进行网上筛选，最后形成最初订单，采访人员根据目录进行，最终进行信息反馈。

三、优化图书馆采编流程模式的保证措施

首先应按照以往的采编流程，确保编目数据的质量。通常编日员是比较认真负责的。但在馆内间紧、任务重的情况下，质量就会出现问题。因此，应在新的流程中设立审核校验数据工序用来检查编目中各字段标引是否正确，以此来确保最终出具的验收报告的准确性。

其次是做好图书订购和验收。新到刊要分门别类，整理期刊填写并核对清单捆扎后，送装订厂验收。为了避免出现新书到馆的滞后性，就要现采与订单相结合，制定新书的到馆周期，来保证采编部顺利完成。同时还要充分掌握现有馆藏资源，认真听取读者的用书意见，构建馆藏图书保障体系。

最后是要控制采编工作质量。一是要加强质量控制， 依据图书馆的馆藏图书特色制定符合本馆读者检索习惯的采访工作规则；二是要建立一个较完善的质量监督体系，重组的流程中设立了审核环节，要落实岗位职责，必须要重新制定适合重组流程后的岗位职责。根据采编部重组后的采编流程，采访岗由验收编目加工岗监督、验收编目加工岗审核岗由部门主任监督，从而从制度上保证了工作质量。

总之，图书采编流程是推动图书行业发展的关键，因此，采编模式的好与坏受到众多因素的影响。所以，需要结合实际需要，使用有效措施进不断优化图书采编流程，从而更好地为广大读者服务。

参考文献：

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