企业会计信息化质量探析

刘根霞

【摘要】信息技术广泛应用和资源节约社会的建立，使得会计信息化应用的深度和广度有了长远发展。但是会计信息化工作中仍存在硬件架构不合理、基础工作不规范、会计数据质量不高、安全风险控制不健全、系统运行效率低等诸多问题，本文通过分析产生这些问题的原因，提出提高会计信息化工作质量的措施。

【关键词】会计信息化 质量问题 原因分析 提高措施

一、引言

2014年正式实施的《企业会计信息化工作规范》（以下称《规范》），对企业会计信息化工作起到规范、指导和促进作用。然而许多企事业单位的会计信息化工作中也还存在硬件架构不合理、软件选型不科学、基础工作不规范、会计数据质量不高、安全和风险制度不健全、系统运行效率低下等诸多问题。导致会计信息化工作无法满足企业预期需求，无法达到提高管理效率和经济效益的目的，造成人、财、物的浪费，制约了会计信息化应用的深度和广度。因此，有必要深入分析会计信息化工作质量问题及产生的原因，为促进会计信息化工作又好又快发展提供对策。

目前会计信息化评价标准尚未出台，而《规范》从信息化规划、组织机构设置、人员权限划分、软硬件选择、内部控制体系建立健全、信息共享、系统安全等方面，对会计信息化工作的建设和运行阶段各项工作进行规范和指导。结合《规范》以及实务经验，本文提出从以下方面判断企业会计信息化质量。会计信息化规划的存在性，与企业发展目标的契合程度；与会计信息化流程匹配的会计机构；合理的职责划分和规范的电子授权；与自身技术及业务需求相匹配软硬件架构；财务业务一体化以及企业内部信息资源共享；各项管理制度是否存在且健全有效，能覆盖会计信息化全过程，发生故障时是否有应急机制；系统是否有较强的防错纠错能力。

二、企业会计信息化质量现状分析

（一）建设期存在的质量问题

会计信息化建设期的工作直接关系到以后会计信息系统能否正常、有效运行。建设期经常遇到的质量问题可归纳为以下方面：

1.硬件架构不合理。会计信息化系统的硬件架构配置需要考虑企业的管理特点以及管理效率。究竟采用单机模式好还是局域网或者互联网模式更佳？采用实时集中平台还是采用定期集中平台？硬件平台选择的不科学，一方面会影响未来系统的可扩展性，另一方面也会影响到会计数据的收集、传递以及应用，导致决策效率低下。

2.软件选型不科学。会计软件是会计信息系统的核心，会计信息化过程中软件选型是否合适直接关系到企业需求的满足程度。选型过程中过多考虑软件的价格、技术先进性或功能的多少，会导致人们忽视会计信息化本身所要解决的问题：是否减轻会计人员的劳动负担；是否提高会计信息的生成、传递及利用效率；是否能够为企业的决策者提供更有价值的信息。选择与企业管理要求以及内外部业务环境不匹配的软件，不仅会造成大量资金的浪费，而且无法达到提高效率、降低成本、增加效益的目的。

3.管理基础不规范。规范的管理基础是信息化实施的保障。信息化的实施过程要求企业管理制度化、流程规范化、定额标准化。企业经营过程中经常发生的诸如：原始单据填写不规范；会计政策在一年内多次随着管理者利润管理的需要进行改变；相同的会计科目在不同会计人员之间不统一；生产耗费没有核定标准定额；长期未达账项未进行核对；不相容职务没有分离（如财务人员兼职业务处理，制单和审核为同一人）等不规范的基础工作。这些会导致在会计信息化初始设置时，流入系统数据的真实、可靠性无法保证；无法根据企业实际情况作出合理的会计政策选择；无法从制度上防范舞弊事件的发生；无法输出有用的会计信息；无法真正提高企业的管理效率。

4.业务流程不透明。业务流程是指通过一组作业的整合，把输入的各种必要资源，经过增值处理，输出客户所需要的、认可的和满意的产品或服务。只有当流程可视或透明才能对流程进行改进或监控，从而可以向客户提供创新和增值的产品和服务，保证质量和加快市场准入速度。会计信息化本身对原有会计业务流程是冲击。手工方式下会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，其中隐含着会计数据的转换处理；根据已审核记账凭证登记账簿，这又隐含着会计数据的转抄操作，这种不透明的业务处理流程容易造成会计信息的失真、降低信息的有用性。

（二）运行期存在的质量问题

1.控制制度不健全。会计信息化的正常运行不仅依赖软件中固化的程序控制来实现输入、处理和输出，而且还要依赖对运行环境的控制。用户部门是否与电算部门相分离，电算部门内部是否职责分离，是否建立岗位责任制以及操作管理制度，是否建立并有效运行软硬件及数据的接触控制。企业的各项内部控制制度是否建立且有效运行，都会影响到会计信息系统的安全运行及效率。

2.会计数据质量不高。通常一提到会计数据质量，人们关注的是真实性、可靠性、明晰性等。而在会计信息化过程中人们更关心业务流程“从哪里来，往哪里去，由谁处理”，认为会计数据只不过是信息处理过程中产生的“副产品”，可复制和更新，不可消耗又极易遭到破坏，会随着环境的变化而变化，具有不稳定性。如果会计信息化实施时没有统一的规划，各个功能相对独立的子系统分别采用不同业务规范和数据模式，导致业务数据和会计数据的力度、名称、表达方式上的不统一，从而造成元数据不准确、不一致、重复性、二义性等质量问题。同时，一个数据进入系统后被使用的次数较少或几乎没有被使用，说明该数据是多余的或可用性差、共享性较差，从而影响依据信息作出决策的效率和数据的可用性。

3.系统运行的安全性、稳定性以及故障响应及恢复性能有待提高。系统运行是否可靠和稳定，是否具备较强故障恢复能力，这些都是保证系统正常运行的基本要求。企业是否建立多层次的防控措施来保证系统的安全性和稳定性，如安装防火、防盗、防强磁、防病毒设施；制定软硬件及数据的接触管理制度；进行会计数据的多重备份以及防范人为的破坏和网络环境下来自病毒、黑客威胁的安全控制措施。当故障发生时，是否建立应急机制，是否能够快速进行故障恢复十分重要，这也是当前企业会计信息化工作的薄弱环节。

三、企业会计信息化质量问题原因分析

（一）缺乏会计信息化发展战略规划

会计信息化战略规划是企业针对会计信息系统的建立和发展所作的一种战略性规划，是从企业的宗旨、目标和战略出发，构架企业基本的会计信息化体系结构，对企业内外部财务及业务信息资源进行统一规划、管理与应用，利用信息辅助组织决策，帮助组织实现战略目标。要提高会计信息系统效果应从规划阶段开始。

对会计信息化进行规划，可以使得信息化建设与组织的整体战略规划相一致，可以合理分配资源，确定会计信息系统建设中的优先级次序，避免各自为战、重复开发、重复组织数据的弊病。缺乏发展战略规划，会导致会计信息化的发展脱离企业战略目标，无法促进组织管理效率的提高，造成人财物等资源浪费。目前大约有80%会计信息化实施没有达到预期目标的企业，都没有制定会计信息化发展规划。

（二）没有清晰明确地定义企业信息需求

明确企业管理的信息需求，可以帮助企业识别会计信息系统的总体架构以及当前及未来的信息需要，明确会计信息系统各子系统的功能界限，以及开发建设的优先级次序。会计信息化建设过程中如果不能明确企业的信息需求，则会对“建立什么样的系统”“系统应具有什么样的功能”“如何实现这些功能”这些问题思路不清晰，导致会计信息化实施时硬件架构以及软件选型与企业管理要求不匹配，无法满足企业发展及管理中对信息的需求，也无法给企业带来效率和效益上的提高。

（三）领导重视、观念转变及员工素质有待提高

会计信息化工作中人的因素至关重要，无论是领导者对会计信息化项目的重视程度，还是会计人员的观念和素质，都影响会计信息化的建设和运行。如果企业领导重视会计信息化工作，责任和压力会层层传递，各项资源的调配以及部门间的协调就会相对容易些，那么会计信息化从规划、建设到日常运行就会有很好的保障，工作质量大大提高。否则会计信息化可能会变成一项“稀松”工程，投入了大量的人力、物力和财力却达不到应有的效果。会计实施信息化的过程也要求企业管理制度化、规范化、标准化，对领导的管理方式、决策模式有一定冲击。如果企业领导无法接受现代大型软件所蕴含的科学管理思想，无法适应新型决策模式，则有可能成为会计信息化实施和运行的阻力。

会计及相关人员对会计信息化的理解、支持以及会计人员素质，也是影响信息化工作的重要方面。会计信息化过程必然会改变会计数据的收集、传递、处理流程以及会计信息的利用方式，这有可能与会计人员原本熟悉的流程不一致，打破其固有的习惯，要求其具有更高的计算机信息处理能力，能理解网络环境下财务与业务协同的过程，对会计及相关人员来讲是一种挑战。如果会计及相关人员不能及时更新知识与观念，无法适应信息技术发展对会计的影响，最终将会从会计及相关岗位上被淘汰。

（四）基础准备工作不足

会计信息化基础工作准备不充分，会导致会计信息化工作无法正常顺利进行，从而影响信息化的实施效果。组织结构未调整或调整未到位。组织结构是企业组织内部各个有机构成要素相互之间的联系方式或形式。随着企业规模扩大，组织结构会越来越庞大，分工也越来越细，部门间的合作会变得不通畅，跨部门工作效率低下。当前随着信息技术特别是网络技术的广泛应用，领导层和基层之间的信息沟通更加迅捷便利，如果组织结构未调整或调整不到位，会降低会计人员工作的积极性，制约会计信息处理、传递、利用的正确性以及效率性。业务流程优化不到位。业务流程优化是企业面对竞争压力、经济压力以及客户需求，对企业的流程进行调整或革新，使其在成本、质量、服务和速度等关键指标上取得显著的提高。在信息技术环境下，会计业务流程再造突破了传统劳动分工理论的思想体系，强调以流程导向代替原有的职能导向的组织形式，使得会计部门组织结构扁平化，决策权下放，审核与控制明显减少，同步工作代替了顺序工作方式，大大加快了工作速度。如果企业在会计信息化过程中没有与经营环境相契合，推动管理模式、组织架构和业务流程的优化与革新，依然按照职能分工进行业务处理，必然导致会计业务处理“换汤不换药”，只达到以计算机替代手工会计处理，不能真正提高会计信息有用性和辅助决策功能。

管理制度不完善。管理制度是保证企业会计信息化建设和运行的制度基础，管理制度是否建立以及是否有效执行直接影响会计信息的产生、传递以及应用，影响会计信息的正确性、有用性。会计信息系统是一个人机交互系统，包括计算机的软硬件以及数据、人员、规程等组成部分。健全有效的管理制度可以使会计人员对计算机软件、硬件、数据的操作都处于规范的状态，避免信息化所带来的各种风险。如果企业在会计信息化建设阶段没有建立健全企业的各项管理制度，信息化下会计数据处理的迅捷、集中将会导致错误的蔓延，给企业带来比手工方式更大的风险。

基础数据有待规范。初始设置是会计信息化的一项重要工作，计算机“垃圾入垃圾出”的特点以及信息化下财务与业务的协同，决定了初始数据录入的重要性。

在录入初始数据之前需要对基础数据进行整理，包括按照企业管理要求对会计科目、各种资产或业务进行代码化；整理各项未达账项；整理各科目的期初数据；整理企业核算中的各项定额或标准；整理企业会计业务处理中所用到的会计政策，并结合管理及核算要求进行选择确定；确定数据的输入及输出方式。如果企业管理基础薄弱，基础数据不规范，那么进入会计信息系统的数据就可能是错误或不准确的，信息化会导致错误的重复及放大，失真的会计信息最终可能导致企业管理和决策失误。

四、企业会计信息化质量管理对策

（一）制定会计信息化规划

会计信息化是一项系统工程，在实施信息化之前应深入调查企业的发展目标和战略规划，明确企业愿景及信息化在企业发展中的地位和作用。通过对企业现有信息系统进行评估，分析企业信息需求和资源状况， 确定会计信息化的战略性总体架构、资源分配机制及系统开发和实施的优先次序，保证系统的一体化和协调性。制定会计信息化规划，对来自企业内外部的信息资源进行统一规划，利用信息控制企业行为，帮助实现企业战略目标。

（二）积极更新观念

当前大型会计软件都蕴含着一定科学管理思想和程序控制要点，对于业务处理、管理及决策有相应的程序，如果不按照相应的流程进行处理，可能会导致业务无法顺利完成，风险无法避免。许多成功实施企业会计信息化的经验表明：实施会计信息化必须要进行充分的动员，让所有人员都认识到信息化的必要性和重要性，理解并接受信息化带来的观念变革、流程优化以及习惯冲击，高层管理人员更是要接受会计信息化带来的信息处理及决策模式创新，要积极的培训。只有让所有人员对自己所操作的信息系统从功能结构到处理流程都了解，对自己岗位所包含的具体业务以及核心控制点都能熟练操作，才能提高信息系统实施成功的可能性，否则将会影响会计信息化正常实施和运行。

（三）开展管理咨询

大型会计信息系统的实施不仅周期长，而且要耗费大量的人力、物力和财力，如果实施失败，在浪费时间和资金的同时还可能引起企业经营风险和财务风险。因此，在会计信息化建设的准备阶段可以购买专家服务，由专业的管理咨询机构针对企业的问题进行诊断，并结合企业需求提出相应的信息化实施方案或建议，并协助企业对存在问题改进、业务流程优化、管理制度完善以及基础数据整理，这样会大大增加会计信息化实施成功的概率。同时在专家进行管理咨询和实施专业服务的过程中，可以让企业自己的员工实现知识的迁移和自有化。

（四）优化业务流程

优化业务流程是企业在信息化过程中打破传统劳动职能分工模式，采用流程导向进行业务处理，能够提高业务处理的速度和质量，降低信息获得成本。进行业务流程优化，首先，要对原有流程进行全面的功能和效率分析，发现随着市场发展或技术变革影响企业管理效率或成为发展瓶颈的业务流程，分析这些流程的制约因素和关键表现，找出进行流程优化的切入点。其次，考虑成本效益、技术、风险等因素，提出流程改进方案，取消无效环节，合并冗余步骤，尽可能地将业务流程自动化处理，使得原有流程更加透明，便于信息集成。最后，调整组织结构、岗位划分、沟通渠道和业务规范等，以保证流程改进方案能够达到预期目的。

（五）建立健全安全控制制度

安全是会计信息化的运行前提和基础，不仅要保证软硬件的安全、数据和档案的安全，而且要保证操作过程及运行环境的安全。健全有效的内部控制制度和管理制度可以起到预防风险发生的作用。

与信息化运行环境相关的一般控制主要包括：组织控制制度要求明晰岗位职责，遵循职能分离原则。网络环境下，业务人员与会计数据处理人员相分离、开发人员与操作人员相分离，这在一定程度可以防止舞弊的发生。

在会计软件中按照业务岗位要求进行多层次的电子授权，在各岗位之间形成有效牵制，设置科学合理可以很好地防止越权操作和信息泄露。操作控制制度要求操作规范化，系统管理人员、操作人员、分析人员以及维护人员，各自在进行职责范围内工作时应遵照操作流程，通过密码或口令进入相应操作，及时进行数据备份并记录操作日志。软硬件安全控制制度应对软件以及硬件的接触进行严格限制，防止自然灾害或人为破坏对企业所造成的损失，特别防止在网络环境下，病毒、黑客等外部威胁给企业带来会计信息丢失、被篡改等危害。数据安全控制主要对数据的产生、处理、传递以及利用过程中数据的安全进行控制，通过防止非授权人员的接触、多重数据备份、进行数据加密等方式保证数据安全。系统的开发和维护控制主要是对系统的开发规划、进度、文档、安全等进行控制，对发生故障进行响应和恢复的控制。

与具体处理过程有关的应用控制包括输入控制。通过岗位授权、不相容职务分离，以及会计软件在输入功能上所设置的控制点（如：逻辑校验、平衡校验、存在性检查等）保证输入数据的正确性。

网络环境下，由于业务终端直接传递至会计信息系统自动生成记账凭证的数据较多，差错会反复和蔓延，并呈扩大效应，要制定相应制度来保证进入系统的数据是真实、正确的。处理控制。在处理过程中不遗漏任何经过批准的业务，也不处理任何未经许可的业务。主要通过程序控制、顺序处理、文件记录和标签控制，保证所有处理业务必须合法。输出控制用来保证信息系统处理结果能够正确输出，在规定时间内安全及时地交付用户，且控制未经授权的人无法获得相关信息。

随着我国建立资源节约型社会，会计全面信息化是必然趋势。提前做好会计信息化规划，对员工进行充分动员和培训，积极转变观念，改进业务流程，整理基础数据和政策，健全完善内部控制制度，有助于提高会计信息化工作质量。

参考文献

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