学院行政管理采用信息化手段的探索

文/雷翠华

学院行政管理工作涵盖了学院管理中的各个方面，其工作内容复杂，工作量大，给行政管理人员带来不小压力。信息技术的发展和普及，为学院行政管理工作提供了方便，同时也提出了更多要求。

一、目前学院行政管理中存在的问题

随着我国互联网技术的快速发展，各个高校都基本建立了信息化行政管理体系，在一定程度上提高了行政管理的效率，但在行政管理工作中仍存在不少问题。

(一)信息观念跟不上时代的发展

在传统的行政管理工作中，管理人员通常利用书写手段来记录相关信息，长期工作中养成的这种习惯，使他们不懂或不愿意进行现代信息管理技术的学习，从而没有能力开发出实际管理需要的信息系统，以致工作效率得不到相应提高。虽然很多高校已经具有了完善的信息管理系统，但在相关信息发生变化时，部分管理人员意识不到数据库中信息内容及时修改的重要性，仍采用书写修改的方式。时间长了，必然导致数据库中相关信息出现误差的现象。另外，一些高校整体上没有信息化管理意识，一直沿用传统行政管理手段，办公自动化程度相对较低，工作效率也普遍不高[1]。

(二)信息化行政管理队伍不健全

不少高校只重视信息化建设的硬件投入，对具有现代信息管理和行政管理相关理论技术的人才不够关注，行政管理队伍整体专业素质有待提升。还有一部分高校领导层只是将信息化管理当做行政管理的辅助手段，一定程度上忽视了信息管理技术人员的作用，导致这部分人员失去工作激情，岗位调动频繁。当新旧岗位人员交接时，很多工作信息内容不能及时交代，由于工作调动而流失，给行政管理工作带来较大影响。

(三)行政管理重管理轻服务

受计划经济体制影响，我国高校行政管理机构普遍存在冗官冗员问题。机构内部各部门重复设置，造成工作内容重复、相关职责不明确，在出现问题时往往会互相推诿，进而产生矛盾。不少行政管理工作人员过于追求管理权力，对各种事务都要插一手，相应减少了在科研和教学方面的管理。这种重管理而轻服务的行政管理现象，很难使管理工作取得实际效果。

(四)历史数据保存和整理工作不到位

高校领导层对学校相关事务的决策是行政管理工作的主要内容，历来受到高校领导的重视。在决策过程中，需要对相关信息进行调查研究，但由于传统管理工作没有采用信息化手段，同时管理人员没有信息化管理的意识，导致许多历史数据丢失或保存效果不好，没有通过有效的手段进行整理和规范，使用效果难以满足领导层的决策需求。

二、利用信息化手段加强行政管理工作的措施

(一)增强行政管理人员的信息化服务意识和能力

互联网技术的应用及发展，为高校行政管理提供了极大的便利。近些年来，我国高校遵行扩招政策，很多高校规模不断扩大，需要处理的信息也不断增加，加大行政管理人员的工作量。所以，行政管理工作人员一定要树立信息化服务意识，积极运用信息化手段开展行政管理工作，对高校行政管理工作相关信息及逆行搜集和整理，关注传统媒体外的网络媒体。同时熟练操作相关办公软件，科学分析和研究相关信息，不断提升整理和识别信息的能力，从而保证信息的准确性和重要性，提高工作效率[2]。

(二)创新行政管理方法

首先，建立与行政管理相配套的信息服务系统。积极引入数据库及互联网技术，建设动态服务网页，对最新教育信息和时事热点做到及时更新发布。通过在校园网络中开设建议模块，对师生及其他社会人员的相关意见进行收集，进一步完善行政管理工作，促进高校教学工作的发展。

其次，利用信息化手段对学院历史数据进行整理。采用联机处理和分析技术，完善数据库资源，为查询和利用历史数据提供便利。特别是学院领导可以根据查询到的数据，对院校各个方面进行及时了解，并及时调整工作方向及发展策略。同时对相关行政管理人员的优秀表现通过网络进行表彰，进一步调动其工作积极性。

(三)建立健全行政管理信息化制度

在互联网时代，高校要改革传统行政管理制度，建立健全具有时代特征的信息化管理制度。首先，高校领导层要重视行政管理的信息化发展，对各种新型信息技术手段进行大力推广，引导行政管理人员积极转变思想观念，主动运用新的信息技术，并对员工利用信息化手段开展工作的具体情况进行考核[3]。其次，学校各个部门通过信息化手段的运用，能够实现更加快捷、方便地工作。所以，高校要对校务工作进行统一规划，合理分配各部门的工作内容，明确各部门责任，避免发生在责任上“踢皮球”现象。

三、结束语

现代信息技术对推进学院行政管理发展的重要性显而易见，学院要在正视行政管理工作中存在的问题基础上，加大信息化管理技术的投入，提高相关管理人员信息化管理能力，使学院行政管理工作再上一个新台阶。

[1]詹立彩，ZHANLi-cai.对高校行政管理办公自动化问题的几点思考[J].宁德师范学院学报(自然科学版)，2014，26(2)：130-134.

[2]崔佳山.新媒体对高校治理现代化的挑战与应对研究[D].西南大学，2016.

[3]刘立霞.信息化建设视角下高校行政管理的策略[J].黑龙江高教研究，2016(10)：71-73.