浅谈规范高校科研档案管理工作

摘 要：通过对高校目前科研档案管理工作的现状阐述，分析其存在的问题，最后给出规范科研档案管理措施。

关键词：规范；科研；档案管理

高校科研档案可以为校园文化建设提供思想教育的生动素材。高校科研档案中蕴含的著名校友、教师的先进事迹，可以真实地再现学校发展的历史的进程，可以让师生了解前任的艰苦奋斗历程，引导师生自觉地将个人人生价值的实现与祖国的需要联系起来。

建国以来，特别是改革开放三十多年来，我国高校科研档案管理工作更是呈现出良好文件的发展态势，制度化、规范化的档案管理体制得以建立，高校科研档案管理的硬件和软件环境不断改善，但存在的问题同样不容忽视。

1 科研档案管理工作现状

目前普遍存在高校人員对科研档案管理工作重要性存在认知上的欠缺，对科研档案管理制度缺乏规范性认识，严重影响了科研档案材料收集的完整性，系统性等，主要体现在如下三个方面：

1.1 科研档案管理人员的业务水平有待提高

没有高素质的科研档案管理人员，就不可能有高水平的科研档案管理，也难有高效能的科研档案服务。目前，在许多高校干部职工的潜意识里，仍然认为科研档案工作是浅层次、低技术的简单劳动，在全校各项工作中处于边缘和弱势的地位。甚至有的高校领导把档案部门作为安置“老、弱、病、残”职工的“养老单位”。一些年轻有抱负的同志往往不愿意被安排到科研档案部门， 认为从事科研档案工作没有发展前途。

1.2 科研档案管理制度工作欠缺规范性

科研档案管理的目的是利用，是为高校的科研、教育、发展提供服务。改进和创新高校科研档案编研工作，紧紧围绕学校中心工作，通过深入调查研究，挖掘馆藏资源，主动将分散的档案信息按照一定的选题和形式进行整理、选择、考证，将零散的档案信息科学系统地结合起来。编撰高质量的信息产品，为领导决策服务的信息资源，发挥科研档案的资政功能。

但是目前由于高校人员普遍存在对于高校科研档案管理工作的不重视，高校科研档案管理制度也存在欠缺规范性，一些高校科研人员归档意识淡薄，狭隘的认为科研成果材料是属于他们个人材料，不愿意与其他人员共享信息，不愿意交给科研档案管理人员。

1.3 科研档案管理现代化管理意识不强

目前对于科研档案管理还存在传统的纸质操作方式为主，没有能够建立一套系统、完整的软件平台系统。平时对于科研档案材料的查阅只限于人工翻阅纸质材料。浪费不必要的人力、物力，导致工作效率也不高。

信息化时代的来临，使得档案工作发生了深刻变化，一方面信息化建设将档案工作环境由以往的手工操作转变为计算机操作，目前的电子文件档案正逐步超越纸质档案数量，而档案的无纸化更是档案事业发展的必然趋势。另一方面，科研档案使用者更希望通过网络进行资源的查阅和利用，从而不再受到时间、地点的限制。然而，目前的科研档案管理还基本停滞在只重档案收集保存，但轻开发利用的问题，科研档案服务工作存在明显的滞后。科研档案工作人员墨守陈规，坐等别人上门交科研档案，习惯扮演“仓库报关员”的角色，很少深入到教学单位去宣传科研档案知识。

高校科研档案目前为止一直是被动等待人们来查阅，缺乏更好的服务学校的科研手段。同时，“保密保险”、“利用危险”的陈旧观念在一些科研档案管理者脑子里根深蒂固，将科研档案保密与科研档案利用对立起来，对开放利用科研档案资源还多有顾虑。

2 规范科研档案管理工作的对策

2.1 增强高校科研档案管理人员工作能力

高校科研档案管理在科研管理工作、增强高校综合实力中起着举足轻重的作用，高校科研档案管理工作水平取决于科研档案管理人员的服务理念、业务水平的综合素质。平时高校科研档案管理人员应重视个人工作能力水平的提升，科研档案管理人员要具备管理学、科研申报管理、科研著作管理、专利管理等专业知识能力水平。科研档案管理还要树立以人为本的服务理念。在工作中多为别人考虑，取得科研人员的信任。让科研人员意识到高校科研档案材料管理的必要性、重要性。

2.2 规范科研档案管理制度

现代信息技术在科研档案管理中的运用要求档案工作人员具有较为全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应信息时代的要求。科研档案工作人员不仅要具备档案业务知识，还要具备相应的科学文化知识以及现代化管理技能。任何制度都存在欠缺，对于高校科研档案管理制度来说也一样，必须随着实际工作中出现的新问题不断更新，具体问题具体分析，不能一成不变。为便于科研档案材料收集的系统性、完整性。必须将科研档案管理制度纳入到科研日常事务管理中，对于科研人员有一定的制约措施，使他们能够积极主动的配合科研档案管理人员做好科研档案管理工作。无论是在科研项目申报材料中，还是正在执行、结题中。

2.3 利用数字化技术加强科研档案管理

随着科技信息的不断发展，如果高校科研档案管理工作还仅停留在人工手工操作，不仅效率不高，还容易出错，容易导致科研档案重要材料信息丢失。所以必须要有加强并完善科研档案管理工作的信息化意识。加强完善科研档案管理工作信息化，有利于科研人员在科研工作信息采集中更有利于享受与信息共享的便利。在现代的数字化世界，数字科研档案已经超出了原来占统治地位的纸质科研档案，以利用率高的档案优先为原则进行数字化建设，更多地选择数码拍照慎用扫描的方法进行档案数字化，在保护了科研档案原件的同时，也方便利用，提供网上利用及档案检索，吸引更多的利用者利用科研档案。

参考文献：

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[2] 朱顺洪.关于高校科研档案质量的现状与思考[J].档案与建设，2006（S1）.

[3] 张蔚.科研档案质量下降引起的思考[J].中国档案，2003（07）.

[4] 张家英，蔡颖，刘峥嵘.高校教改课题档案管理的初步探讨[J].湖北档案，2009（08）.

作者簡介：汪慧（1981-），女，甘肃人，硕士，职员七级。