建设工程档案归档管理创新路径

张美琼

会泽县城市建设档案馆

建设工程档案归档管理创新路径

张美琼

会泽县城市建设档案馆

当前，经济科技的发展使得我国的建设工程市场也趋于成熟和完善，各种建设工程越来越多。但是，社会对于建设工程的要求也越来越高，建设工程本身就是一个比较庞大的系统，任何一个环节出现问题对工程的进程都会产生影响。对建设工程来讲，其档案的归档管理工作也是必不可少的一部分。

建设工程；档案归档；管理；创新路径

1 工程建设企业档案特点

一是成套性。简单来说，一个工程建设项目其实就是一个整体的档案，由主体项目、配套工程组合而成。从项目的规划、申报与施工一直到最后的竣工，均需要通过相应的程序、手续，所以就必须具有对应的材料。而这些材料往往都是一环套一环，这就构造成了整个工程建设档案。

二是专业性。众所周知，档案管理并不仅仅是单纯的文档装箱过程，相关的管理人员必须对文档进行整理，检查文档是否齐全、是否有效并采用分类化的管理方式；同时，对于必要数据实现电子化记录也是非常关键的环节，这有利于档案资料的后期保存与分析。

三是阶段性。工程建设档案其实就是由诸多小文档结合而成的，在不同的工程阶段，其内容记录也是不同的。首先是在项目的筹划阶段，我们需要进行地理位置分析、市场调查等活动，这些材料信息必须进行归档；其次是在项目申报阶段，需要将申报材料进行整理，并准备相应的申报文档等；再次是在项目的施工阶段，人员分配记录、材料使用记录以及管理记录等文档资料俨然是必不可少的信息；最后是在工程竣工阶段，工程质量鉴定等材料是考量工程建设质量的重要依据。所以，无论是在工程建设的任何阶段，档案记录、归档、整理等工作均是重中之重的内容，其是保证档案有效性与真实性的关键。

四是完善性。在工程建设的正常开展下，新的档案信息均需要建立新的文件档案，其中一些是对原档案的修正，另外一些则是对原档案的补充，这些都需要合理的归档，以此来保证档案的一致性与真实性，从而为之后的审查工作奠定坚实的基础。

2 建设工程档案归档范围及要求

2.1 建设工程文件归档范围

我国对建设工程档案归档有明确的规定，规定中指出，需要归档的资料指的是在整个工程中应当进行保存的文件，时间范围是工程项目的提出到工程完工投产使用的过程，在这个过程中主要形成了以文字、图纸和录像等资料。这些资料是工程从建设到交付使用的依据与凭证。具体归档范围主要有以下两个方面：第一，与该建设工程有关的建设活动、记录了建设过程的材料，有很大保存价值的各种形式的文件；第二，按照国家规范的档案归档具体管理措施。

2.2 建设工程文件归档的要求

建设工程文件归档的具体要求主要表现在以下几个方面：建设单位应当对单位中的工程文件的形成进行管理和监督，对文件的积累和立卷进行责任管理；在进行建设工程档案移交时，双方交接单位应当按照规范的交接手续进行，需要编制移交清单，双方必须要在交接清单上签字并且盖章；有关人员在拿到工程档案文件以后，必须要由档案管理机构出具的工程档案认可文件，才能够进行工程竣工验收程序；工程文件的材料制作需要使用耐高温和耐腐蚀材料，双方的工程文化档案一定要为原件；工程文件纸张的使用必须要统一使用A4纸进行资料的记录，不能使用其他规格的纸张，工程竣工之后竣工图必须要加盖图章；不同工程文件的保存期限有很大差异，一般情况下分为永久保存、长期保存和短期保存三种形式，根据不同工程来选择不同的档案保存形式；在建设工程过程中，如果出现意外导致工程建设日期推迟或者停建的，工程档案需要由建设单位进行保存。

3 建设工程档案归档管理创新路径

3.1 建设工程完工验收时加强备案

备案机关对于建设工程的意见以及城建档案馆对于建设工程的意见具有较大的权威。所以，对于建设工程的验收备案就显得至关重要。将档案的验收认可意见和备案放在重要位置，也有利于提高建设工程档案管理部门的重要性，有利于促进档案管理部门职能的改进和提高，从而保证了档案管理的质量。

3.2 加强对相关规定的执行

我们可以加强执法部门对建设工程档案归档管理的监督以及建立档案的诚信评价系统。各地区的城乡建设主管部门也可以将工程档案归档和管理方面的相关内容一同纳入到执法的检查项目之中，并且让城建档案部门的相关人员参与其中，依法对建设工程档案归档和管理环节所存在的问题进行检查和整顿。此外，还可将建设及施工单位的工程档案记录以及管理和移交等工作情况，也一起纳入到建设工程领域的项目公开以及诚信体系的建设之中。对于那些不按照相关规定记录并移交工程档案的单位，将其不良行为计入到诚信评价系统之中，以起到加强监督的作用。

3.3 建设工程的各种后续工作要和工程归档同步进行

以往在进行工程档案的归档管理时，建设单位往往都是先办理建设工程完工的档案认可书，然后到建设工程的备案机关进行建设工程完工的相关材料的办理，最后还要将一系列的材料和认可书交到建设工程档案部门来进行建设工程档案的归档。但是，这一流程存在着诸多问题。比如，有的建设工程在办理完完工档案之后，工程档案不受相关部门的监管，使得许多建设工程的档案长时间不归档。为了解决这一建设工程档案归档和管理的难题，相关部门应根据具体的工作情况以及建设工程的实际进行改革。比如，相关部门可以让建设工程档案的办理人员在进行完工档案的认可书办理时，也对档案的移交、归档进行办理，这样在一定程度上就解决了有些建设工程档案长时间不归档的问题。而且，这样的办法可以使建设工程的档案预验收认可同建设工程档案的归档同步进行。在这样的情况下，即使有些单位在进行预验收认可时其档案不能及时归档，也可以对负责人实行承诺制度，要求相关负责人在完工验收的两个月内进行档案的移交，如果不按照承诺书的承诺执行的建设单位，将对其下一个建设工程的完工档案不予认可，以此来对那些不进行建设工程档案归档的单位进行警示。

[1]何静.关于建设工程类档案的管理及归档研究[J].城建档案，2015，07：33-34.

[2]王微.新时期市政工程档案管理信息化创新路径[J].办公室业务，2017，04：77.