关于我国公司董事会秘书制度简析

郑立秋

（100088 中国政法大学 北京）

关于我国公司董事会秘书制度简析

郑立秋

（100088 中国政法大学 北京）

董事会秘书制度自1993年被动引进我国，已有近二十年历史，在实践中凡上市公司也都实际设有该制度，该制度在上市公司的作用日益突出。另一方面，拟IPO数量以惊人的速度增加，因此，不得不探讨上市公司中法人治理结构占重要地位的董事会秘书制度。基于以上考虑，本文首先简单概述该制度，再评论我国上市公司的董事会秘书制度，最后得出应在聘任、权责及法律责任方面探索该制度，真正发挥该制度的立法目的。

董事会秘书；法律地位；权责；法律责任

董事会秘书（简称“董秘”）为上市公司高级管理人员，由董事会聘任并对董事会负责，是上市公司与证券交易所之间的指定联络人。其对外负责公司信息披露、投资者关系管理；对内负责股权事务管理、公司治理、股权投资、筹备董事会和股东大会，保障公司规范化运作等事宜。

一、董事会秘书的职责

根据《深圳证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》，上市公司董事会秘书是证券交易所和上市公司之间的联络人，并负责管理上市公司的信息披露管理部门。董事会秘书的职责视公司具体情况而定，取决于公司的规模、经营复杂程度、地理位置、组织结构和公司所处的司法管辖区域等。《深圳证券交易所股票上市规则》第三章第二节规定董事会秘书的基本职责如下：

（1）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（2）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（3）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（4）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向本所报告并公告；

（5）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复本所所有问询；

（6）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、本规则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（7）督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、本规则、本所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向本所报告；

（8）《公司法》、《证券法》、中国证监会和本所要求履行的其他职责。

二、我国上市公司董事会秘书制度主要内容

1.法律地位

新《公司法》规定“上市公司设董事会秘书”，该条款置于“上市公司组织机构的特别规定”一节中，表明立法者只强制上市公司中设立董事会秘书制度，而且《上海证券交易所股票上市规则》（2008年修订）、《深圳证券交易所股票上市规则》（2008年修订）均规定“上市公司应当设立董事会秘书”，在实践中也并无除上市公司之外的组织主动设置董事会秘书，这远远小于英美法系公司秘书制度的应用范围。2006年5月18日起实施的《首次公开发行股票并上市管理办法》在第九节公司治理中第一条就规定“发行人应披露股东大会、董事会、监事会、独立董事、董事会秘书制度的建立健全及运行情况”，强调和突出了董事会秘书制度在法人治理结构的重要地位，以至于在公司申请上市中成为衡量其法人治理结构是否完善、运行是否规范的主要依据之一，在券商的招股说明书和律师的法律工作报告中都可见对该制度的描述和判断，我国对董事会秘书制度重视可见一斑。以此推理，法律法规赋予董事会秘书以高级管理人员地位就理所当然。新《公司法》等规定“高级管理人员，是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员”。

2.任职资格

基于董事会秘书以上如此高的重要性和地位，英美法系，包括我国都从积极条件和消极条件方面严格规定了其任职资格。积极条件方面，“高级”管理人员身份必然要求较高的职业道德和人品，其工作职责的综合性决定了财务、法律、管理等个人素质的综合性，而考核个人综合素质的方式之一就是获得相应资格证书；消极条件方面，则强调最近三年违规违法行为的存在阻碍其任职。值得一提的是，任职资格中只规定“本公司现任监事”不得兼任董事会秘书，并没有排除董事，这就为实践买下了隐患——董事兼任董事会秘书，董事会秘书成为董事会的附属物，使该制度形同虚设。

3.法律责任

新《公司法》“法律责任”一章并没有涉及任何高级管理人员，包括董事会秘书的法律责任，在“公司董事、监事、高级管理人员的资格和义务”里也只简单提及违法行为所得收入归公司、承担公司的损失的赔偿责任以及被提起诉讼的可能性。在深交所和上交所的规定中，也只是无管痛痒的通报批评、公开谴责、注销董事会秘书资格证书。这些法律责任都过于简单、笼统，不足以弥补董事会秘书导致的证券市场的损失。刑法第一百八十条内幕交易、泄露内幕信息罪也只是关于内幕消息的恶意利用及传播，并无真正涉及信息披露权责，更不用说公司治理、股权管理、投资者关系管理方面。也就是说当今中国，并没有建立符合实际情况的梯度法律责任制度，放纵了违法违规行为，也使得董事会秘书制度作用无法真正发挥，无法实现当初立法和引进目的。

三、结语

国外实践表明董事会秘书制度能够有效沟通各方、提高公司运作效率、保护中小股东和债权人利益，因此我国从被动接受到积极探索和完善。历经近20年的发展，中国已经建立相对完善的董事会秘书制度，明确了法律地位和资格，规定了权责和法律责任，但是问题仍然不容忽视：兼任隐患使其形同摆设，隶属董事会的身份无法使其有效监督“三会”，法律责任体系的缺乏助长其违法违规。现阶段应该在现有董事会秘书框架结构里进一步解决以上问题，根据中国证券市场和上市公司的实际情况寻找完善之道，以助中国证券市场的健康和资本市场与国际真正的接轨。

[1]庄明.对我国董事会秘书制度问题的思考[J].中国市场，2013（5）：31-32.

[2]肖萌萌，刘云成.浅议我国上市公司董事会秘书制度[J].法制与社会，2012（16）：