大数据时代背景下的档案管理探讨

徐金婷

[摘 要]21世纪，人类的信息存储与处理能力方面都面临处理技术层面的突破，新的技术内容不断涌现。随着物联网技术的广泛应用，社会组织的海量信息衍生出巨大数据，进而社会全面进入到大数据时代。大数据的“4V”特征也使得档案管理工作面临诸多工作难点。因此文章重点就大数据时代背景下的档案管理展开探讨。

[关键词]大数据时代；档案管理；探讨

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）25-0331-01

大数据的迅速发展对各行各业的数据实现有效管理提出了新的要求，人们越来越意识到对大数据进行有效管理的重要性。档案行业的任务主要是保存社会档案为以后翻阅提供依据，需要对原始资料进行整理、记录以及保管。在大数据的时代背景下，每天产生大量的数据，给档案工作者提出了更高的要求。所以，在大数据的背景下，如何实现档案的有效管理已经成为重要议题。

一、为何要引进大数据档案处理技术

“大数据时代”最早是由麦肯锡提出的，在这个时代背景下，各行各业对自身产生的所拥有的庞大数据都迫切的想要进行有效的管理和利用，而档案管理在每天产生的大量原始记录和信息下，面对如此繁杂、沉重的工作，都感觉到任务的艰巨。在电子化信息的飞速增长下，对传统的电子档案管理带来极大的挑战，如果，档案管理者还是坚持长期按照传统的电子档案管理的方法对电子信息原件进行挨个阅读，那将是极大的困难且难以实现。如何对这些庞大的电子信息文件有效的分类，如何对这些电子信息文件进行快速的检索，如何将这些电子信息文件中的有些信息编取，对社会提供有效的利用，这些都迫切的需要大数据技术予以帮助。

二、大数据时代下档案管理出现的问题

（一）缺少专业数据处理人才

在当前的档案管理中，多数档案管理工作者都是以传统的方式去进行档案管理工作，而无法面对专业的数据处理工作，面对社会大数据的发展趋势，拥有专业的数据处理统计能力人才，就显得尤为重要，而只是简单的高新聘请引进国外的数据处理专业人才，仅仅只是饮鸩止渴，对大数据时代背景下的档案管理工作没有长远的影响，无法促进档案管理的科学发展。

（二）档案管理信息缺少统一的管理及备份

在全国的各档案室或者是档案管理所，都只是对自身档案的管理以及数据研究，未与全国其他的档案部门进行对档案的统一管理以及统一备份研究。如果在科学的实验和科学的规划下，实现全国档案部门的信息统一管理，那么，在大数据时代背景下，对档案进行有效的数据处理统计，对这些信息的开发利用，对社会将是很大的资源整合。

（三）档案管理安全系统性能较差

在档案数据安全管理方面，面对庞大的数据没有专业的安全性能系统，随着科学技术在现代社会的发展，档案数据信息极其容易丢失，甚至泄露，这对档案数据信息的整体资源整合的破坏是极大的，有时因为数据难以修复、恢复，对大数据的利用带来阻碍

（四）档案管理理念和流程亟待改变

在大数据发展之前，档案管理模式多是由档案管理人员将档案资料分门别类做好记录，方便日后的查询。但大数据的到来，信息量迅速增多，很多档案信息是交叉的，若依旧采用原来的档案管理模式对档案进行管理，便无法将大量的信息有规律的分门别类的存放好，同时，大数据背景下的许多信息无法利用传统的档案管理模式进行保存。

三、大数据时代背景下如何促进档案的有效管理

大数据时代背景下档案管理工作之所以出现矛盾问题，主要是适应性方面的影响。不可否认，大数据时代背景下也为档案管理工作带来了一定便捷性，下面提出大数据时代背景下的档案管理工作难点解决途径与发展策略。

（一）找准档案管理准入与健全监管制度

大数据时代对于档案管理工作而言，可谓机遇与挑战并存。为应对档案管理工作的难点，首要应对的问题则是找准档案管理准入与健全监管制度，解决由于管理观念方面产生的工作难点。一方面，大数据时代产生的档案管理信息呈现出多样化、开放化的特点，各类别的信息档案都有其自身的显著特征，管理过程所涉及的风险性也在逐渐增加。因此，档案管理准入制度的建设，需要增强对档案信息与数据的保护工作，避免由于管理过程的疏漏所产生的数据丢失、泄露等问题，为档案信息安全提供保障；另一方面，建立健全监管制度。政府及相关部分应该做好监管工作，努力完善监管制度，可通过追加投入或者特定方式引起各部门对档案管理工作的重视程度，为现代档案管理理念的初步形成提供保障。

（二）积极寻求与大数据公司或机构的合作

大数据时代背景下档案管理工作重心已经发生转移，无论是档案存储还是在档案管理模式上，都使得传统档案管理方法与管理工作出现不适应现象，当前档案管理成效下降。为避免档案管理工作的不良工作效果，需要积极寻求与大数据公司或结构的合作，了解与掌握大数据技术的特点与优势，最终实现与档案管理工作的跨界融合。因此，档案管理工作者应该解放思想，打破传统行业层面的限制性因素，基于大数据技术优势的基础上开发适合档案管理工作的技术与工具。对大数据时代档案管理资料的处理无法通过一台计算机完成，需要采用分布式技术架构，融合分布式处理、云存储及虚拟技术等，最终将这些技术手段引入到档案管理实际工作当中。

（三）现代档案管理工作人员基本素质优化

大数据时代背景下档案管理工作难点也具体表现在档案管理工作人员与大数据时代档案管理方法之间的矛盾问题。想要有效解决这一问题，则应该正确意识到档案管理工作人员的自身价值，增强其基本素养。笔者认为可从两个方面入手：其一，档案管理工作中向工作人员逐步渗透大数据知识与大数据技术为档案管理工作带来的便捷性，让档案管理工作人员能够正确意识到大数据技术的价值与优势，从而为接受大数据技术与日常档案管理工作的良好融合奠定基础；其二，积极引进大数据技术专业性人才，增强当前档案管理工作团队的整体素养，实现相互学习、相互进步。

（四）加强档案数据的安全性

在大数据的时代背景下，为档案管理也带来了很多便利，有利于工作效率的提高，降低档案管理工作中所花费的资金，但是同时有数据丢失的高风险性，而档案十分重要。所以，必须要加强档案管理工作的安全性，确保档案管理工作的顺利进行。大数据的背景下，一张小小的内存卡就能储存大量的重要数据，但是，电脑病毒的侵入与内存卡的损坏都会造成数据丢失的风险，所以，档案管理工作者要注意档案保存的安全性。首先，档案管理人员要具备档案安全管理的安全意识，避免电脑病毒侵入存有档案数据的电脑中。同时，政府要制定相关的政策，包括档案管理的工作细则，规范档案工作人员进行存档工作时的操作。

总之，“大数据”时代现在已经是全球化的一种现象，渗透到各行各业的每个领域，在自身拥有生产庞大数据的档案管理，多数还是简单的进行着传统的档案管理工作，很少对档案管理背后的数据进行有效充分的利用，而且与大数据技术还未全面合作开发。如今，社会现代化急速发展，在大数据时代背景下，改变原有的档案管理方式，充分发挥档案管理的作用，对整合社会资源，促进社会经济现代化发展有着重要作用。

参考文献

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