档案备份的方法和策略

摘 要：档案在我国发挥着无可取代的重要作用，所以对于档案的保护工作就显得尤为重要。档案备份是充分保护档案的一种策略，它能够使重要的档案在遇到自然或者人为原因损毁时，能够用备用的档案代替已经毁坏的，确保档案损坏时不致使档案信息流失。随着计算机技术应用到档案管理领域，档案备份变得相对简便了，但是也出现了很多新问题，本文从档案备份基本概念引出话题，分析其重要性，并对其主要方法进行评价，最后探讨档案备份工作中应当注意的要点和策略。

关键词：档案；备份；方法策略

档案是人类社会发展的产物，在我国社会主义国家发展和建设过程中起到至关重要的作用。随着时间的推移，各种类型的档案越来越多，很多珍贵的旧档案也在不断老化甚至损毁，档案的保护问题成为了摆在档案管理者面前的一个难题。其中，档案备份是一种最为有效的档案保护手段，它不仅对原始档案进行保护，还能够在原始档案出现任何问题时候能够提供备用的信息，至少不会使档案所载内容消失。随着计算机技术在档案管理领域的广泛应用，档案备份更加便捷，但是却也出现了一些新的问题。总之，无论哪种类型的档案，档案备份都非常重要，探索出档案备份的方法和策略非常重要。

1 档案备份及其重要性

“备份”这个概念并不是近些年才出现，但是却是在计算机领域发扬光大。计算机领域的备份指的是在硬盘等存储介质中，将数据进行复制或者压缩保存到本身空间或者其他存储设备，当基本信息出现问题不能访问或者被意外删除时，能够进行还原。档案备份有广义狭义之分，狭义上的档案备份指的就是各种类型档案在计算机存储设备上的备份，而广义上的档案备份值得则是任何能够复制、压缩、传播的方式。本课题探讨的一律为广义上的檔案备份，即不限于在计算机存储设备上的备份。

档案备份十分重要，其重要性体现在以下几个方面：

第一，档案备份能够在原始数据出现损毁等情况时及时恢复。无论是传统的纸质档案，还是光盘、磁带、照片等记载影像资料的档案，又或者是电子档案，都面临着不同程度的损毁风险。特别是诸如地震、洪水等不可预知的自然灾害或者人为纵火等意外事件发生时，如果没有备份的话只能眼睁睁看着档案损毁。有多份档案备份的情况下，能够最大程度地保障档案的安全性。

第二，档案备份能够使社会管理更加便捷。有很多部门形成的档案是相对机密的，是不对外公布，也不允许随意调取的，档案的全部或部分备份能够使档案部分对外公开，极大方便了社会管理。举例来说，病人在某家医院治疗形成医疗档案，如果未来患者去别的地区别的医院进行治疗，医疗档案的备份如果能够被部分调取的话，就能够让医生更准确和直观地了解病人之前的情况，极大地提高了医疗的效率。

2 档案备份的方法和策略研究

（一）档案备份的主要方法及其优劣势研究

档案备份有很多不同的方式，各种方式都有自己的优势和劣势所在。

第一，纯粹的复制。纯粹的复制指的是在档案形成的时候直接形成多份或者形成后进行复制，分别保存于不同位置。这种方法主要包括纸质档案的复印或者抄写，影音资料的复制等。这种方法类似于各种文件的“一式几份”，它的优点是单份档案的破坏和损毁不影响档案信息的流失，每一份档案备份其实都是原件，都可以在档案损毁时候拿出来当做档案原件使用，缺点是如果只进行了有限次数的复制，当每一份复制都出现问题时无法解决。

第二，计算机硬盘备份。这种方式与纯粹的复制有一定的差别，这种方式下，档案的原件和复制件无论从格式上还是表现形式上都有一定的差异，但是其根本还是复制，只不过是经过计算机内部处理以后的复制。在档案出现问题时，备份文件能够直接还原到未出问题时的状态，对损毁的档案直接进行覆盖。这种方法的优点是理论上可以进行无限次数的覆盖和还原，缺点是是计算机硬盘非常依赖，硬盘出现故障很容易出现备份的流失。

第三，云备份。这种方式近几年才开始广泛应用，其指的是将档案数据上传到云端。它的优点非常明确，包括速度快、不受时间和空间的限制随时可以调取或者覆盖原档案，存储量非常高、成本适中等等。但是云备份的缺点也是非常明显的，那就是对于计算机硬件和网络数据的安全提出了双重要求，一旦存储服务器遭到病毒或者木马侵袭，很容易导致档案数据的流失。

（二）档案备份工作中应当注意的要点和策略研究

针对上述档案备份的重要性和基本方法研究，笔者认为，档案管理工作人员在档案备份工作中应当注意以下几点：

首先，根据自身情况灵活选用各种或者多种备份方式。上述几种档案备份方式各有优缺点，各个部门要灵活选用。例如，对于珍贵的文物，只能保护，无法复制，备份的也仅仅是档案的内容而非文物本身；而对于户籍信息管理部门来说，纯粹的复制就不大适合，而硬盘备份和云备份则是最优的选择。

其次，要建立起应急的管理机制。因为各种备份方式都有能够破坏档案本身的事物，所以对于各种不同的备份方式，要有针对性地加强对这种方式影响最大的风险的预防。例如，纸质档案及其复印件，防火防水防腐蚀工作就一定要当做头等大事来做，并且做好各种灭火引水的准备。

最后，做好技术的研发，使档案的备份变得更加安全，对所有可能的风险都能够进行有效的遏制。云备份已经得到广泛应用，未来应当不断创新，研究出外界因素影响最小的备份方式，使档案实现彻底的、真正的安全。

3 结语

无论从国土面积，还是经济发展水平，又或是人口数量上来说，我国在世界上都称得上是一个大国。管理和治理这样一个庞大的国家，档案对于很多领域来说都非常重要，能够大大降低对国家和社会的进行管理的难度，档案制度也是我国相当长时间之内必须沿用和发展的重要制度。对于档案管理工作来说，档案备份已经成为当前最为重要的核心工作之一，它既能够形成多份原始资料，存放于不同位置，方便更多主体调取和使用，又能够在某一份档案出现损毁情况下，保留档案的信息，方便档案的修复和再造。所以档案备份工作应当受到人们的重视。在未来，档案管理人员一定要熟悉档案备份的各种方法和策略，切实做好档案管理工作，最大限度地保证档案的完整性。

参考文献

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[2]杨东权.我国档案安全体系建设的主要任务---在全国档案安全体系建设工作会上的讲话摘要[J].四川档案，2010（6）.

[3]刘春波，韩晓颖.从德国科隆城市档案馆坍塌谈档案数据异地备份[J].黑龙江档案，2009.

作者简介

刘颖（1978—），女，汉族，湖南新化人，大专，助理馆员，主要工作档案管理。