浅谈档案管理的保密工作

王红霞?蒋春华?姬广咏

《中华人民共和国档案法》中明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它继承了文件的原始性，是再现历史真实面貌的原始文献，具有凭证价值的重要属性。随着社会的进步，人类的发展，档案的作用越来越明显，人们对档案的管理也有了一个全新的认识。档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，很多档案信息涉及国家的安全和利益，涉及经济技术秘密，涉及社会秩序和个人隐私等内容，利用档案信息资源，必然会涉及档案信息的保密问题，这项工作做得好和坏将直接影响党和国家及单位的安全和利益。下面从档案管理的硬件建设和软件建设两个方面浅谈档案管理的保密工作。

一、加强档案管理的硬件建设

（一）档案的库房管理是档案保密的重点

从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是，有些不具备条件的单位，往往将库房设在机关办公楼内，但并不是任何一间办公室都可以作为档案管理库房的，从档案保密的角度来考虑，尽可能的不要将库房设在办公楼的顶层或最底层等偏僻的地方，库房内应具备良好的卫生环境，应安装摄像头、报警器、配备温湿度机、去湿机、粉碎机、复印机、扫描仪、等设备，档案库的库房门必须是专用的防盗保险门，窗户应专门加固，库房内外都要安装防盗监视器，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责，制定严格的库房管理制度，在库房显眼的位置张贴悬挂《保密守则》、《库房管理制度》等制度。无关人员一律禁止入内，如因特殊需要进入库房，需按规定经过审批并履行出入登记手续方可进入。从档案库房内外部的硬件保管条件上确保涉密档案的安全。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（二）加强涉密信息系统的保密工作

涉密信息系统应当按照规定，经检查合格后，方可投入使用，不得将涉密计算机、涉密存储设备接入互联网及其他公共信息网络，对处理涉密信息的计算机应安装物理隔离卡。未安装物理隔离卡的涉密计算机严禁连接互联网，未经批准，不得擅自复制、记录、存储国家秘密。

二、加强档案管理保密利用的软件建设

（一）加强档案管理的制度建设

俗话说，没有规矩，不成方圆。为做好档案管理的保密工作，做到有章可循，有据可查，应制定相关的规章制度，如《阅览制度》、《外借制度》、《复印制度》、《保密制度》《档案管理人员岗位责任制》、《档案管理制度》等一系列档案利用制度，落实专人管理，明确责任。各项档案管理规章制度的条文应在实践中认真加以总结，不断充实和完善，切实做到严密而简明，便于执行。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证，涉密档案保管工作的任务既是光荣的，更是艰巨的，要严格确保涉密档案齐全完整安全。

（二）做好涉密档案的借阅利用和移交工作

档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节 。涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理，必须认真履行登记、签字手续，经指定责任部门、指定责任人审批，任何人无权擅自提供借阅。查阅档案时，档案管理者不得离开档案，置每个利用者于视线之中，预防查阅人拆倦带走，涂改内容，圈划批注，增删抽页，擅自摄制、复印档案等行为发生。任何人不得将档案、资料擅自带出室外，涉密档案在规定的时间内使用完毕后，要及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

（三）加强档案管理的队伍建设

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。

一是政治素质。档案工作是一项政治性很强的工作，档案管理人员必须了解和掌握党的路线、方针、政策，熟悉相关的法律、法规和各种规章制度，具有坚定正确的政治方向，是具有特殊身份和地位的人员，有知密早、知密多、知密深的特性。要切实加强档案工作者的政治素质修养，提高保密意识。对不该知道的秘密不问、不看、不记;不在通信中涉及国家秘密;不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄漏了秘密，做到守口如瓶，万无一失。

二是业务素质。档案是一项业务性很强的工作，档案人员综合素质的提高直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量。目前在档案理论与实践上，已经形成了具有一定知识体系的档案学，要做好档案工作，必须系统的学习和掌握这些专门知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;为进一步提升档案管理者的保密业务素质，增强保密意识和保密法治观念，特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离档案管理岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。保密工作是一项长期的艰巨的工作，任何时候均不容忽视，因此，要加大保密宣传教育力度。

总之，作为一种重要的社会信息资源的档案，既要重视其涉密档案管理有关设施的硬件建设，更要加强档案保密利用工作的软件建设。档案管理工作人员要在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。