建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理措施

徐瑞英

重庆三峰卡万塔环境产业有限公司

建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理措施

徐瑞英

重庆三峰卡万塔环境产业有限公司

近年来，我国社会经济水平显著提高，对工程建设质量也随之重视起来。工程档案的管理是建设工程过程中重要环节，也是能够促进工程质量的重要环节。工程档案是对工程建设过程中的直接记录，能简单直接的将工程消耗、资金、进度等要素呈现出来，提高了工程管理，进而全面有效的促进工程的质量。因而，相关部门应当重视建筑工程档案的管理工作，并利用信息技术不断创新工作模式，从而提高建筑工程档案的管理水平。

建筑工程；档案管理；重要性；管理措施

1 加强建筑工程档案管理的重要性

随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设、改善人民生活、促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。(1)加强对档案工作的集中统一管理是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证；(2)工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物；(3)工程档案是进行城市规划工作的基础；(4)工程档案是城市建设和管理的重要依据；(5)工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；(6)工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。

另外，建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一；建筑工程档案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导利用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用：(1)建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持；(2)建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现；(3)促进了建筑工程科学技术的研究发展。

2 建筑工程档案管理存在的问题

2.1 管理意识薄弱

现阶段大部分的建筑企业对于档案管理这种文件性的管理工作重视程度不够，把更多的精力放在建筑工程施工和建设方面。而且，现代工程建设相较于传统的模式已经发生了改变，在档案管理方面也有了新的要求和技术，但是很多建筑企业在档案管理方面还是采用老旧的方式，对于现代化的工程档案管理并不重视，这对于现代建筑工程档案管理的更新和发展十分不利。

2.2 管理资金短缺

由于缺少管理资金，建筑工程档案管理的管理技术和设备就无法更新，老旧的设备和技术根本无法使档案管理进行更新和发展，这也是制约现代建筑工程档案管理的重要因素。

2.3 管理人员缺乏

目前我国从事工程档案管理的人员综合素质普遍偏低，对于信息化的技术和设备无法全面掌握，这也影响了我国现代化档案管理的进步。甚至在部分建筑企业中，根本没有专门的工程档案管理人员，只是临时的兼职人员负责，这在很大程度上制约了我国建筑工程档案管理的发展。

3 建筑工程档案管理科学化管理措施

3.1 增强对建筑工程档案管理工作重要性的认识

随着我国城镇化建设不断加快，建筑工程项目不断增多，必须提高建筑工程档案管理的意识，增强对档案管理工作重要性的认识。要从工程项目的领导层开始树立正确的思想意识，提高对档案管理工作的重视程度，端正档案管理工作的态度，增强责任感；要加强对档案管理工作重要性的宣传，使工程项目的全体人员都能正确认识档案管理工作，形成积极主动进行档案管理工作的意识，促使档案管理工作能够顺利开展和完成。

3.2 健全档案管理制度，规范档案管理工作

要提高建筑工程档案管理工作，必须建立健全相关的档案管理制度作为保障。因此，必须健全和完善档案管理的制度。首先，不同的建筑工程项目会有不同的特点，要根据工程特点制定相应的管理制度，提高其针对性和实效性；其次，要制定和健全档案的收集、整理、归档、统计、借阅等制度，使档案管理工作有章可循；最后，建立相关的考核激励机制，形成一定的规范和约束，提高工作人员的工作积极性和档案管理工作的成效。

3.3 加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。

3.4 更新档案管理的设备和手段，提高档案管理人员综合素质

档案管理工作繁重，在新的发展时期，应该加大对建筑工程档案管理工作的投入，更新档案管理的设备和手段，积极引进现代计算机技术和管理手段，提高档案管理工作的效率和质量。同时，档案管理人员的综合素质对档案管理工作具有直接的影响，档案管理工作的提高必须加强档案管理人员队伍的建设，提高档案管理队伍的综合水平，加大培训的力度，通过丰富多样的培训学习活动来提高档案管理人员的知识和技能。

结语

改革开发的不断深入使得我国建筑工程的发展更为迅猛，档案管理作为建筑工程项目施工管理过程中的一项重要组成部分，对于建筑工程的进一步发展也有着重大影响意义。

[1]胡选江.如何提高档案管理科学化水平[J].办公室业务，2016，05：62+64.

[2]王振华.建筑工程档案资料有效管理措施[J].山西建筑，2008，06：229-230.

[3]孙秀霞.关于加强建筑档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志，2014，11：157.