构建供方管理体系以优化项目管理的实施策略

尹皓(中钢招标有限责任公司，北京 100102)

构建供方管理体系以优化项目管理的实施策略

尹皓(中钢招标有限责任公司，北京 100102)

本文论述了构建供方管理系统的必要性，并从设定供方准入条件、加强供方过程控制、动态管理等方面论述了供方管理体系的实施策略，并得出了供方管理必须与项目管理相结合，是完善企业管理，提高企业运行效率，降低采购成本与规避采购风险的有力保障的结论。

供方管理;评价;项目管理

通过理论知识学习及招标采购业务实践，本人深刻体会到企业在业务开展中均包括输入与输出的过程，有输入就有采购，必然会涉及到供方的管理，搭建一个规范、高效的供方管理模块，对企业提高管理水平、降低运营成本、规避风险能起到事半功倍的效果。

1 构建供方管理体系的必要性

采购的目的是为了最大程度满足用户的需求。对于一个典型的生产、销售型工业企业，涉及采购输入的供方很多，主要有以下几类：（1）提供产品生产原材料的供方，如钢板、铜线等；（2）提供设备、工具、服务方面的供方，如单体设备、物流运输服务等；（3）提供生产辅助材料的供方，如机油、砂轮机等；（4）提供与产品无关的日用品供方，如打印纸、签字笔等。第（4）类供方与生产关系不紧密且一般货值较低，可以单独简化管理，其余三类供方与企业输出关系密切，均需纳入统一的供方管理体系中。

在《GB/T19001—2008/ISO 9001:2008质量管理体系要求》7.4.1采购过程中规定了供方管理应遵循的基本原则，“组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方。应制定选择、评价和重新评价的准则。评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保持。”供方作为产品、服务的提供者，对其实施考察、评价、控制等一系列管理措施，为保证产品、服务质量，到达预期采购需求起到了直接的正激励效力。

2 供方管理实施要点

2.1 设定供方准入条件

供方管理首先要建立供方准入机制，通过审核的供方才能成为企业的合格供方。对供方的审核可按照所供产品或服务的专业程度进行分级，特殊类产品热处理、防爆类产品必须包含厂家实地考察、查验专业认证证书，如CMC、API证书等审核过程。准入审核应从供方的资质、财务状况、产品服务质量、履约能力等多方面进行综合评审。对供方的基本要求一般包括：1.具有法人资格或具备独立承担民事责任的能力，遵守国家、地方以及行业的有关法律、法规；2.具有合法的经营资质，能提供企业营业执照、企业代码证明文件、税务登记证及其他有效证件；3.取得质量、环境、职业健康安全和测量管理体系认证证书或产品通过质量认证；对国家或行业规定的特殊产品供应商，若国家规定必须具有相关资质的，应符合相关法律法规的要求。；4.具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录，且具有三年以内连续提供满足合同规定要求产品的业绩或有同类产品在其它大型企业长期正常使用的供货业绩；5.具有较强的设计、制造、生产和质量保证能力，且具有良好的资金财务状况；6.国家有关部门和公司规定的其他条件。

在进行合格供方评审时，应注意对供方的产品及服务进行分类，比如某些厂家，既提供热处理设备，又提供机加工设备，在纳入合格供方名录时应注明具体哪一类产品符合企业准入要求。

建立准入机制，确定一定数量的合格供方（一般合格供应商名录中同一类型的供应商应有三家以上），既有利于建立长期的供需合作关系，又有利于促进良性竞争，实现稳定畅通的供货渠道，增强和防御市场变化的能力，降低企业生产风险，实现供需“双赢。

2.2 明确评审流程，落实归口管理部门

合格供方准入评审流程一般由采购需求部门发起，经采购需求部门负责人、关联销售部门负责人、关联技术部门负责人审核通过后，报归口管理部门，如采购部、风险管理部门进行核准，进入合格供方名录。企业只能与进入合格供方名录的供方就审核通过的产品服务类型进行用于生产与销售的采购活动，签订采购合同。在合同签约评审阶段，合格供方名录归口管理部门负责复核合同主体是否已纳入合格供方名录，如未纳入，应先完成合格供方准入评审流程，评审通过后在签订合同。

合格供方名录的储存与更新可借助Access数据库或在企业的ERP系统平台上开发供方管理模块来实现。在实践中我们看到一些企业对供方进行分散管理，各部门、项目部按各自的审批程序建立供方名录，不仅审批准入的标准不统一，而且没有在统一的归口部门进行核准、备案，这样容易造成重复工作、供方信息冗余杂乱无法统计更新，不利于企业掌握供方的实际履约能力，也不便于进行全面的风险控制。因此，企业的各类合格供方都应有统一的归口管理部门，形成统一规范的合格供方名录。

2.3 结合项目管理，加强供方控制

项目前期，通过招标、比价等方式，促进良性竞争，与有资质有能力价格合理的企业合作。

合同签订阶段，应在采购合同中对产品性能、参数、质量、交货期等进行详尽描述，并要求供方提供设计图纸或产品说明书，已明确采购需求。同时应在合同中约定买方对重大缺陷的产品有权拒绝验收和对不符合项实施管理的要求。

在产品生产环节，应根据所采购产品或服务的专业度、复杂度进行有效的产品质量验证，具体验证的方法包括：1.源地验证，即对生产进度或生产先决条件进行确认和见证，例如土建安装的施工验证。2.驻厂监造，对重要物资或产品生产的重要环节派驻人员进行监造。3.服务验证，采购服务类项目如软件程序、工程设计等，进行模拟运行、提供实验数据等。无论采取哪种验证方式，均需保留验证的过程记录，对不符合项进行处理，并检查整改结果。

在供方完成了产品生产、工厂建造或服务之后，买方应根据采购合同的要求对各项指标进行验收。验收的方式有：1.原地验收，适用于安全物资或交货后短期内难以验证其质量的设计、制造或试验复杂的产品。2.收货验收，适用于较为简单的产品，如零配件。3.按设计图进行竣工验收。4.第三方检验验收，聘请具有检验资格的专业机构进行验收，出具验收报告。5.通过试运行进行验收，可用于大型成套设备的验收。6.服务项目验收，通过核对已完成的工作、技术报告对照合同要求进行验收。买方在验收时不仅要对产品、服务本身进行检查确认，还应查验是否有完备的产品说明书、工艺文件、过程文件、产品质量鉴定书、报告等资料，以及是否按合同约定提供了关键元器件及备品备件。

在项目管理的全过程都融合了对供方的管理与控制，加强供方管理，降低成本、规避风险，能明细带动项目质量与管理效率的提高。

2.4 实施供方动态管理

合格供方名录的管理是动态的，在建立供方准入机制的同时，也应建立评价、退出机制。对供方的评价可分为定期评价与不定期评价两种。在合同评审阶段，评审小组应该对项目及供方的性质进行分类，对于一般常规采购，可实行一年一评价的定期评价机制，对于特殊、重大项目的供方，应采取不定期评价，即在项目执行的各关键阶段均进行评价，如设计、生产、验收、试运行等阶段。

实践中许多企业的供方评价都采取年底统一填一遍评价表的方法，这样不能保证评价的及时性、准确性，使评价流于形式。建议根据项目的实际情况对供方进行分类并按照不同的要求进行评价。

企业合格供方归口管理部门应及时要求出现不合格评价的供方进行整改，并查验整改结果。不配合整改或整改不合格的供方应予以剔除。连续出现两次不合格评价的供方应退出合格供方名录，并且至少一年内不得重新进入。

2 结语

通过探讨分析，供方管理的关键过程以及与项目管理的主要关系如下图所示。

可见，供方管理不是独立存在的，它是项目管理的重要组成部分，为实现科学、高效的项目管理提供有力的支持和保障。

涉及采购活动的各方应履行自身的责任和义务，合格供方归口管理部门应提醒、要求企业用户和相关部门及时发起供方准入评审、对供方作出评价，做好准入、评价、退出的记录，在项目管理的关键环节严格审核把关，每个采购项目完成归档时，应由供方归口管理部门审核项目管理过程中对供方管理的实施情况及记录情况，并批示意见，方能完成归档。做到供方管理嵌套项目管理，实现闭环操作。

作为采购活动的主体，企业用户应重视供方管理，将管理办法落实到位，加强合同签约前的考察、调研，做好风险分析及防控，合同执行过程中确实完成监造、验收等活动，避免“四自三不见”，及时提供对供方的评价信息，帮助企业做到动态管理，全面提高企业工作效率，降低采购成本及采购风险。

[1]赵树蜂.采购与供应管理[M].北京：机械工业出版社，2003.

[2]周关怀.施工企业供方的选择与管理[M].施工企业管理，2013.09.