大数据发展背景下的档案管理价值探讨

陈庆晖

摘 要：随着经济的不断发展，社会在不断的进步，档案管理工作是十分重要的一项工作，对于我国的发展而言，它是现代化建设的一个基础工作。从大数据时代背景的角度来看，进行档案管理策略的优化具有十分重要的价值意义，所以本文研究针对于此分析大数据时代背景下的档案管理，希望所得的结果可以为相关领域提供科学的参考。

关键词：大数据时代 档案管理 价值提升 策略探讨

引 言

随着科学技术的不断发展，大数据已然成为当今时代发展的代表性产物之一，通过对大数据的分析研究，我们能够发现信息与信息之间潜在的相关性，从而为企业决策提供重要的依据。档案管理是企业信息资源管理工作中的重要内容，顾名思义，档案管理工作的服务对象为档案的使用者，而如今在大数据发展背景下，对档案管理工作也提出了新的要求，作为数据资料的存储中心，档案管理成为大数据发展的必要依赖条件，与此同时，大数据的应用也改变了档案管理的价值。

1档案管理在新时代背景下引入大数据技术的必要性

1.1要融入智慧城市档案馆需要大数据技术

城市化的不断扩展，促使人们提出了一个新的概念，那就是智慧城市，智慧城市的概念出现有其时代背景。首先是技术条件初步成熟，以计算机技术为代表的信息技术在各个行业的运用已经形成了一定的规模，建设智慧城市的基本原则就是要多用信息多利民众，多用信息少用能源。虽然已经提出了智慧城市的概念，但是在档案数据管理的实施上面始终没有取得相应的突破，原因之一就是缺乏相关的大数据技术人才、低下的档案管理意识。

1.2新时代背景下迫切需要利用大数据技术来管理电子文件

新时代下数据的增长速度基本上都是呈现一种指数爆炸式的增长模式，所以如果不能够有效的管理这些数据，不仅会给企业带来成本上的损失，还会失去未来的战略发展机会。一些企业在实践的过程中也探索出了一些处理数据的方法，比如说逐一阅读鉴定和宏观鉴定，但是这样的方法根本就不能应付庞大的数据。档案管理者要想从根本上解决这些问题，就必须要寻求技术上的帮助，此时，大数据技术就给我们提供了一种很好的思路，一些大数据软件可以建立索引生成海量的数据，并且形成链接供檔案管理者使用，如此就能够大幅度的提升人们的工作效率。

1.3新时代背景下需要用大数据技术来存储和备份档案数据

传统的档案管理一般都是为档案专门建立一座档案库，后来建立了数据库，由此提升了档案管理的效率，但是随着时间的推移，数据的急剧增加使得数据库越来越容纳不下如此多的数据，这种现象也就是档案管理中经常说的“胀库”，指的就是新增加的档案因为库房容量有限而无法正常的存储在库中，香港政府曾经花了六个月的时间，销毁了高度达到万米的档案数据，我们在感叹销毁数据的同时，也不得不惊讶，政府也会产生如此庞大的数据。

2提升档案管理价值的有效策略探讨

2.1树立大数据档案管理意识

大数据时代背景下，企业管理者应树立与社会发展需求同步的档案工作理念，积极采用全新的资料收集方式和管理手段，为档案管理人员提供明确的工作指导。具体而言，首先，档案工作者需严格规范档案资料的管理与开发流程，认真分析当前的数据处理与分析现状。再此，企业应构建完善的档案信息资源检索机制，最大程度地配合各部门的日常管理工作，满足他们的使用需求，以有效提高档案管理者的工作热情和积极性。最后，企业还应加大对档案管理工作的宣传力度，不断增强相关工作人员的责任意识和事业心，推动档案管理工作朝着规范化与科学化的方向发展。

2.2统一规划档案资源

大数据技术的应用，使得统一备份、存储和处理海量数据成为可能。目前，我国已有部分区域建立了一定规模的数据库产业园，主要用来进行数据收集、处理、分析等工作，对于促进区域经济发展起到了十分积极的作用。受各地数据库建设的启发，企业也应当对档案资源实施统一化的管理，以有效维护档案文件的安全。为此，档案管理工作者需尽快构建一个完善的档案资料备份中心，将企业管理运营过程中所产生的各类档案信息集中起来，严格按照相关标准来进行统一的开发与管理，全面降低档案管理工作的风险性，保证企业档案管理资源的使用价值。

2.3合作开发档案管理网络数据库

当今社会背景下，企业要想凭借自身力量构建一个功能齐全、覆盖面广阔的网络数据库平台，实施难度较大。因此，企业有必要树立合作研发意识，与研究院、科技单位、数据开发公司等建立良好的合作关系，共同开发档案管理网络数据库，以有效加强对企业档案数据资源的管理。与此同时，企业领导者也应不断提高自身的组织能力，根据数据库研发工作的实际情况，合理投入和调配人力、物力、资金等各方面的资源，以有效促进档案管理工作的科学、高效运行。

3大数据时代档案管理需要注意的问题

在大数据时代进行档案管理工作必须要具备明确的目标和标准。档案管理人员首先必须要清楚通过大数据的应用可以得到什么，否则就会浪费较多的数据分析的时间。因为档案管理的资源比较丰富，如果档案资源的管理没有明确的目标，那么会在档案管理过程当中丧失目标和方向，所以需要将大数据标准和目标首先进行明确之后，再采用相关的大数据工具进行干预。在大数据时代进行档案管理必须要重视潜在的风险，开发以及应用档案信息资源的过程中可能会导致档案信息出现泄露和丢失，甚至存在有篡改相关档案信息的情况，这些问题就需要应用大数据技术手段进行规避，在进行开发的过程当中，要分析出潜在的风险，解决在开发过程当中所遭遇的各种问题，同时要求推出相关的法律和法规，这样能在一定程度上避免相关风险的扩大化。

结 语

综上所述，本研究简单分析大数据时代背景之下档案管理工作的相关内容。大数据背景之下进行档案的管理工作显得十分复杂，因为现如今的时代在不断地发展，那么使得各项档案数据的储备量也在不断增多，所以档案管理工作面临着新的机遇和挑战。在大数据时代背景之下，档案管理工作必须要强化对于大数据的认知，合理地对大数据技术进行应用，对于海量的电子档案信息进行科学的处理和管理，只有这样才能更好地保证档案资源得到合理的开发和应用。

参考文献：

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[2] 刘泓，刘冰欣.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（6）：48-50.

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