简析医院人事档案管理的利用与保密

李 霞

湖南省血吸虫病防治所

简析医院人事档案管理的利用与保密

李 霞

湖南省血吸虫病防治所

本文旨在研究医院人事档案管理的利用与保密。首先简述医院人事档案合理利用和保密的重要性，其次分析人事档案信息系统、档案内容中存在的问题，最后针对上述问题提出相关的建议。

医院人事档案利用；医院人事档案保密

医院人事档案管理包括对人事相关信息的采集、汇总、保存、管理等内容，档案的规范管理可以相对提高医院正常运行的效率，而医院人事档案的利用和保密是医院人事档案管理的重要环节。现对医院人事档案利用和保密的重要性、现存问题和解决措施进行分析和探讨。

一、医院人事档案简述

医院人事档案中的人事信息具有一定的整体性，它不仅仅包括相关工作人员的年龄、性别、职业经历等基本信息，而且包含着相关工作人员的专业能力、业务水平、职业道德等更细化的信息。因此做好医院人事档案的利用与保密工作关系着相关工作人员的个人利益、关系着医院服务的质量、关系着医疗事业的发展。

二、医院人事档案利用和保密的必要性

第一，随着计算机技术的发展和医疗业务性质的转变，人事档案系统中需要采集的相关信息范围逐渐变大，信息量逐渐增多，这为人事档案的充分利用增加了新的挑战。第二，医院人事档案的充分利用可以相对提升医院的医疗服务质量，医院人事部门可以对人事档案系统中信息进行分析，找到人事管理中存在的问题，并采取有效的修正措施，整体上提升医院相关工作人员的工作质量。第三，医院人事档案的充分利用可以实现人力资源的有效配置，医院的人力资源部门可以根据工作人员的专业水平进行任务、职责分配，通过优劣互补从整体上实现更好的治疗效果[1]。第四，有助于实现资源共享，工作人员之间相互交流，共同促进医学研究的进一步发展。第五，有助于保障医院相关工作人员的信息安全，第六，随着互联网技术的发展，信息的安全性问题也逐渐被重视起来，医院人事档案亦是如此。

三、医院人事档案利用和保密中现存的问题

(一)领导缺乏档案利用意识

相关人事部门的领导不了解人事档案管理与利用的重要性，思想上不重视，行为上不作为。仅仅只是做了人事档案管理的基础工作，没有及时更新，没有将人事档案的管理工作和医院的管理工作紧密结合到一起。因此相关工作人员只是做到了对档案的初步管理，而没有真正将人事档案运用到医院的发展之中。

(二)信息采集环节工作不足

由于人事部门领导的不重视，人事档案部门没有形成系统的信息采集制度，相关工作人员在工作过程中处于被动的状态，只有在上级通知检查的时候，才会紧急进行信息采集，无法保证临时采集的信息质量，会出现信息不全面、档案信息无差异、无特色，不具参考价值等问题，这从源头上降低了人事档案的质量和有效利用率。

(三)人事档案信息管理系统落后

人事档案信息管理环节所使用的系统较落后，这将导致无法析出真正有价值的信息，严重影响人事档案管理的利用。系统的落后也将导致信息无法及时进行共享，影响信息的流通，降低医院的运行效率。

(四)缺乏硬件设施

人事档案管理的硬件设施准备不充分，虽然有独立的人事档案房间，但是没有将档案库、借阅库和人事办公处三者分开，不便于档案的整理和归纳，也不便于文档的借阅，同时也会在一定程度上降低工作人员的办公效率。以上所述对档案的充分利用和保密都不具有积极的推动作用。

(五)人事档案利用不充分

人事档案利用不充分主要体现在两个方面，一方面是医院的人事信息管理只在相关人事调动时使用，在人力资源充分配置、医疗研究方面甚少使用。另一方面是管理人员的意识不足，医院的人事档案信息现阶段的主要工作只是保存和管理，而不是档案信息的开发和利用。

(六)人事档案利用缺乏制度监督

制度监督包括人事档案的调用、阅读制度等。不同职位的工作人员赋予不同的利用权限，等级相对较低的工作人员，需要填写申请表，按照要求填写借阅日期、借阅目的、借阅资料名称等信息，并找相关领导签字，领导根据实际情况判断是否批准借阅。借阅期间要保证档案的不涂改、不丢失、不泄露。如有违反者，采取一定的惩罚措施。

(七)人事档案管理人员素质较低

人事档案管理人员的素质主要包括两个方面，其一是专业素质，管理人员缺乏执行力，在进行工作之前没有开展规范的专业培训，对医院档案信息利用和保密的必要性理解不足，这对医院档案信息的充分利用产生了不利的影响。其二是道德素养，人事档案管理人员要求具有极高的责任心，而部分管理人员达不到要求。

四、医院人事档案利用和保密的相关建议

(一)开展培训活动，提高意识

首先开展针对医院领导层的相关培训，让其充分了解到人事档案的利用与保密的必要性，提高思想方面的意识，引起对人事档案利用和保密的重视，转变思想观念，协调好医院人事档案利用与保密的关系[2]，进而为人事档案的利用与保密制定一个合理的战略规划。其次对档案管理部门的工作人员进行培训，不仅包括意识方面、专业方面的培训，而且包括道德素养方面的培训，以保证相关工作人员充分意识到档案管理的重要性，在日常工作中能够百密而无一疏。

(二)引进先进的技术，助力管理

了解市场上的人事档案管理系统的具体操作，根据人事管理目标选择合适的人事档案信息管理系统，按照是否方便、是否便于查阅、是否能够提高档案的利用率等标准进行选择。

(三)建立人事档案利用与保密制度，做好监督

编写医院人事档案管理条例，建立一定的奖惩制度，严格按照档案管理条例开展工作。监督医院工作人员在进行使用时确保人事档案的完整、信息安全。在哪段时间内，哪些人可以利用哪些档案，在什么样的情况下不能使用等问题进行清楚的规定[3]。如果出现档案损坏或信息泄露等状况，档案借阅申请记录可以帮助追溯到相关责任人。

五、结语

医院人事档案的利用与保密与医院发展紧密相连，相关部门的领导需要充分了解人事档案进行开发利用的必要性，引进合适的人事档案管理系统，建立人事档案利用与保密制度，做好监督工作，加强相关工作人员的专业培训，提高工作能力的同时，提高他们的道德素养。

[1]孙书芬.浅析医院人事档案管理的重要性[J].财会学习，2017：196.

[2]张清云.现阶段医院人事档案管理存在的问题与对策[J].中国管理信息化，2017，20(6)：168.

[3]张宁.医院人事档案实施信息化管理的思路探索[J].办公室业务，2017(263)：165.