浅谈档案分类及管理技巧

王艳文

（围场满族蒙古族自治县朝阳地镇人民政府 河北 围场 068453）

浅谈档案分类及管理技巧

王艳文

（围场满族蒙古族自治县朝阳地镇人民政府 河北 围场 068453）

档案管理是一项细致而且耐心的工作，对于档案管理员来说，这项工作容不得一点马虎，要想做好这项工作，必须掌握相应的管理技巧，其中档案分类就是一项重要的管理技巧，现举一些档案分类实例，谈一谈档案分类及管理的技巧。

1 以行业分类的技巧

以朝阳地镇为例，按行业分类可分为计划生育、林业、农业、畜牧、水利等等行业，进行档案管理时就可以以这些业务部门为基准，对档案进行分门别类进行存放。每个行业又可以进行细分，如计划生育可以分为育龄人口档案、药具发放档案、计划内生育档案以及违规生育计划外档案等等；林业又可以分为退耕还林档案、防沙治沙档案、林政档案等等；农业档案又可以分为土地基本资料档案、土地治理档案、土地纠纷档案等等；畜牧档案又可以分为基本情况档案、项目档案等等；水利又可以分为水利治沙档案、小流域治理档案等等。这种分类方法的好处是对档案进行行业上分类，能够使每个行业的档案有序，一般不会发生档案混杂的现象。这些档案的管理基本一样，需要各部门有自己的档案室、档案柜，由相应的部门档案管理人员进行管理就可以了。

2 以密级分类的技巧

档案按密级可以分为绝密档案、一般档案、公开档案。绝密档案，是指对有权限的人开放的档案，并且绝密档案能够查看、调阅的人极少，只有相关的人才可以进行查看、调阅，管理人员绝对不可以将档案给无关人员进行查看、调阅，即使查看、调阅，也有严格的手续，以便出现问题有据可查，这类档案一般都涉及国家机密，这样的档案朝阳地镇少之又少，但也并不是没有。一般档案，指的是这个档案没有绝密档案那么严格，但想要查看、调阅，也需要严格的手续，这类档案可以查看、调阅的范围很大，一般各行各业如林业、农业、水利等等的档案都是这种档案。公开档案，指的是那些对外公开的、所有人都有权利查看的档案，如公示类档案，如退耕还林公示、畜牧围栏公示等等，这些档案是对外办公用档案，而且必须做到公开才有其意义。

3 以保存期限分类的技巧

档案按保存期限可以分为永久档案、定期档案、临时档案。永久档案指的是那些意义重大，甚至其重要性目前无法得知，比如一些陨石档案，这些天降天体以人类现有科技水平可能还无法探测其存在的价值，所以这些实物连同其档案一体永久保存；比如植物种子库，种子库就是为了保存人类现有的植物各类，其保存的意义就是为了保证在不可知的时期，一旦某种或者多种植物灭亡，能够从植物种子库将其恢复，而这个灭亡时期是未知的，那么这个植物种子库的实物是永久的，其档案也就是永久档案。定期档案其期限一般在三年或者五年、十年不等。临时档案一般用完之后就作废。永久档案需要一个恒定的环境，其要求比较严格，定期档案视其档案重要性而确定管理的环境；临时档案不作要求。

4 以专用对象分类的技巧

以朝阳地镇为例，档案有时还可以这样划分，一是提供给镇里书记看的档案，二是提供给镇里镇长看的档案，三是提供给镇里人大主席看的档案，四是提供给其他同志们看的档案。这种以人分类的档案一般是文字档案，这种分类的好处是档案性质清楚，以达到被提供人的满意为准则。

5 其他档案分类的技巧

档案分类还有很多分类方法，如按时间进行分类，如分为2000年以前或者2000年以后；还可以按特定时间进行分类，如非典以前和非典以后，还可以以特定人的时间进行档案分类，如纪念周总理的档案可以分为逝世前档案以及逝世后的档案等等。还可以以特定区域进行档案分类，如河北省档案、河南省档案或者南方档案、北方档案。

6 档案分类的其他一些注意事项

无论任何一种档案分类，都是以实用性、方便性为基础，同时这些档案分类的办法也不是一概而论的，如一个档案可能是永久档案同时又是绝密档案，一个档案是公开档案同时又是临时档案，当然这些档案分类不能自相矛盾。