临床科室专职秘书在大型三甲医院外科管理中的研究

邓馨悦　祁晓珺

摘 要 大型三甲医院外科临床工作存在工作强度大、时间长等特点，繁忙的临床工作让临床医护无暇顾及各类讯息。而专职秘书的配备，正解决了这一问题。它既能大大提高外科临床工作的质量，又能减轻临床管理者的行政事务压力，更能增强外科医师、护士的工作能动性。同时，也为科室与各行政、后勤等相关职能部门搭建起了沟通的桥梁。

关键词 专职秘书 三甲医院 外科

中图分类号：R192.3 文献标识码：A

近年来，各大型三甲级综合性医院临床科室均配置专职秘书。这是医院管理理念发展的必然产物，也是人力资源优化组合、各尽其责、人尽其用的充分表现。华中科技大学同济医学院附属同济医院始建于1900年，由德国医师宝隆（Erich Paulun）在上海创办同济医院时。经过一个多世纪的发展，在以裘法祖院士为代表的老一辈外科专家和全体外科同仁的共同努力下，华中科技大学同济医学院外科学系（下文简称外科）现在已经成为集医疗、教学、科研为一体的大型综合性学科。其高强度的临床工作，让各临床科室上传下达的信息往往漏传。故大部分临床科室配备有专职秘书，大大减少了这一情况的发生，同样也在外科的整体管理上起着至关重要的作用。

1专职秘书工作特点

我院外科下设12个专科，专业涵盖：神经外科、骨科、泌尿外科、整形外科、肝外科等。各临床科室专职秘书作为上下级传达的枢纽，在一定程度上帮助科室主任、护士长、医生、护士接收全院最新信息的接收和沟通。专职秘书工作具有如下特点：

1.1服务对象广泛

临床科室专职秘书的任务是协助科室负责人完成非专业性事务，他既是行政事物的协调者，又是科室运行的管理员、医院管理层和科室管理层的通讯员。帮助科室管理者从繁琐的行政事务上脱身出来；非科室管理者，信息接收面积小，可以通过专职秘书，传达到更多的更高层面的资讯。

1.2职能广泛

其工作范围涵盖医疗、教学、科研、行政，范围广泛。

（1）医疗方面：协助科室开展医疗工作，如病例的整理归纳、出院病人信息登记、定期反馈随访、接受病人咨询；协助接受医院各级管理部门监督，保证正常临床医疗工作秩序。协助教授完成坐诊、停诊、增开门诊等各项协调工作。

（2）教学方面：协助科室开展各教学工作。掌握熟悉教学计划，提醒授课老师按时到岗。完善各类通知、课程变动、教学信息要及时下达和反馈。协助完成临床医学、护理学实习生、进修生、本科生、研究生的教学工作。

（3）科研方面：协助科室开展科研工作。了解科研管理规定、熟悉相关管理流程和办法，帮助科室相关人员完成课题申报、标书拟定、项目跟进等任务。知晓课题经费领取、使用流程，并做好讯息传达工作；协助科室相关负责人完成论文投稿、收集、反馈。

（4）行政方面：协助科室开展行政工作。协助科室主任、教授、护士长开办各类学术会议，负责信息统计、人员调度、内容核查、对外宣传；负责科室各在岗人员考勤、绩效考核；协助科室，与医院各行政职能部门进行工作协调；完成本科室管理者交办的各项任务。

（5）其他：在医院各类活动中，做好科室后勤保障工作。以及各项文件的收集整理、信息收发等。

2专职秘书的素质要求

专职秘书服务于临床，必须具备有一定的职业素质，才能够维护临床工作有序开展。要想作一名优秀的专职秘书，必须具备如下素质：

2.1良好的职业道德素养

对于临床科室专职秘书来说，良好的职业道德素养主要表现在，第一，要具备爱岗敬业、甘于奉献的精神，文秘工作本身就是一项繁琐复杂的工作，需要文秘人员具备高度的责任感和事业心，要踏实肯干，对待工作严谨细致，在工作过程中要敢于自省自励，不断提高自己。临床科室的工作存在一定特殊性，专职秘书的服务对象不能及时接听电话、不固定地点办公，这需要有极强的责任心，让每项重要信息确保通知到人。

2.2较强的业务能力

要完成好专职文秘的工作，不仅需要扎实的语言组织能力、文字书写能力、沟通交际能力，还需要熟练掌握word、PPT、excel、视频剪辑、图片编辑等各种办公软件的使用。更要不断提高个人文字记录、抄写和文稿起草的能力。除此之外，还要做好科室文书材料的立卷，文书档案的收集、整理、微缩、鉴定、检索、保护、利用和统计等环节的工作，为文档利用打下良好基础、创造便利条件。

2.3一定的行政管理能力

合理利用微信、QQ、邮箱等网络平台处理工作，发布讯息，收集资料。学会管理实务，分门别类，分清主次。协调好科室与外部门的各项关系，维护科室整体运行，持保证可持续发展。

3专职秘书在外科管理中的应用

我院外科有10个科室配备有专职秘书，专业涵盖医学影像、英语、护理、基础医学。2个科室无专职秘书，分别由护士长和青年医师担任兼职秘书。其工作能动性、工作质量、和自我认同感有极大的差别。

3.1工作能动性

专职秘书能够清楚的认识到，自己的任务就是协助科室做好各项辅助工作。会主动发现问题，解决问题。及时查收邮件、QQ消息、微信通知，关注院内OA平台上发布的各项通知。兼职秘书往往是被动接受任务，导致工作滞后、信息接收不完整等。

3.2工作质量

专职秘书对此项工作比较熟悉，与医院各职能部门沟通密切，工作效率高。兼职秘书有自己的本职工作，鉴于所在科室未聘请专职秘书而被指命兼任。由于臨床工作的特殊性，同时兼任两项工作，容易导致质量不高、工作马虎、敷衍应付。不利于外科的整体管理。

3.3自我认同感

专职秘书全职做秘书工作，是主任的好帮手、护士长的好助手、医生护士的好通讯员。大大增强其自我认同感，利于个人职业的发展。而兼职秘书工作繁忙，应接不暇。对于秘书这项工作觉得琐碎，甚至烦躁，不愿意接到任务，更在担任此项工作时不能产生较强的自我认同感。

4结论

专职秘书以服务科室为目的，在工作中进行着一种更专业、更人性化的知识性服务，随着临床科室的工作而活动，依照科室发展需求的变化而变化。专职秘书主要职责是协助科室进行相关管理工作。根据具体工作职能和作用，秘书要协助教学、科研、护理、行政等不同类别开展工作。临床科室配备专职秘书，可以大大提高外科临床工作质量，减轻临床管理者的行政事务压力，增强外科医师、护士的工作能动性。也为临床科室，与各行政、后勤等相关职能部门搭建起了沟通的桥梁。

（通讯作者：祁晓珺）

参考文献

[1] 熊芷欣.综合性医院临床科室专职秘书的作用探讨[J].办公室业务，2013（9）：10-11.

[2] 储慧明.医院办公室工作特点与文秘人员素质分析[J].管理科学，2016（1）：28.

[3] 金辰.选好科室文秘[J].中国医院院长，2011（15）：85.

[4] 张露萍.文秘行政管理能力培养研究[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2015（2）：108-110.

[5] 凌雪梅，邱雪菡，李俊英.现代医院管理理念下医院专职秘书的独特性[J].中国医院，2008，12（8）：59-60.