高职院校档案管理现状与优化

蒋娴

[摘要]高职院校在工作中遇到了管理学籍档案的过程不够规范和完善、档案管理者综合水平参差不齐、档案管理的数字化建设滞后和档案管理知识普及度不够高等突出的问题，影响了高职院校档案管理工作的工作效率和成效。为了利用好现有的档案资料，为高职院校的进一步发展提供资料支持，需要通过健全高职院校档案管理机制、推进档案信息化建设、加强对师生档案意识的普及和宣传等措施使之得以优化。

[关键词]高职院校；档案管理；现状；优化措施

[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）19-0022-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2016.19.011 [本刊网址]http：∥www.hbxb.net

一、高职院校档案管理存在的问题

在高职院校不断壮大发展的今天，由于学校的合并、壮大，使档案管理面临难以统一规范管理，更遑论实现档案的服务功能，导致了学校的档案管理主要出现了许多有待解决的问题。

（一）管理学籍档案的过程不够规范和完善

“学籍档案”是指学生在取得国家学生学籍之后建立起来的档案，包括了：报考志愿表、录取通知书、入学学生情况登记表、学籍注册登记表、各学年表现、各学科成绩单、毕业生资格鉴定表、政治表现鉴定表、入党（团）资料、毕业生报到证附件等。这些材料的收集涵盖了学生所在院系、教务处、学生处、组织部等许多职能部门。如果在其中某个环节上出了差错，就会导致学生的学籍档案出现问题。

由于有些高职院校既有三年类专科学制的学生，也有师范类五年制大专学制的学生，还有成教类专科、本科学制的学生，也就是说学校内部存在多种学制和学历层次的学生，这就使得学生的数量和质量不够稳定。同时，专转本、专接本的存在，使得学生的数量变化比较频繁，有可能不能够及时同步记录相应变化，导致学生学籍档案信息不够完整，也就降低了档案的真实性与参考利用价值。并且，学生档案有些还不能实现统一管理。很多高职院校的学生管理部门或者教务部门掌管学籍类档案。由于管理人员属于兼职代管，很多缺乏基本的档案业务知识和必要的管理技能，这就使学生学籍档案形成质量不高。甚至有些高职院校由于历史原因，学籍档案未能严格建档，导致学籍档案出现错漏、缺失。

当毕业生毕业证书破损或遗失来到学校，要求开具在校学生证明时，有时会出现查不到学生学籍档案的情况发生，需要学生找到当年担任班主任的老师开具证明。这不仅耽误毕业生的时间，造成档案使用的不便，也对现任的档案管理者管理和查询带来了极大困难。

（二）档案管理者综合水平参差不齐

国家教育委员会在《普通高等学校档案管理办法》中明确提出，高校档案管理部门的主管人员以及档案工作人员配备的相关要求，尤其是要求档案管理机构的主管人员必须具备高级及以上专业技术任职资格条件，具有良好的职业道德，能够有效地管理档案馆的各项业务，在档案业务素质和档案学术科学研究上具有一定权威和成果。可是，目前的高职院校的档案管理队伍以及部门的负责人很多都不是专门的档案管理专业科班出身，他们只是兼职管理档案人员。同时，一线具体负责档案管理业务的档案员也不具备档案专业的知识和水平，很多都是实习人员或临时编制的工作人员来充当档案管理者的角色，这就导致了“来源不专、业务不专”的问题，会使档案管理工作任务的完成造成障碍。

（三）档案管理的数字化建设滞后

现在的档案馆鼓励和提倡将纸质和易损坏的文本文件使用数字化技术使之在保存和利用上减少损耗和提高查找利用率。尽管随着电脑的普遍应用，办公自动化已經在各单位和部门普及，在有些地方办公自动化已经取代了传统的工作方式。部分高职院校的档案管理这部分工作中实现现代化管理的相对还比较少。

在经手文件的签收和传阅时，很多文件都没有经过系统的扫描录入，唯一的电子化的档案就是文件的目录。在登记目录的时，发现参加档案管理培训时接受的档案数字化工作方法无用武之地。不仅仅是文件传阅如此，行政和人事的档案室也都还是以纸质文档为主。至于学生的学籍资料，几乎完全按照传统方法存放在档案室中，查找时需要档案管理人员在档案仓库里花费很多时间才能找到相对应的纸质文件和材料。陈旧的管理理念和工作方式，让档案整理和利用的整个过程效率低下。

（四）档案管理知识普及度不够高

因为当前部分高职院校没有特别重视并且做好档案基础知识的宣传，校内师生的档案意识不强，特别是有些学生都不了解档案对自己有和作用和意义，在获得奖励和成果时不能及时将证书原件归档，而自己也未能承担起很好的保管责任，直到需要使用证明材料时才花费时间和精力寻找，由于材料的遗失不得不找各种途径去补开证明，耽搁自己的前途、

二、高职院校档案管理的优化措施

（一）改善档案管理工作大环境，健全档案管理机制

《普通高等学校档案管理办法》中规定，高校档案馆应当作为与图书馆同级别的独立机构而设立。库存档案三万卷（或档案卷宗排架长度三百米）以上，全日制在校生人数在一万人以上，学校历史五十年以上，上述条件中任意一条的学校就可以向所在地档案机关申请成立高校档案馆，其他则酌情设置档案室。

有很多高职院校的办学历史已达到申请年限，符合申请成立档案馆的条件。因此，作为学校来说，档案管理工作要做到对过去负责、为现在记录，为将来传承，从档案形成的最初到材料的收集保管，再到文档的利用和销毁的各个环节都要制定和执行有效的规章制度。

高职院校的档案主要包括党务、行政、教学、科研、学生、基建、仪器设备、外事、产品、出版、财会等十一门类。所以，如果所有不同种类的档案可以归口于专门的档案管理部门，设立独立的档案馆，提高档案管理人员的准入门槛，引进专业的档案专业管理人员，并给予现有档案工作者更多机会进行培训学习，使得档案人员能够提高自己的业务水平。这样学校的档案管理才能为其服务功能的实现创造可行的环境，增强档案管理在校园内和校园外的影响力。

（二）推进档案信息化建设

近几年，市级档案馆几乎每年都会组织档案工作的集中学习和培训，培训重点课程就有如何利用数字化技术进行档案的整理和归类。数字化技术在查找和保存档案材料时有着不可小觑的优势。

学校可以通过购买或自主研制符合学校档案特点的管理软件，抓住高职院校办公系统自动化建设的契机，将校内各部门发行的各类文件进行行文、签发、保存并行，实行办公系统前端控制，让电子文档实现规范化和归档的及时化，还有利于统一对电子档案库及时进行更新和维护，有效降低能源消耗，实现无纸化办公。对现有库存的纸质文件也可以通过扫描等数字化手段进行归档和整理，做好前端基础工作，才能够在需要调阅和查询时获得更大的便利。

（三）加强师生档案意识的普及和宣传

档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。我们工作中，作为档案管理人员要增强服务意识，多为师生提供档案的管理和查询服务，在服务中增强师生对档案和档案管理重要性的认识。提升服务成效和热情周到的服务，在满足师生查阅利用档案的需求之余，加大宣传的力度，深化大众的档案意识，才能让全体教职工和学生越来越广泛重视支持和配合档案管理工作。让档案和档案工作不再封闭，走近师生，踏足社会，才能更好地实现档案的利用价值。

三、结语

高职院校的档案是人们认识高等职业教育的重要信息资源，它产生于高校发展的历史进程中，并且为其进一步发展而服务。因此，它的社会价值和历史价值无可取代。作为拥有悠久历史的高职院校，作为院校的领导和教师更应该对档案和档案的管理进一步提高认识，更加加大重视。而作为管理档案的主管人员或者兼职管理人员，也应该不断加强自身建设，拓展档案服务的这一功能，利用档案传承历史的功能，面向院校师生、面向社会，服务当代，展望未来。endprint