大数据时代高校科研档案信息化建设的机遇与挑战

摘 要 大数据带来的信息风暴正在变革我们的生活、工作和思维，高校科研档案信息化建设事关高校科研事业的发展与未来，高校如何在大数据时代把握机遇，迎接挑战，适应变革，是高校科研档案管理必须思考的问题。

关键词 大数据 科研档案管理 信息化建设

互联网技术的快速发展，音频、文字、图片、视频等半结构化、非结构化数据大量涌现，人类已悄然进入大数据时代。大数据带来的信息风暴正在变革我们的生活、工作和思维，大数据开启了一次重大的时代转型，目前大数据已深入影响世界各国的国家政策制定、科学研究发展，教育资源分享和国家安全管理等领域。

科研档案是科学研究活动的真实记录和信息储备资源，承载着高校学科建设、人才培养、社会经济发展、历史变迁和国家政治、经济发展重大决策的多重记忆，肩負着未来高校发展、人才培养、社会经济发展及国家综合国力提升的智库作用，因此，极具保存和利用价值。随着国家对科研的投入持续增加，高校科研经费不断增多，项目、成果、平台建设等不断取得突破性进展，各种科研档案如文字、图表、软盘、声像、实物等随之大量产生，科研档案正以数量级的速度增长。传统的高校科研档案管理已在一定程度上影响到高校科研管理的整体发展。大数据时代给高校科研档案的信息化建设，以及科研档案的管理创新和服务创新带来了难得的机遇和挑战。

一、大数据时代高校科研档案信息化建设的机遇

（一）大数据时代科研档案信息化建设的可行性

大数据时代信息技术的飞速发展为科研档案管理展现了一个和谐的动态世界，大数据时代可更高效地传输、存储、长期保存、组织发现与访问、集成、融合、分析、挖掘和可视化科研数据，目前，计算机技术、网络传输技术、云服务已在高校普遍应用，校园网络无线延伸，数字化，网络化，信息化建设已为科研档案的信息化管理打下良好基础，电子信息技术跨部门、跨学科的应用、各部门的信息协同、智能化搜索、自动化导航以及基于全局数据、历史数据的分析和利用，可为广大师生提供综合的信息资源共享和业务协同服务。对于以前的传统纸质科研档案也可利用计算机、数码相机和扫描仪等设备将其电子化，并可创建声像资料以供保存，实现资源共享。

（二）大数据时代科研档案信息化建设的必然性

第一，时代发展的强烈需求。社会的快速发展和进步，大数据时代和信息大爆炸时代悄然来临，计算机、互联网、信息通信技术的快速发展，电脑、手机及各种电子产品的广泛普及，人们对时间、速度、信息的要求越来越高，微博、微信、微店、QQ、E-mail、网络购物等已成为时代潮流并深刻变革着我们的工作、生活和思维方式，快捷、便利、自由、多样、节约正成为人们的生活态度和工作选择。传统的高校科研档案管理模式已经不适合当今时代发展需求，传统的科研档案以纸质材料为主，科研档案的收集、整理、保存、查阅也以手工操作为主，因此存在浪费时间、收集整理困难、不易保存，查阅、统计分析不便等情况，更难以实现科研档案的共享、传播和交流。大数据信息化时代可实现高校科研档案的及时、高效、长期存储、实现不受时空限制的便捷查阅，信息化的科研档案还可直接进行学术上的探讨、分析、总结、共享和交流，这一方面节约了时间成本，提高了科研档案的使用效率，另一方面可为科研人员提供丰富的、有价值的科研情报信息，为以后的科学研究提供参考与借鉴，有利于科研工作较快地出成果，出精品， 从而助推高校科研事业大发展。

第二，现代管理与服务的必然选择。科研档案不仅需要妥善保存，还要充分利用好科研档案。科研档案是上级部门制定科研发展规划和推动科研工作科学决策的重要参考；是准确评价科研人员科研水平的客观依据；是进行科研活动和科研成果转移转化的重要依据。传统的高校科研档案管理主要以人工为主，科研档案的整理，收集，录入，提取应用等工作常是手动进行，非常繁琐，耗时耗力，枯燥乏味，档案不全缺失严重，查阅不便，重管轻用情况突出，统计分析困难，科研档案的共享、交流局限，致使科研档案的管理和服务难以尽如人意，已严重制约科研信息的宣传推广和科研成果的转移转化，致使大量科研成果深藏于档案馆，实验室，给学校、社会、国家造成资源的极大浪费。大数据信息化时代让高校科研档案从封闭走向开放，大数据信息时代可更高效地实现数据信息的传输、储存、访问、获取、统计、分析和可视化，科研档案的信息化建设，让科研档案管理工作和服务工作更加科学，快捷、便利、多样，档案信息的收集、整理、查询、统计、分析、储存更加方便、可信、直观、透明，这既提高了科研档案的使用效率，也增强了科研档案管理、服务质量，又避免了人工管理中的主观随意性。另外，大数据信息时代通过集成芯片实现海量信息的有效保存，大大节约了科研档案储存空间，使档案信息资源的利用和配置也更加的公平，节约。因此，高校科研档案管理信息化建设有利于促进科研档案管理、服务工作的高效进行，是档案管理工作和服务工作的必然需求。

二、大数据信息化时代高校科研档案管理面临的挑战

大数据已经成为各个领域不能回避的现实问题，大数据在高校科研档案管理中的广泛运用，将给我们的科研档案管理模式、科研档案管理人员和科研档案的安全带来巨大挑战。

（一）传统科研档案管理模式的挑战

办公自动化及各业务系统在高校的普遍应用，基于系统的海量信息资源对高校科研档案管理带来挑战，大数据时代科研档案的载体由传统形态向数字形态过渡，科研档案管理的对象由有形实体文档转变为无形虚拟信息，科研档案载体从印刷资料、软盘资料、视听资料等延伸到各种数字资源，传统的“实体档案管理模式”对日益丰富的多样化的科研档案载体文件无法实施有效管理；另外，传统的科研档案管理以手工为主，科研档案的查阅率和利用率都非常低，更谈不上科研档案的编研、展览、宣传、共享、交流，科研档案“束之高阁”，“重藏轻用”现象明显，更不用说对档案数据进行分析、开发与利用。许多科研档案还存在归档不全，档案载体仍然以纸质为主，检索方法单一，效率低下；纸质档案、实物标本、产品等通常在不同机构分散收藏等情况。因此，高校如何尽快转变观念、转变科研档案管理模式，尽快适应大数据信息时代的要求，管理好、利用好、服务好科研档案考验高校科研管理水平。

（二）科研档案管理人才的挑战

长期以来，高校科研档案管理缺乏重视，很多高校很少有专职工作人员来管理科研檔案，大多由负责其他科研管理的人员兼职。随着科研档案数量和形式的快速发展，科研档案管理人员素质已成为制约高校科研档案事业发展的重要因素。大数据信息时代档案工作对象、工作环境、工作手段都发生了重大改变，档案信息化是以档案信息资源开发利用为核心，以信息技术（计算机、网络、通讯、信息处理）等高科技技术为依托的一种新技术应用过程。这就要求科研档案管理人员不仅要有档案学专业知识，还要有计算机技术、网络通信技术和信息处理技术知识，以及具备网络信息搜索能力和信息分析能力。但目前，档案专业人才稀少，同时具备档案专业和信息技术的复合型人才更是奇缺，这在大数据信息化建设的新形势下尤显凸出，这必将对高校科研档案管理工作产生深刻影响，也对科研档案管理人员素质提出严峻挑战。

（三）安全性问题

大数据信息化时代给我们提供了一个更为广阔的信息储存和交流共享平台，但也给科研信息的安全带来挑战，一些科研项目、科研成果、科研数据涉及国家政治、军事、经济的重大决策和前进方向，若一旦被黑客攻击或是泄漏，所造成的损失将是十分巨大。

三、大数据时代加强高校科研档案信息化管理的几项措施

在实施大数据管理的过程中，高校还应建立科研档案大数据信息化管理体系，积极引入大数据信息化建设人才，并高度重视数据安全等问题。

（一）强化领导层科研档案信息化管理意识

学校领导对科研档案信息化建设的重视程度直接影响科研档案的管理效果。领导要强化科研档案信息化管理意识，要认识到大数据时代科研档案信息化建设的重要意义和巨大价值，把科研档案信息化建设提上日程，并着眼长远，顶层设计，确保人力，财力，物力的投入。同时科研档案管理人员要不断转变观念、更新知识，不断学习提高信息化管理技术和水平，以适应大数据信息化时代对科研档案管理工作的变革和挑战。

（二）建立、健全科研档案信息化管理制度和科研档案管理平台系统

科研档案管理制度是科研档案工作者开展科研档案工作的行为准则和依据。高校应结合《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》建立、健全科研档案信息化管理制度，形成科学、规范、高效的规章管量制度和统一标准的数字化信息化管理工作流程，加快推出有关科研档案数字管理的各项工作规范，尤其是网站建设和管理标准，档案管理软件设计和数据库录入规范等，要让科研档案的信息化工作有章可循、有据可依。另外，高校还应加强科研档案管理平台建设，完善和加强科研档案管理的硬件设施建设，添置必要的现代化技术设备，并加强软件管理功能，充分利用计算机技术、通信技术和网络化技术，促进高校科研档案管理快速朝着数字化信息化的方向迈进。

（三）人才队伍建设

科研档案管理人才是高校科研档案信息化管理的实施主体，高校应利用自身优势培养、选拔和引进既具有档案管理知识、又具有信息化技术（计算机、网络、通讯、信息处理）的复合型人才，并完善配套政策，提供一定的福利待遇和工作条件等。另一方面，高校应注重培养提高科研档案工作人员计算机信息技术的应用能力、管理意识和服务意识，最大限度促进科研档案管理工作的创新和发展。

（四）加强科研档案保密工作和知识产权归属工作

大数据信息化时代，科研档案的信息含量和科技含量加大，载体形式也多样化，信息交流快捷、便利，但在信息共享交流过程中，还必须严格遵守科技保密原则和《知识产权保护法》的规定，该保密的科技信息一定要做好保密工作，防止因科研信息泄漏造成不必要损失，另外，还要明确科研成果的归属问题，知识产权问题和效益分配问题，以解除科研人员的后顾之忧。

高校科研档案信息化建设是大数据时代的必然趋势和时代要求。大数据信息化管理将从根本上提升高校科研档案管理的质量和效率，提高科研档案资源的价值量，让广大师生能够更为便捷地使用档案资源。我们要以开放、共享、共建、共赢的心态面临大数据时代的挑战，努力开创协同合作、多方参与、互惠互利的科研档案工作新局面，以实现高校科研档案信息资源跨院系、跨学科、跨层级、跨部门的信息共享和业务协同服务网，这既是大数据时代高校科研档案管理的发展方向，也是促进高校科研事业发展的必然选择。

（作者单位为中央民族大学科研处）

[作者简介：王惠萍（1975—），女，博士，技术中级职称，行政正科级，研究方向：科研管理。]

参考文献

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