面向决策的档案知识库构建理论研究

文 / 魏扣 郝琦

面向决策的档案知识库构建理论研究

文 / 魏扣 郝琦

理论具有指导实践的作用，没有理论指导的实践是盲目的实践。文章研究了面向决策的档案知识库构建的理论基础，将之归纳为档案价值理论、知识管理理念、行为决策理论和人工智能科学，并详细介绍了四个不同的理论基础及其与档案知识库构建之间的关系。

档案；知识库；决策

构建面向决策的档案知识库是知识经济时代档案部门充分发挥档案的知识价值、凭证参考价值，为档案用户提供档案知识服务的重要手段和途径。这是一个实践性很强的课题，但是在注重实践的同时也不能忽略知识库构建的基础理论研究。因为理论具有指导实践的作用，没有理论指导的实践是盲目的实践，注定会导致失败。本文通过对大量文献和具体实践调研之后，认为面相决策的档案知识构建理论基础可以归纳为四个方面：档案价值理论、知识管理理念、行为决策理论和人工智能科学。

一、档案价值理论

（一）档案价值

档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，是主体与客体之间的关系范畴。档案以其原始记录性等特性在所有文献中呈现出特殊的价值，最直接表现就在于能对我国政治、经济、文化等各项工作的查考和利用价值上。档案价值本质上根源于人类的社会实践活动。这种人类社会的基本活动一方面形成了人类的历史记录——档案文献，另一方面又产生了主体对大量文献的需要，而正是这两者产生了档案价值[1]。档案价值具有不同的价值形态，如档案的证据性价值、情报性价值等。档案价值是客观存在的，这样能够保证档案价值被利用，而这种内在本质的外在表现则在于档案具有使用价值。同时，档案价值的客观存在性也决定了档案价值的绝对性（档案价值是无条件、绝对存在的）。另外，从辩证唯物主义来看，档案价值既然存在绝对价值，那么其一定也存在相对价值（档案的价值不是固定不变的，会随着不同的时空和主客体条件的变化而发生变化）。档案的绝对价值是档案能够行使使用价值的基础，而档案的相对价值大小则会由于条件和环境的不同出现差异。一般而言，档案价值的大小与档案的利用需求呈正向关系，而与开发利用成本、管理成本呈反向关系，档案价值的大小是两者的综合。

（二）档案知识资源及其实现方式

档案资源是档案部门所存的所有具有“对国家和社会有保存价值”的档案整体。目前学界对档案“资源”属性的肯定已经成为一种共识。同时，档案资源又具有知识属性，因为档案是人们在社会实践过程中所形成的真实历史记录，反映了人们进行各项活动的内容、过程和结果，它的这种真实性、广泛性特征决定了档案必然是有着丰富内容的知识，而且这种知识在整个知识体系中是处于源头位置的。知识经济时代，人们在日益复杂的社会实践过程中，对档案的知识需求表现的越来越广泛、对档案知识需求的层次不断加深，档案知识价值在该过程中得到不断提升。

档案知识资源价值的实现，离不开主体、客体作用对象和利用需求中介的共同作用。首先，档案知识的资源价值实现离不开主体（人）。档案中的知识发现、知识挖掘离不开人的活动，主体可以通过一定的技术手段、平台来获得档案信息和档案知识。其次，档案知识的资源价值实现离不开客体作用对象，即档案知识发挥作用所依附的载体。由于人类社会在整个实践过程中，对档案知识需求具有广泛性，档案知识的客体作用对象自然也就呈现出广泛性的特点。再次，档案知识的资源价值实现离不开档案利用需求中介。档案知识只有在与档案知识需求相结合时，才能实现其知识资源价值，而且对档案知识资源的需求越大，其实现的效益化功能就会越大。

总的来说，以档案价值为基础，对某一领域、主题的档案资源进行梳理、系统化后即可升级为关于某一领域、主题或问题的知识。这种知识来源于实践活动，是实践活动的升华，能更好地帮助决策者了解和加深对某一主题或问题的识别和理解，同时还可根据这些知识去适当预测某一主题或问题的发展趋势，进而做出最为理性的决策。因此，档案价值理论是档案知识库构建的最基本理论。

二、知识管理理念

（一）知识管理概述

知识经济时代，知识的重要性比以往任何时候都要明显，知识已经成为一种最为重要的资源。信息可以独立于环境存在，但知识必须依赖环境，知识在一定程度上是无法复制的。知识管理既是一种管理手段，也是一种管理思想和理念。它强调通过对知识的科学管理，以此来实现知识的增值。知识管理的核心理念是知识共享，主张通过共享来实现知识的创新和应用。通过对组织内外各种信息、知识有效的识别，全面的收集和科学的加工处理，在此基础上通过知识共享，鼓励知识创新，实现对知识充分的运用，进而达到提高组织核心竞争力的目的。从表1可以看出，和传统的信息管理相比，知识管理思想更符合时代发展趋势和实际需要。

表1 信息管理与知识管理的差异

知识管理的核心理念是知识的可重用和共享。知识是一种特殊形态，它同物质、能源等资源共享会出现效益递减现象不同，它的共享程度越高知识价值效益越显著，知识不会因为被反复利用而磨损或产生折旧[2]。知识共享会使知识在更广范围内被反复使用，知识在共享过程中被不断地丰富、充实，知识价值不断增值。在组织开展知识管理实践中，由于缺乏共享，国内外不少公司的知识管理运动都以失败而告终，有关学者的研究称这种失败率高达70%以上[3]。

知识管理是系统地、能动地发掘、优化、控制组织所积累的知识并使之增值的活动和过程[4]。知识管理的本质是基于组织已有的知识（含档案材料），通过对这些知识科学的管理和合理的应用来提高组织的应变能力和创新能力。简而言之，是通过对组织显性知识的开发利用和隐形知识的挖掘，充分发挥具有独特性、垄断性、可持续性等性质的知识对组织生存和发展所起到的支撑与促进作用。由此可见，知识管理的核心目的包含两个方面：一是管理组织已有的存量知识；二是通过实现知识创新不断扩大组织的知识存量。其中，管理组织的存量知识是基础和前提，扩大组织的知识存量才是最终目的。

（二）知识管理与档案知识库

档案知识库的构建是知识管理思想在档案领域实现档案资源向档案知识资源转变的一个特定的媒介手段和途径，决策者可以借助档案知识库（系统）获得决策过程中所需的知识用于解决具体的决策问题，进而提高决策的科学性和决策效率，有效实现档案知识价值转化。档案知识库构建的根本目的是为了实现档案知识的价值，这与知识管理的理念和目标一脉相承。

档案知识库是知识管理在档案部门应用的必然结果。一是知识库集成了当前人工智能领域的最新成果。诸多国外实践表明，知识库在辅助决策参考方面具有重要作用。二是档案知识库相对传统的档案管理系统。它可为决策者提供更多、更高层次和更高质量的档案知识，而这些档案知识对于决策者进行科学和效率决策具有重要意义和作用。三是档案知识库作为当前我国档案部门发挥档案的知识资源的最有效手段，在较长一段时间还很难有相应的系统或平台能够替代。

档案知识库通过对档案资源的集成，利用先进的现代信息技术、人工智能科学等，促进档案中所含知识的形成、传递、共享、利用和创新，进而提高档案中所蕴含的知识价值效率。对档案知识库在决策中所起到的作用层次进行归纳、总结，如图1所示：

图1 档案知识库的实施目标层次

三、行为决策理论

（一）行为决策理论的提出与发展基础

行为决策理论始于阿莱斯悖论和爱德华兹悖论的提出，它是对理性决策理论难以解决问题的优化。行为决策理论经过这么多年的发展，现已发展得较为成熟。其研究范式为：提出有关人们决策行为特征的假设—证实或证伪所提出的假设—得出结论。行为决策理论的发展基础为完全理性理论、不连续渐进理论、阿罗不可能性定理、有限理性四个。其中，完全理性理论总是和实际决策存在较大差距，是一种理想的理论模式，可在其基础上，通过对实际中相关因素的考虑对它进行相应的完善，使其成为更加符合实际需要的理论；不连续渐进理论是由美国学者查尔斯·林德布洛姆提出的，该理论认为决策是一个不断探索、逐步前进的过程，并不总是先做出最科学的决策，再去行动，而是“走一步，看一步”，目标与方案之间进行不断的调整，在获取新信息和知识的同时，不断调整行动方案；阿罗不可能性定理是美国经济学家Kenneth J.Arrow在对完全理性理论批评的基础上发展而来的，该理论认为众多的社会成员具有不同的偏好，而社会又有多种备选方案，那么在民主制度下不可能得到令所有人都满意的结果；有限理性由郝伯特·西蒙提出，该理论认为不存在最优决策，只有满意决策，因此决策者无需考虑原则上能增加行动收益的所有方案。

（二）行为决策理论的内涵

行为决策理论的基本思想包括：由于受到决策主体（决策者）认知水平和能力的限制以及决策受时间和资源的约束，决策不可能达到完全理性，只能是介于完全理论和非理性之间的有限理性，但这种有限理性可以实现最大化。首先，决策者的理性介于完全理论和非理性之间，即决策者是有限理性的；其次，在识别发现问题时总是会存在一定的认知偏差，决策是对未来事件发生的预测基础上做出的，但由于人的认知能力的限制，作为决策主体的人不可能完全预知某一事件的发展方向和规律；再次，决策总是要受到决策时间和资源的限制，决策者只能是在有限的时间里对有限资源进行合理化分配，这就注定了决策结果必然是有限理性的，但同样这种有限理性可以实现最大化；最后，对决策者而言，他们厌恶风险，更愿意选择满意和风险小的决策方案，同时，在满意方案和最佳方案中，决策者更倾向于选择满意的决策方案以避免最佳方案带来的高成本投入[5]。

（三）行为决策理论对构建档案知识库的影响

从对行为决策理论的分析，可以明确行为决策理论的内在基础是决策有限理性的最大化。有限理性最大化的实现，总的要求是根据具体解决问题尽可能地向实质理性靠近。这就需要决策者必须明确有助于达到每个目标的所有解决方案。人们要做到这一点，就需要：第一，明确需要解决的问题；第二，要能够获取到与该特定问题有关的完全信息和知识，这些信息和知识对于解决特定问题最为重要；第三，要不断提高决策者的认知水平和能力，促进他们形成合力的价值判断体系。因此，为了实现决策者在决策中的有限理性最大化，首先，档案知识库要能够有效识别出决策者的决策需求；其次，档案知识库要能够根据决策者的需求提供给决策者系统完整、准确的档案知识；再次，档案知识库要有能提高决策者的认知水平和能力的作用，这主要体现在档案知识库是电子政务中的重要组成部分，电子政务对决策者提出了更高的综合素质要求，必然也能够不断促进决策者认知水平和能力的提高。综上可知，档案知识库可以促进政府决策的有限理性最大化。

四、人工智能科学

（一）基本内涵与研究范畴

人工智能科学（Artificial Intelligence Science，简称AIS）是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学，主要研究的是如何制造出人造的智能系统，来模拟人类智能活动的能力，以此来延伸人们智能的活动领域[6]。

AIS是一门综合性的学科，涉及到哲学、心理学、认知科学、数学、计算机科学以及各种工程学方法和思想。AIS有三个研究主题：知识表示、知识获取和知识利用。其中知识表示，实际上就是对知识的一种描述或约定。知识能够表示，这是不言而喻的，也正是因为知识具有可表示性，这才使得发展人工智能知识表示技术成为可行。对知识进行表示的过程，就是把知识变换成某种数据结构的过程，它是知识获取和知识利用的基础。知识获取是人工智能领域的一个重要研究领域，主要研究的是如何从知识源（诸如文本、图像、音视频等）中将相关知识提取出来，并进行一系列的转换使其能够在计算机中表示出来，它是知识存在状态的一个转换。知识利用就是利用知识库中的知识进行问题求解的过程，是通过利用主体与知识库之间的不断交互来实现知识库中知识价值的过程。知识利用的实质是建立知识库中知识节点之间的关联和联系，将知识的内在规律找出，进而提供问题的解决方案。知识利用的内在基础是知识挖掘和知识发现，可根据具体问题，借助推理机构实现对特定问题的求解。

（二）AIS与档案知识库关系

1.与档案知识库构建目标本质一致。AIS侧重通过计算机来延伸和扩展人的智能，在大量数据、信息中挖掘出可用知识，并通过不同的表示知识方法、不同的搜索策略和推理原理来获得所需知识，这与档案知识库以档案部门（档案馆）所藏的丰富档案知识资源为处理对象，设计和构造的一个关于知识开发和利用的知识库系统的本质和目标相一致——都需要涉及和利用到知识表示、知识获取及知识利用等方面的技术和方法，也都是将人的发明和创新能力进行有机集合的过程。

2.档案知识库的实现依赖于AI提供的先进的方法和技术支撑。档案知识库是一个智能高级推理系统，根据用户所输入的问题或数据信息等，通过问题求解模块（推理机构），提供给政府决策者经过判断、系统化后的更高层次、更高质量的知识。知识表示、知识获取和知识利用是档案知识库实现的最为关键的部分，与AIS的研究范畴和领域具有一致性。因此，AIS中这三个模块或部分的相关技术和方法均可应用于档案知识库中，可以这样说，档案知识库是知识库在档案领域的具体应用。一方面，对知识的表示而言，没有智能技术的支持是不可能实现的。档案知识库中需要存储进大量的业务活动中所形成的档案知识资源，这些都是为决策提供知识支撑的关键。人工智能科学中所形成的诸如规则、框架、语义网络或本体等一系列形式化知识表示（知识描述）方法和技术都可直接运用到档案知识库的构建中，为其构建提供方法和技术上的支撑。另一方面，对知识的获取和利用而言，高效的知识获取和有效的知识利用会不断提高档案知识库的应用价值，得到政府决策者的认可和青睐。知识经济时代，知识的价值越来越明显，如何将数据、信息转化成可供使用的知识，是人们最大的需求。因此，对知识获取而言，AIS中有关模式识别、机器学习以及不断成熟的知识获取工具，对于提高从档案知识资源中提取档案知识的质量、效率等有明显提升，而档案知识利用中相应的知识发现、神经网络、自然语言理解等一系列方法和技术将进一步有助于档案知识库的实现。

面向决策的档案知识库构建理论对其实践具有重要的指导意义。上述四个理论基础各自有相应的作用，档案价值理论是档案知识库构建的最根本理论基础；知识管理理念与档案知识库构建的核心目标具有一致性；以行为决策理论为视角，能够分析档案知识库构建的必要性；人工智能科学为档案知识库的智能功能实现提供了技术保障。

[1]张斌.档案价值论[M].北京：中央文献出版社,2000：22.

[2]邱均平.知识管理学[M].北京：科学技术文献出版社,2006：117-118.

[3]张建华.基于人工智能的集成化知识管理系统模型[J].情报杂志,2005,(10)：50.

[4]卢泰宏,沙勇忠.信息资源管理[M].兰州：兰州大学出版社,1998：89-120.

[5]威廉·N·邓恩.公共政策分析导论[M].北京：中国人民大学出版社,2005：30-32.

[6]姚锡凡,李旻.人工智能技术及应用[M].北京：中国电力出版社,2008：4.

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1005-9652（2017）02-0034-04

（责任编辑：虞志坚）

本文系国家社科基金项目青年项目“社交媒体环境下公共档案资源知识聚合与服务研究”（项目批准号：16CTQ032）的研究成果之一。

魏扣（1986-），男，中国人民大学科学研究处，管理学博士，研究方向：档案知识管理。

郝琦（1988-），男，中国人民大学信息资源管理学院博士研究生，研究方向：档案知识管理。