档案数字化管理体系建设问题分析

乔治

摘 要：在国家经济持续发展的今天，信息技术水平也在不断提升，传统的档案管理模式无法适应现阶段的档案管理需要，因此需要定时更新并优化相关的档案管理标准，满足不动产档案管理工作对于档案信息管理的高要求、严标准。该文将分析档案数字化管理体系建设中遇到的具体问题，结合不动产档案管理的现状，总结档案数字化管理体系构建的方式，严格落实信息化时代档案管理的新制度。

关键词：档案数字化 管理体系 构建 问题

中圖分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（b）-0112-02

伴随着信息技术的发展，各种高科技软件不断涌现出来，为了更好地实现智能化操作，提升日常的工作效率，需要结合现阶段的信息技术，优化档案管理的工作模式。信息技术的发展带来了新变革，诞生出档案数字化管理新模式。档案数字化管理主要是通过文字、图像、声音和视频等将纸质档案资料扫描之后经编辑存储于数据库中。

1 档案数字化管理体系建设的优势分析

1.1 优化档案管理程序

在信息化时代，信息数量呈现出不断递增的趋势。档案管理的工作量繁重，数字化档案管理体系的构建可以保证信息收集传递渠道的方便快捷，同时还能及时存储一系列的文件，在一定程度上提升归档整理的效率。另外，通过运用数字化档案管理体系，能够实现档案信息的实时传递，从而实现对相关资料的远程监管。

1.2 减少档案成本投入

传统的档案管理工作就是由人工完成相关资料的整理归档，这样的档案管理模式需要耗费大量的成本费用，伴随着信息量的逐渐增大，需要通过增加相应的办公人员完成档案的管理任务。在信息化时代，档案数字化管理的实现，让档案的载体由纸质变成存储盘及光盘等先进设备，从而节省了档案管理费用，并且扩大了档案信息的承载区域，在维持成本平衡的基础上，提升了档案管理的经济效益。

1.3 方便档案检索查阅

档案数字化管理模式的实现能够及时改变传统的人工纸质档案管理，其相关资料的统计工作效率也呈现出大幅度的提升。档案数字化管理配备了专门的数据库及共享网络平台，方便工作人员及时查阅检索。档案资料管理的过程实现了智能化，大大提升了档案资料的检索效率并且逐渐拓宽了检索范围，更好地提升了档案资料的利用率。

1.4 及时更新档案资料

档案数字化管理体系的构建能够有效的提升档案资料的整理归档速度，保证在全过程使用计算机处理信息数据资料，优化档案资料信息系统的工作效率，完成各种档案资料的及时上传，大幅度提升档案资料的时效性。

2 档案数字化管理体系建设中的问题分析

2.1 不利于长期存取

不动产档案最主要的就是实现长期存取。在科学技术飞速发展的今天，信息化手段的运用能够直接作用于不动产档案的长期存取。档案数字化的实现就是在物质载体上加以记录，从而保证物质载体的性能良好，如果存取的时间越长，则更有利于档案管理工作的开展，反之则会阻碍档案的整理存放，同时受到存储物质载体的影响，无法发挥出存储载体的稳定性保障其使用寿命。

2.2 信息易更改

不动产档案具有特殊性质，体现出相应的法律价值。在传统的档案管理模式中，纸质档案上的信息不容易改变，因此可以保证信息的完整，在法律上的效力极强。但是档案数字化管理模式无法保证信息的完整，其中涉及到的详细信息容易被更改，无法完整地保护原始档案信息，法律价值也需要经过长时间的验证，才能得到认可。

2.3 缺乏制度保障

档案数字化管理体系的构建能够更好地实现资源共享，同时需要建立在完善的制度保障基础上。现阶段，档案数字化管理体系缺乏规范、统一的制度保障，同时也没有固定的格式及规范标准，这在一定程度上影响了资源共享效率，无法实现信息资源的交换。

2.4 缺乏稳定性

传统的档案管理模式具有良好的稳定性，同时也能保证较长的保存期限。传统的纸质档案体现出可靠性特征，能够在一定程度上确保信息资源的安全。档案数字化管理主要依靠存储载体等技术设备实现信息的保存，因此缺乏相应的稳定性，若是技术设备等存储载体出现问题，则会直接影响到档案资料的正常使用。

3 档案数字化管理体系构建的措施

3.1 强化档案管理部门基础设施的建设

档案数字化管理模式的实现需要基础设施提供的可靠保障，同时还需要将软件系统、网络工程等内容作为档案数字化管理体系建设的基础性工作。应该不断完善硬件设施的建设，确保适用的机房、计算机和办公设备等，优化周边的环境建设。依照不动产档案管理的实际需要，选择更加优质的专业软件作为整个系统的管理软件，搭建完善的网络共享平台。通过完善具体的软硬件系统设施建设，确保档案数字化管理工作的严格落实。

3.2 构建规范标准的档案数字化管理系统

在系统的设计中，需要综合分析档案专业管理要求，明确相关模块的设计意图，特别是档案管理的各项职能都应充分体现出来，如档案资料的归档整理、组卷编目等功能。档案数字化管理系统模块的设计过程，需要综合分析档案资料的文件管理及档案目录等，确保各个功能模块的设计符合实际需要。针对资料信息的管理，应该设置好输入、查询等模式，方便档案资料的及时检索与更新。

3.3 加强档案数字化管理体系的安全管理

档案数字化管理体系需要引入大量的档案信息资料，并且将其置于数据库和网络共享平台上，所以档案资料的管理存在着诸多风险，需要加强相应的保护措施。对于十分重要的信息，应该采取多次备份处理的方式，在不同的存储设备中对资料加以保存。也需要重视档案数字化管理体系的防护措施，通过安装相应的安全防护软件，设置好相关的防火墙，避免因病毒和木马程序的侵入，造成数据库的信息泄露。

3.4 提升档案管理人员的素质水平

在信息化时代，需要参与档案数字化管理的工作人员掌握最基本的信息技术，同时提升自己的素质水平。为了更好地保证档案管理工作的顺利开展，在人才队伍结构的设置上，需要选择高水平、有涵养的业务人员，保证他们具备最专业的计算机操作技术，不断优化人才结构的同时，建立起复合型人才队伍。

4 结语

不动产档案管理工作中使用数字化技术能够优化整合传统的档案管理流程，扩大档案资料的容量，降低相关的成本费用，提升检索查阅的速度，对于创新档案管理体制、推动档案管理工作的进一步发展具有积极作用。

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