浅议大数据时代背景下的档案管理工作

刘洋

摘 要：档案管理工作是社会稳定与进步的重要因素之一，尤其是不动产档案管理与老百姓的日常生活息息相关。在大数据时代背景之下，档案管理产生的变革以及如何提高档案管理水平是当前档案管理部门重点关注的问题。该文通过对大数据时代背景下档案管理的积极影响以及档案管理面临的问题进行分析，阐释了相关提高档案管理水平的措施，以供相关研究人员参考。

关键词：大数据时代 档案管理 问题 措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（b）-0121-02

大数据时代下信息技术、网络技术的快速发展为各领域的管理工作带来很大影响，大数据时代背景之下档案管理工作也面临诸多机遇与挑战。如何加强大数据对档案管理的积极作用，改善档案管理面临的问题，提升档案管理水平等值得大家认真思考与研究。

1 大数据对档案管理产生的积极影响

1.1 大数据技术提高了档案的保存质量

传统的档案管理对象主要是纸质资料，通常情况下，纸质档案的抗风险能力比较差并且对保存环境的要求较高，一旦档案存放地出现水灾或火灾等意外状况，或者保存环境湿度较大时，纸质档案因无法抵御环境的伤害，导致档案的缺失或损坏。一般档案尤其是不动产档案，需要保存的期限较长，但是纸质档案经过长时间的保存之后会出现字迹模糊、纸质老化等情况，影响档案的查阅质量[1]。纸质档案的保存问题在大数据时代得到有效的改进，通过大数据平台对档案信息进行数据的保存，在降低存放空间的基础之上还可以有效提升档案信息的保存质量以及保存时间。

1.2 大数据时代档案管理成本降低，管理效率提升

大数据时代下，通过数据平台或信息技术可以高效处理大量的信息数据，通过智能技术对数据进行收集整理和分配，大大提升了人工数据处理的效率。当前社会经济的快速发展以及房地产行业的逐渐壮大，不动产档案管理数据量逐渐增加，但是传统纸质档案存放的空间以及纸张的成本较高，加大了档案管理的成本，而通过大数据对档案数据的保存与处理，可以节约存放空间并节省信息载体的成本。

2 大数据时代档案管理中面临的问题

2.1 档案信息的安全系数不高

大数据时代背景之下的档案管理，尤其是不动产档案管理已经逐渐完成了由纸质档案向数据档案的转换，通过大數据信息技术，档案管理中的信息更加集中，在一定程度上提升了档案管理的效率，但是在大数据平台之上信息的安全还存在一定风险。例如，在房屋管理领域对于不动产的档案管理中，管理人员的流动性较大，管理单位注重管理人员的管理水平却忽略了管理者的综合素养，让缺乏道德素养的管理者对房产信息进行管理，房主的档案信息会存在一定风险，容易出现档案信息外泄或信息被违规修改等问题，对社会稳定造成危害。

2.2 档案管理人员的综合能力不足

大数据时代对档案管理人员的要求越来越高，但是目前仍存在很多管理人员对大数据的处理能力不足。大数据时代背景之下，多种信息技术的发展使得档案管理更加多元化、专业化和信息化，多种档案数据的处理需要通过计算机进行操作，并且在对档案数据进行上传、分类、总结等管理过程中需要有较为熟练的操作能力[2]。尤其是在不动产档案管理中，档案管理的任务量较大、数据较多、程序复杂，这就导致很多档案管理人员由于技术的操作不熟练反而降低了档案管理的效率。

由于我国不动产档案管理的专业性要求较高并且档案管理工作本身缺乏一定趣味性，对年轻人的吸引力不大，普遍存在管理者年龄偏大的现象。由于中年管理者对新事物的接受能力较弱，多年的工作导致其在管理中缺乏一定的创新意识，虽然大数据背景下为档案管理提供多种创新与改革的动力，但是高新技术在不动产档案管理中得不到有效的利用，无法发挥实际作用。

3 大数据时代下提高档案管理水平的措施

3.1 大力加强档案数据信息的安全性

大数据时代背景之下，通过多种信息技术或网络技术进行的不动产档案管理，在一定程度上为档案管理部门提供了更为完善的数据信息，档案的重要性不断增强，但是档案数据信息容易被泄露或篡改，因此，数据的安全性仍需要进行提高。

档案管理部门应尽量减少管理人员的流动，在对管理人员进行招聘时，要注意对其品格修养的调查，在对管理人员进行培训时加强对安全意识的强调，提高管理人员的安全意识。在对档案数据通过移动硬盘进行传输过程中，要保证移动硬盘的安全性，防止将病毒传入档案管理系统的计算机中。将档案信息进行上传之后注意进行保存并尽量做好备份数据，防止数据的缺失。档案管理者要加强对档案管理安全系统的升级，保证安全系统能够有效保护数据的安全。

3.2 加强对高素质、高水准的档案管理人才的培养

在任何领域发展中，专业人才都是发展的关键因素，同样，在档案管理中，专业人才的培养是提升档案管理水平的重要环节。在不动产档案管理部门，应定期对管理者进行技能的培训，邀请在房地产领域内专业的档案管理人才对管理者进行技术的指导与交流；通过建立奖励制度等方式，鼓励管理者提升自身的管理能力和系统操作能力；管理部门还可以积极从外界聘请专业的高素质人才进行档案管理，在提升管理效率的同时，带动其他管理者的技能水平。

由于年轻人的敏锐性以及很强的接受能力，他们对先进理论以及技术能够更快理解和接受，因此，要不断加强档案管理者中年轻力量的培养。在社会中要加大对档案管理工作的重视，增强年轻人对档案管理工作的兴趣。不动产管理部门还可以加强与高校或培训机构的合作，不断引入专业的高素质人才。

3.3 建立健全大数据时代下档案管理的制度

大数据时代背景之下的档案管理有了更大的发展空间，但是管理人员以及数据信息的安全方面也存在很大的问题。大数据改革创新了档案管理工作的形式，但是由于规章制度的不完善，导致档案管理中责任和义务的错乱，降低了档案管理的效率，因此，建立健全档案管理制度是促进档案管理发展的关键[3]。

在不动产档案管理中，管理部门应积极建立健全信息准入制度以及监督管理制度等，依据制度进行责任分配与管理。通过信息准入制度，相关管理人员能够更加明确信息的重要性以及该信息是否具有可利用性，进而能够在很大程度上减少管理者的工作压力。相关的责任制度可以对管理者进行详细的责任与义务分工，防止出现档案管理者工作混乱的情况，还在出现问题之后可以对相关责任人进行调查，加强档案管理者的责任心以及职业素养。监督管理制度可以对档案管理者进行监督，减少档案管理工作人员的不作为或失职行为的出现，对数据保护以及提高工作效率具有积极作用。

4 结语

综上所述，大数据时代背景之下，档案管理工作有了很大的改革与创新，多种先进的科学技术对提高档案管理工作效率、降低管理成本、提高档案管理质量等多方面提供助力。但是在大数据时代之下档案管理仍面临很多问题。因此，相关管理人员必须要对相关问题进行分析，通过提高信息安全系数、培养专业人才、建立健全相关制度等多种措施提高档案管理的水平，促进档案管理工作的良好发展。

参考文献

[1] 刘爽.论档案工作如何跟上大数据时代步伐[J].办公室业务，2017（3）：63-64.

[2] 侯丽娟.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J].人才资源开发，2016（20）：136.

[3] 陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济，2017（1）：59-61.