利用现代化信息技术加强档案信息化建设

林龙霞

【摘要】现代社会信息化技术飞速发展，不少企业的档案信息也开始趋于信息化的发展方向。档案信息化主要指企业相关部门对档案信息统一的规划组织，并且在档案资料管理过程中全面采用信息化的处理技术，对档案资料进行有效管理，本文主要对利用现代化信息技术加强档案信息化建设进行阐述。

【关键词】现代化；信息技术；建设策略

一、前言

企业的档案资料涉及面较为广泛，改进整个企业的档案管理过程非常复杂，需要进行多方面的协调。但是，由于普及网络的信息技术利用率愈来愈高，为企业档案管理信息化的转变技术是势在必行的。因此，探究如何利用现代化信息技术加强档案信息化建设对各种企业而言，都具有重要意义。

二、目前的信息化建设与企业档案管理

档案的信息化在企业中建立是需要利用各种不同的学科知识、各种不同专业的配合、各种不同部门的协同工作以及多个配套环节的辅助而成的复杂工程。并不是单独的企业工程项目，它在企业档案管理的过程中不断更新。但是老旧的档案管理方法让档案信息依附的载体始终为纸质的载体，大大消减了档案信息资料在企业中的流通能力和传递能力，降低了档案资料所应该发挥的作用。档案资料的丰富程度、差异程度以及全面程度都是现代社会的需求，都需要档案管理工作在企业中能够进一步提升。现如今信息化与现代化档案管理在企业中，已经逐步成为档案管理的发展趋势。不仅是现代社会档案管理发展的必然要求，也为提高企业中档案管理的水平。

三、企业档案的信息化建设策略

（一）企业档案的组织制度。在企业中实施档案信息化，必须具有企业内部组织制度的明确保证与其他各个相关方面的工作配合。其中，企业内的领导对档案的重视程度以及组织的制度执行是档案管理的关键，而档案的标准程度与制度的规范程度是企业在进行档案管理时的首要任务。并且企业档案信息管理的财富之一就是企业内部档案的信息化建设程度，投入资金的增加、开发利用能力的加强是推动并增进档案信息化在企业中发展的重要前提。

（二）完善企业信息档案制度。在企业中档案管理信息化，其主要的内容是运用现代的计算机网络技术对企业档案信息进行管理，再建立档案信息平台并运行，取消了老旧企业档案中的局限性，使之成为一个可以控制资料收集并对资料加以利用，且又拥有便捷操作的企业网络查询系统。在企业的内部网络中，采用数字签名与身份信息认证的方式进行加密保护，这样也便利了单位内部的每一台电脑可以根据自己需求，自动查询或者录入档案资料信息，再利用局域网进入范围更广阔的互联网空间，有效提高信息收集的范围。科学的档案信息化管理规划，能够有效提升企业档案管理的发展。由于不同类型的档案都具有不同信息与特点，所以应该先对档案资料进行科学性的论证与资料来源的调查，制定出一套符合档案自己自身情况和符合企业自身情况的信息化建设短期规划和长期规划。

（三）建设企业软件和硬件的设施。电子文件的管理以及数字档案的管理是档案信息化的主要体现，由于功能需求的不同，企业必须建立出庞大的资料信息资源库，对不同用户的访问管理系统进行开发，并配置出高功率路由器、高效率交换机等对高性能的服务器进行处理，以便不断扩大各类系统。在此之外，建设企业系统中的软件系统也是不可忽视的，其中计算机的设计者开发提供的一类程序软件，这些系统程序主要是使用计算机自身的逻辑功能管理其各种类型的资源信息。而第二类则是用户利用计算机所提供的编制软件，主要解决具体应用程序的问题。

（四）档案中的信息资源。企业历史信息一般以数字化的方式记录，能够有效接收到新的信息资源并进行整合，打造出管理的统一性、规划的统一性、控制的统一性方式。挖掘信息资源中的各种知识，让静态的档案模式一点点转化成为动态的档案模式。建立统一性的软件网络平台，并使其能够达到配置统一性、分类统一性、流向统一性，使信息的价值得到保存，提高了企业各个层面的工作效率和质量。

（五）充分利用现有的档案信息。档案信息化的工作已经不是一项全新工作了，开展这项工作并不代表需要重头开始，只是对传统的档案信息管理模式进行创新。除了采用电子化政务的方式之外，还应该利用原有的档案信息方式為基础，再利用计算机系统在档案管理中已有的成果，不要重复工作，减少浪费的情况出现。

（六）档案的数字化依赖设备的问题。电子化的文件与电子化的文档在档案管理时经常会出现收集遗漏和管理丢失的问题，而采用高标准高容量的设备进行资料存储可以解决此类问题的发生，并且最根本的数字化档案的归档方式就是采用档案与电子文档一体化。其主要是通过计算机的网络化管理进行，在档案归档完成之后，还需要集中存储归档后的电子文件。完成物理性的归档，是对数字化文件内容的一种保障，使其不会在时隔太久之后出现信息缺失或损坏的情况。

（七）培养档案管理人才。现代信息化技术发展速度相当惊人，档案信息管理人员的素质也需要进一步提高。对档案信息化有充分的了解、具备信息化意识是档案管理人员必须具备的能力。通过在企业内部组建不同的项目小组进行竞争，促使档案信息管理人员的技能水平和工作能力得到进一步的提升，并同时加强档案业务知识的学习，保证档案信息化建设的质量和发展。

四、结束语

结合上文所述，档案信息化建设是现如今档案管理的必然趋势，因此，利用现代化信息技术加强档案信息化的应用和管理，是促进档案信息化顺利发展的必要方式。

【参考文献】

[1]梅龙.浅析企业档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016，44（12）：35-36.

[2]张培军.分析事业单位档案信息管理化建设的问题及应对策略[J].赤子（上中旬），2016，6（11）：135-136.